Outils d’administration

En dessous de l’onglet Admin de la section Configuration, vous trouverez des outils qui facilitent l’administration de votre installation Quria.

Tâches programmées

Différentes tâches programmées sont configurées pour le système Quria lors de l’installation. Vous pouvez exécuter manuellement les tâches à tout moment. Vous pouvez également modifier une tâche programmée en cliquant dessus dans la liste. Vous pouvez par exemple désactiver temporairement une tâche ou changer l’heure de sa prochaine occurrence.

Vous pouvez filtrer la liste des journaux sur les tâches Annulées ou Ayant échouées. Des tâches ont pu être annulées, par exemple, en raison du déploiement d’une nouvelle version entraînant l’annulation des tâches en cours d’exécution. Elles doivent être recommencées pour être finalisées, mais il n’y a aucun problème sous-jacent. Si des tâches spécifiques échouent continuellement, veuillez le signaler à Axiell pour qu’une enquête soit menée. N’oubliez pas que la colonne Date/heure contient la date/l’heure de début si la liste n’est pas filtrée. Si la liste est filtrée sur Annulées et/ou Ayant échouées, la date/l’heure d’arrêt seront présentées.

Un aperçu du statut des tâches exécutées est également disponible. Développez les lignes pour accéder à davantage d’informations, telles que le temps d’exécution et les statistiques pertinentes pour chaque tâche. Le journal de la tâche Renvoyer les messages ayant échoué se trouve ici. Il contient des informations sur le nombre de messages ayant été traités en cas d’échec pour quelque motif que ce soit. La tâche est exécutée toutes les heures et, pour chaque notification ayant échoué, elle continuera d’effectuer une nouvelle tentative pendant trois jours. Pour le moment, elle n’inclut pas d’informations sur des numéros de téléphone ou des adresses courriel spécifiques. Ces données pourraient être ajoutées à l’avenir si Quria parvient à récupérer des informations utiles sur le motif de l’échec.

Remarque :
Il est recommandé de commencer différentes tâches programmées avec un certain temps d’intervalle (au moins 10 minutes) plutôt que simultanément. Si l’envoi de notifications a échoué, le motif peut se trouver à la toute fin de la chaîne de messages, c’est-à-dire lorsque le fournisseur de SMS ou de courriel traite le message, et Quria peut ne pas récupérer les informations.

Avertissements, rappels et factures en retard

Vous pouvez configurer la fréquence de génération d’éléments en retard, avec des tâches distinctes pour les avertissements, les rappels et les factures, et les rappels de dettes. Veillez à déclencher ces tâches pendant la journée pour éviter de déranger les usagers avec des notifications par courriel ou par SMS. Vous pouvez également récupérer les mises à jour des factures depuis un système financier externe.

Si vous souhaitez supprimer d’anciennes dettes et factures, vous pouvez utiliser la tâche Effacer définitivement les anciennes dettes et factures. La tâche doit être activée et les paramètres système suivants doivent être configurés : Période minimale de conservation des dettes entièrement payées et des paiements y afférents (en jours) et Période minimale de conservation des factures réglées et clôturées. Les deux paramètres doivent être définis sur plus de 365 jours pour être pris en compte.

Voir aussi : Notifications, rappels de Facturation des exemplaires perdus et de Rappels de dettes

Pour l’intégration avec Visma, vous devez exécuter une tâche pour rechercher les factures envoyées à Visma et obtenir les dernières informations sur la facture, et exécuter une autre tâche pour rechercher les factures impayées qui ont un numéro de facture Visma et vérifier leur statut de paiement. Si une facture a été payée, elle s’affichera en tant que Paiement externe dans les détails de l’usager. Les routines correspondantes doivent être mises en place par la bibliothèque.

Adhésions

Vous pouvez configurer la fréquence de mise à jour des adhésions, avec des tâches distinctes pour les adhésions avec paiements bancaires et avec paiements manuels. La tâche Mettre à jour les adhésions en fonction des paiements manuels ne doit pas être utilisée en combinaison avec la tâche planifiée d’avis de dette, car cela entraînerait des dettes pour des renouvellements d’adhésions qui pourraient ne présenter aucun intérêt pour les usagers, et les usagers se verraient rappeler des dettes dont ils ne sont pas à l’origine.

Voir aussi : Adhésion usager

Contrôleur d’URL

Cet outil permet de vérifier la disponibilité des ressources internet en vérifiant que les URL dans les manifestations sont valides. Il est recommandé d’exécuter cette tâche pendant la nuit.

Rappels de commande

Vous pouvez définir des rappels pour les lignes de commande dont la date de livraison prévue est dépassée. Un seul rappel peut être envoyé par ligne de commande. Voir aussi : Rappels de commande

Rappels des périodiques

Vous pouvez configurer des rappels au cas où des numéros périodiques n’ont pas été reçus dans les délais du plan de publication.

Voir aussi : Travailler avec des périodiques

Changement de groupe d’âge des usagers

Vous pouvez configurer la gestion du changement de groupe d’âge des usagers.

Voir aussi : Transition du groupe d’âge

Maintenance des notices de catalogue

Vous pouvez effacer toutes les références inutilisées à des créateurs, à des sujets et à des classifications en exécutant la tâche Supprimer les métadonnées non utilisées. Cela permettra d’améliorer les listes de créateurs, de sujets et de classifications lors de l’ajout ou de l’édition de métadonnées.

La tâche Recherche les dernières mises à jour de l’archive de l’autorité compétente vous permet d’obtenir des mises à jour concernant les personnes d’autorité à partir de DNB.

Pour les titres qui viennent de Onleihe, vous pouvez exécuter la tâche Obtenir la liste des titres rejetés à Onleihe pour récupérer les titres eMedia qui ont été mis au rebut et doivent être effacés du catalogue.

Pour Libris, vous pouvez obtenir les titres nouveaux et mis au rebut en tant que MARC notices en exécutant la tâche Récupérer les mises à jour des métadonnées.

Pour Onleihe, vous pouvez exécuter ensuite la tâche Traiter les demandes de rejet de métadonnées pour supprimer les titres mis au rebut. Les titres ne seront pas mis au rebut s’il existe des exemplaires, des réservations ou des prêts électroniques qui leur sont associés. La tâche essaiera de traiter ces titres à nouveau lors de sa prochaine exécution. Le fichier journal indique les titres qui n’ont pas pu être traités ; vous pouvez les traiter manuellement. La tâche « Traiter les demandes de rejet de métadonnées » est aussi utilisée pour les enregistrements de média électronique depuis Libris.

La tâche « Gérer les requêtes de suppression d’exemplaire » permet de supprimer des fonds dans Libris lorsque le dernier exemplaire d’un élément « sigel » est supprimée de Quria.

La tâche Autoriser les entités de métadonnées autorise toutes les métadonnées qui ne sont actuellement pas autorisées et dont le numéro de contrôle d’enregistrement d’autorité correspond à la source configurée.

Importation des demandes de PEB entrantes

Vous pouvez aussi exécuter la tâche Importer le PEB entrant pour importer les requêtes PEB depuis Libris.

Importer

Vous pouvez importer des sujets Antolin et des enregistrements MARC à l’aide des outils d’importation. Vous pouvez également importer des notices d’autorités MARC à l’aide de l’importation de notices d’autorités MARC. La source de données finlandaise Yso-Paikat est actuellement disponible et peut être utilisée pour importer des lieux. Lorsque les notices sont importées, une comparaison avec les lieux existants est effectuée. Les lieux correspondants sont mis à jour et marqués comme autorisés. Les lieux qui n’ont pas de correspondance sont importés en tant que nouvelles entités et marqués comme autorisés. Il existe également une fonction qui vous permet de supprimer des notices en fonction d’un fichier d’entrée contenant MARC notices.

Remarque :
Afin de trouver la manifestation correcte à supprimer, l’identifiant dans 001 et l’attribuant dans 003 des notices MARC doivent correspondre à l’attribuant de l’identifiant associé à la manifestation. Les notices MARC sans le champ 003 ne donneront pas lieu à une manifestation supprimée.

Tâches de fin d’année

Certaines fonctions sont vouées à être utilisées chaque année et sont disponibles sous « Configurations/Admin ».

Processus de fin d’année

Acquisitions. Transfère toute demande d’achat et commande en cours sur l’année suivante, en fonction des informations relatives à l’année budgétaire dans les demandes d’achat et les commandes. Si les périodes budgétaires de la nouvelle année n’existent pas, elles seront créées automatiquement avec les mêmes montants que l’année en cours. La modification des montants doit être traitée manuellement.

Périodiques : Des plans de publication sont créés pour les titres qui n’en disposent pas encore pour la nouvelle année ; ils sont basés sur des modèles de publication existants. Seuls les périodiques avec des abonnements actifs seront traités dans le processus. Lorsque vous exécutez le processus de fin d’exercice pour les périodiques, les plans de publication seront générés avec les mêmes modèles que l’année en cours. Vous devrez peut-être adapter les plans manuellement s’il y a des modifications aux modèles de version pour des périodiques spécifiques. Les modifications manuelles apportées pendant l’année passée ne seront pas incluses dans le nouveau plan de publication.

Rapports sur les fonds d’auteur

Vous pouvez générer et télécharger différents rapports sur les fonds d’auteur en fonction de vos besoins locaux, tous faisant appel aux données du compte courant. Le format du fichier et les données qu’il contient dépendent des besoins des personnes qui demandent ces informations. Pour les rapports basés sur le nombre de prêts, il est possible d’inclure les renouvellements dans les décomptes.

Une fois exécutés, les rapports peuvent être téléchargés et envoyés au destinataire correspondant.

Il existe différents types de rapports :

• Nombre de prêts par titre. Décompte de tous les prêts par manifestation.

• Nombre d’exemplaires de référence par titre. Décompte de tous les exemplaires dont le type d’exemplaire est marqué comme « Référence ». Remarque : le rapport décompte les exemplaires au moment de son exécution. Ainsi, il est important d’exécuter le rapport à une date aussi proche que possible du début de la nouvelle année.

• Nombre de prêts par titre et composante. Décompte des prêts pour les titres dont les types de manifestation sont spécifiquement marqués pour être inclus. Pour l’exécuter, suivez le chemin « Configurations/Réglages/Métadonnées et exemplaires/Types de manifestation ».

• Nombre de prêts par titre pour VG Wort. Décompte de tous les prêts par manifestation. Il s’agit d’un format de rapport destiné au marché allemand.

Remarque :
Pour pouvoir configurer et exécuter des rapports sur les fonds d’auteur, le module doit être activé. Veuillez contacter l’assistance Axiell si vous avez besoin d’aide.

Voir aussi : Processus de fin d’année