Rappels de dettes

Si un usager n’a pas réglé des frais impayés dépassant un montant déterminé, il est possible de définir des rappels de dettes après un certain temps. Un maximum de quatre rappels de dettes, pouvant inclure ou non des frais administratifs, peuvent être générés avant la création d’une facture.

Remarque :
Les frais d’adhésion impayés ne seront pas inclus dans les rappels de dettes de Quria. Ces frais doivent être traités séparément.

Une seule série de rappels de dettes peut être en cours à la fois par usager et par autorité. Si un usager paie une partie d’une dette de sorte que le montant total restant de la dette est inférieur au montant fixé pour le déclenchement des rappels, ceux-ci ne seront plus envoyés.

Tous les frais administratifs pour les rappels de dettes seront ajoutés à la somme totale du rappel de la dette en cours.

Les règles relatives aux rappels de dettes ne peuvent être définies qu’au niveau de l'institution ou de l’autorité. (Remarque : si elles sont définies au niveau de l'institution, les notifications seront toujours faites sur la base de l’autorité, ce qui signifie qu’il y aura différents rappels de dette envoyés par autorité si l’usager a des dettes auprès de différentes autorités.)

Vous devez définir les éléments suivants, décrits en détail ci-dessous, pour pouvoir envoyer des rappels de dette :

Autorisation de l’utilisation de rappels de dettes
Le montant minimum de la dette pour déclencher des rappels de dette
Application de frais administratifs pour les rappels de dettes
Circonstances d’envoi des rappels de dette, y compris méthode d’envoi
Ajout de textes de messages pour les rappels de dettes
Blocage ou non des usagers ayant des rappels de dettes dans Quria
Mise en place d’une tâche programmée pour les rappels de dettes
Définition de la période maximale de retard pour les rappels de dettes

Activation des rappels de dettes

L’utilisation des rappels de dettes est configurée sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Contrôle de circulation/Activer les avis de retard.
Sélectionnez Avis de retard 1.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez la description de la règle et définissez les conditions. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Sélectionnez Oui pour S'il se trouve ci-dessus, alors.
Déterminez si la notification par courriel ou par courrier doit être bloquée et si l’usager ou le référent (le cas échéant) doit être informé.
Cliquez sur Enregistrer.

Continuez à ajouter les rappels de dettes 2, 3 et 4, ainsi que la facture, si vous voulez utiliser tous ces niveaux.

Définition du montant minimum de la dette

Le montant total minimum pour déclencher le rappel de la dette est défini sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Décomptes/Montant total minimum des avis de retard.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez la description de la règle et définissez les conditions. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Définissez le montant total minimum de la dette pour qu’un rappel de dette soit généré.
Cliquez sur Enregistrer.

Définition de frais administratifs pour le rappel de la dette

Les frais administratifs sont définis sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Frais généraux/Frais des avis de retard/Avis de retard 1.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description de la règle et définissez les conditions des frais. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Définissez les frais de rappel de la dette.
Cliquez sur Enregistrer.

Continuez à ajouter des frais administratifs pour les rappels de dettes 2, 3 et 4, ainsi que pour la facture, si vous voulez utiliser tous ces niveaux.

Définition de la période de rappel de la dette

Sélectionnez Périodes/Période de l'avis de retard/Avis de retard 1.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description et définissez les conditions de la règle. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Définissez le nombre de jours au-delà duquel le premier rappel doit être envoyé.
Cliquez sur Enregistrer.

Le rappel de la dette 1 ne sera envoyé que si le montant minimum est atteint et si aucune autre série de rappels de dette n’a été lancée.

Continuez à ajouter des délais pour les rappels de dettes 2, 3 et 4, ainsi que pour la facture, si vous voulez utiliser tous ces niveaux. Le nombre de jours est égal aux jours écoulés depuis l’envoi du dernier rappel, plus le nombre total de jours pour les niveaux de rappel précédents. Par exemple : si le rappel 1 est envoyé après 100 jours et si le rappel 2 doit être envoyé après 28 jours supplémentaires, alors le rappel 2 sera envoyé après 128 jours.

Textes de messages pour les rappels de dettes et les factures de rappel de dettes

Les textes de messages doivent être créés pour être utilisés pour les rappels de dettes et ceux-ci sont définis au niveau de l’autorité ou de l'institution. Ils sont définis sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Textes de message.

Sélectionnez Avis de retard (y compris le niveau) et Note de rappel de dette comme Type de message, Courriel ou Imprimer comme méthode d’envoi, le niveau approprié dans l’organisation et la langue pour les rappels.
Vous pouvez cliquer sur un texte de message existant dans la liste pour vérifier que le texte est exact.
Pour ajouter un texte personnalisé, cliquez sur Ajouter texte personnalisé.

Les rappels de dettes/factures à imprimer se trouvent sous Usager/Notifications.

Sélectionnez Avis de retard (y compris le niveau)/Note de rappel de dette et la succursale appropriée.
Cliquez sur Imprimer pour chacun des rappels/factures que vous souhaitez imprimer.

Blocage d’usagers ayant des rappels de dettes

Vous pouvez empêcher les usagers ayant des rappels de dettes de faire des réservations et d’emprunter des exemplaires sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Contrôle de l'usager/Bloc des avis de retard/Avis de retard ou Facture.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description et définissez les conditions de la règle. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Sélectionnez Oui pour empêcher un usager ayant un rappel de dette/une facture de réserver et d’emprunter des exemplaires.
Ajoutez un message si vous le souhaitez.
Cliquez sur Enregistrer.

Mise en place d’une tâche programmée pour générer des rappels de dettes

Les rappels de dettes et les factures sont générés à l’aide d’une tâche programmée.

Voir aussi : Notifications

Définition d’une période maximale de retard pour les dettes

Par défaut, les rappels de retard de plus de 730 jours sont exclus des rappels de dettes. Vous pouvez modifier ce paramètre sous Paramètres système.

Voir aussi : Paramètres du système