Notifications

Lorsque les règles de notification sont définies, elles peuvent être envoyées à l’adresse courriel et/ou au numéro de téléphone d’un usager. C’est le cas lorsqu’un exemplaire réservé est prêt à être récupéré ou lorsque des exemplaires sont en retard par exemple. Les notifications peuvent également être imprimées.

Les règles de notification suivantes peuvent être définies :

Avis de réservation (un exemplaire réservé peut être récupéré à la bibliothèque)
Avertissement pour retard (la date d’échéance de l’exemplaire est dans x jours)
Avis de retard 1 (premier rappel envoyé, y jours après la date d’échéance)
Avis de retard 2 (deuxième rappel envoyé, z jours après la date d’échéance)
Avis de retard 3 (troisième rappel envoyé, xx jours après la date d’échéance)
Avis de retard 4 (quatrième rappel envoyé, yy jours après la date d’échéance)
Avis de retard 5 (cinquième rappel envoyé, zz jours après la date d’échéance)
Facture (facture envoyée, xxx jours après la date d’échéance)
Avis de retard — exemplaire réservé (rappel envoyé directement à la date d’échéance si l’exemplaire est réservé par quelqu’un d’autre)
Transition entre catégories d’âge (un message envoyé aux usagers qui, en raison de leur âge, ne font plus partie de leur ancien groupe d’âge)
Date d’expiration de l’adhésion
Avis de dette 1
Avis de dette 2
Avis de dette 3
Avis de dette 4
Facture d’avis de dette

Un message de notification contient tous les exemplaires d’un usager, si plus de l’un d’entre eux est en retard, prêt à être récupéré, etc. Vous pouvez définir des frais pour les messages de notification.

Les rappels en retard pour les enfants sont envoyés au garant plutôt qu’à l’enfant. Des avis de réservation et des avertissements de retard sont envoyés à l’enfant. S’il n’y a pas de garant, tous les messages sont envoyés à l’enfant.

Remarque :
Si un rappel d’un niveau précédent n’est pas envoyé pour une raison quelconque (par exemple, une règle qui empêche une certaine catégorie d’usagers, telle que le personnel, d’être informée), le rappel du niveau suivant ne sera pas envoyé non plus.

Voir aussi : Textes de message

Méthode de notification

Un usager peut recevoir des notifications par impression, courriel et/ou SMS.

Si une adresse courriel a été enregistrée pour l’usager, la notification sera toujours envoyée par courriel (avec un SMS ou comme seul message). Si plusieurs adresses courriel ont été enregistrées pour un usager, la notification sera envoyée à l’adresse courriel principale.
Si l’usager souhaite recevoir un SMS, il faudra cocher la case SMS qui se trouve à côté du numéro de téléphone dans les informations de l’usager.Si vous ajoutez plusieurs numéros de téléphone pour lesquels vous cochez la case SMS, tous les numéros recevront toutes les notifications SMS.
S’il n’existe aucune adresse courriel ou numéro de téléphone pour l’envoi de messages texte configurés pour un usager, les notifications peuvent être imprimées pour un envoi par voie postale.

Voir aussi : Impression des notifications
Vous pouvez supprimer certaines méthodes de notification pour les avis de retard en utilisant les Paramètres supplémentaires pour la règle à disposition lors de la configuration des règles Contrôle de circulation/Autoriser des avis de retard.

Remarque :
Il n’est pas possible de supprimer les impressions, car elles sont utilisées comme solution de repli si aucune autre méthode d’envoi n’est disponible. Concernant les avertissements pour retard, vous ne pouvez pas empêcher à la fois l’envoi de SMS et d’e-mails, car l’un des deux doit être activé.

Adresse courriel par défaut pour les notifications

L’adresse courriel par défaut pour les notifications est définie pour les consortiums, l’institution, l’autorité ou la bibliothèque. Pour certaines notifications, par exemple les réservations et les acquisitions, vous pouvez définir un moyen de contact de notification spécifique. Le moyen de contact de notification au niveau organisationnel le plus bas possible est utilisé.

Accédez à la section Configuration dans le menu principal.
Sous Circulation et notifications , cliquez sur Paramètres de contact des notifications.
Sélectionnez Défaut pour votre organisation dans la liste pour afficher les paramètres existants.
Pour ajouter un nouveau moyen de contact pour les notifications, cliquez sur Ajouter contact et sélectionnez un type de contact dans la liste.

Délai des avis de réservation

Vous avez la possibilité de définir un délai pour les avis de réservation. Une fois la configuration définie, les notifications ne sont pas directement envoyées lorsque la réservation est récupérée dans un retour. À la place, elles seront envoyées en fonction du nouveau paramètre de l’organisation Délai pour les avis de réservation (minutes) et lorsque la tâche programmée Générer des avis de réservation (différés) est exécutée. Par exemple, si le délai est défini sur 15 minutes dans les réglages de l’organisation et que la tâche est exécutée toutes les 10 minutes, jusqu’à 25 minutes peuvent être nécessaires avant que les notifications ne soient envoyées. Les deux réglages doivent être configurés de façon à être utiles.

Remarque : il est important d’activer la tâche programmée une fois le délai défini. Si la tâche programmée n’est pas activée, les usagers ne recevront pas de notification.

Voir aussi : Paramètres d’organisation

Gestion des tâches programmées (manuellement)

Il est possible d’envoyer manuellement des notifications aux usagers.

Accédez à la section Configuration dans le menu principal.
Dans l’onglet Admin, cliquez sur Gérer les tâches programmées sous Tâches programmées.
Cliquez sur Lancer pour la tâche Générer des rappels de retards.

Les notifications sont maintenant envoyées pour tous les exemplaires correspondant aux règles de notification.

Cliquez sur une tâche planifiée dans la liste pour la modifier. Vous pouvez par exemple ajuster la date d’exécution d’une tâche planifiée ou l’annuler temporairement.

Vous pouvez obtenir un aperçu de toutes les tâches planifiées qui ont été exécutées en sélectionnant Afficher le statut des tâches programmées sous Tâches exécutées.

Informations de notification

Retrouvez des informations sur l’envoi de notifications de retard :

Dans les informations de l’exemplaire, à la section Utilisation de l’exemplaire.
Dans les détails de l’usager, onglet Notifications.

Notifications internes et notifications aux fournisseurs

En plus des notifications aux usagers, vous pouvez paramétrer des notifications pour d’autres fins.

Vous devez ajouter des paramètres de contact des notifications et vérifier que les textes des messages correspondent à vos besoins.

Exemplaire facturé retourné : à envoyer en interne lorsqu’un exemplaire facturé a été retourné à la bibliothèque et qu’une partie externe doit être contactée. Le message est envoyé au contact de notification défini pour les avis de retard.
Dernier exemplaire effacé : à envoyer en interne lorsque le dernier exemplaire d’une manifestation réservée a été supprimé. Le message est envoyé au contact de notification défini pour les réservations.
Commande d’acquisition : à envoyer au fournisseur lors de la commande de titres.
Rappel périodique : à envoyer au fournisseur si un numéro de périodique n’a pas été reçu.

Voir aussi : Paramètres de contact des notifications