Organisations
Structure organisationnelle
Une organisation dans Quria est basée sur une hiérarchie :
Niveau 1 : Consortium (contrat)
Niveau 2 : Institution (public/écoles/prisons, etc.)
Niveau 3 : Autorité (zone de l’institution)
Niveau 4 : Etablissement (bibliothèque physique) avec différents lieux de travail (bureau, libre-service, Arena, etc.)
Niveau 5 : Département (enfants, science, etc. pour la logistique seulement)
Fonctions à différents niveaux
Les métadonnées de collection sont stockées au niveau du consortium.
Les données générales des usagers (nom, adresse, etc.) sont stockées au niveau du consortium.
Les données spécifiques des usagers (catégorie de l’usager, carte active, etc.) sont stockées au niveau de l’institution. Un usager doit être autorisé pour qu’une institution puisse faire des prêts, etc.
Tous les exemplaires, les réservations, les prêts, les acquisitions, les périodiques et les données PEB sont stockés au niveau de l’institution.
Les données analytiques sont stockées au niveau auquel elles appartiennent.
Des règles peuvent être établies à tous les niveaux ; plus elles sont basses dans la hiérarchie, plus elles sont fortes. Par exemple, si une période de prêt est fixée à quatre semaines au niveau du consortium et à deux semaines au niveau de l’institution, alors la période de prêt sera de deux semaines pour cette institution.
Dans la section Configuration, sous Réglages/Organisations, vous pouvez afficher et créer des paramètres liés à la maintenance des organisations.
Organisations
Une liste affichant la hiérarchie de l’organisation des tenants, avec consortium, institutions, autorités et branches et leur lien (parent). Sont également présentes les organisations archivées. La recherche de la liste peut être affinée selon différents niveaux d’organisation. Une option permet également de télécharger les organisations sélectionnées dans un fichier CSV.
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Allez à la section Organisations et affinez la recherche des organisations que vous souhaitez télécharger.
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Cochez les cases pour les organisations que vous souhaitez télécharger.
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Cliquez sur Télécharger CSV pour télécharger le fichier sur votre ordinateur.
Paramètres d’organisation
Sélectionnez une organisation pour afficher ou modifier ses paramètres.
Pour ajouter un nouveau paramètre, cliquez sur Ajouter un paramètre.
Coordonnées
Entrez les coordonnées de l’organisation.
Les informations concernant le Bénéficiaire du paiement sont utilisées pour les paiements en ligne dans Arena. Le Numéro d’organisation est obligatoire en cas d’utilisation des paiements en ligne. Ces paramètres peuvent être définis à tous les niveaux organisationnels. Lorsque les paiements sont effectués dans Arena, les informations concernant le Bénéficaire du paiement sont affichées sous Bénéficaire. Si aucune information n’est saisie, le nom de l’organisation est utilisé.
Textes d’information pour l’établissement
Vous pouvez ajouter deux groupes d’informations sur la branche, comme les heures d’ouverture, qui seront incluses dans les messages aux usagers et sur les reçus. Ces paramètres ne peuvent être configurés qu’au niveau de la branche.
Voir aussi : Reçus et Textes de message
Circulation et usagers
Vous pouvez définir une catégorie d’usager par défaut qui sera utilisée lorsque de nouveaux usagers seront créés. Ce paramètre peut être ajouté à n’importe quel niveau organisationnel. Si la même catégorie par défaut doit être utilisée pour toutes les autorités/branches d’une institution, vous n’avez qu’à définir la catégorie par défaut au niveau de l’institution.
Vous pouvez définir un délai dans Délai pour les avis de réservation (minutes). Ajoutez le nombre de minutes correspondant au délai d’envoi différé des notifications. Si le paramètre n’est pas renseigné, les notifications seront envoyées directement. Le délai peut être défini sur n’importe quel niveau de l’organisation et, s’il n’est pas défini sur les niveaux inférieurs, la valeur des niveaux supérieurs est héritée. Par exemple, si vous définissez un délai de 15 minutes au niveau de l’institution, ce délai sera utilisé pour tous les niveaux inférieurs. En revanche, si une bibliothèque spécifique souhaite envoyer directement les notifications, le paramètre doit être défini sur 0 pour cette bibliothèque.
Vous pouvez configurer une branche en tant que branche scolaire en cochant la case « École », mais aussi ajouter un identifiant de l’école (ou plusieurs). Vous avez également la possibilité d’inclure ou non l’identifiant de l’école dans les informations relatives à la classe au moment de l’importation des informations sur l'usager. Ce paramètre ne peut être configuré qu’au niveau de la branche. S’il existe des branches indiquées comme Scolaire, un menu déroulant avec les écoles ainsi qu’un champ Catégorie apparaîtront dans les détails de l’usager.
Vous pouvez indiquer un âge minimal pour l’auto-inscription des usagers à Arena. Ce paramètre ne peut être utilisé qu’au niveau du compte.
Si vous cochez la case Bloquer les comptes d’usagers sans accord signé, tous les usagers qui n’ont pas signé d’accord de type Conditions générales seront automatiquement bloqués dans Arena et Quria. Dans Quria, le personnel peut annuler le blocage, mais dans Arena, les usagers ne pourront pas, par exemple, effectuer des réservations ou renouveler des prêts. Ce paramètre est uniquement disponible si le module Accords numériques a été activé. Ce paramètre ne peut être utilisé qu’au niveau du compte.
| Remarque : |
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| Le paramètre Bloquer les comptes d’usagers sans accord signé concerne tous les usagers, y compris le personnel, les institutions et les autres bibliothèques. Si la case n’est pas cochée, seuls les usagers ajoutés et ceux qui sont entrés dans une nouvelle tranche d’âge (si les règles ont été configurées à cet effet) doivent signer des accords. |
Par défaut, les frais sont calculés selon le nombre de jours écoulés depuis la date d’échéance. Toutefois, lors de la configuration, vous pouvez également exclure les jours de fermeture de la bibliothèque en cochant la case Baser les droits de prêt et les frais pour retard sur les jours d’ouverture du calendrier. Ce paramètre ne peut être utilisé qu’au niveau du compte.
Par défaut, les montants facturés sont inclus lors du calcul pour le blocage d’un compte usager dû à des dettes. Si vous souhaitez exclure les factures de ce calcul, cochez la case du paramètre Exclure les factures pour le blocage des usagers. Lorsque cette case est cochée, les montants facturés et les dettes seront affichés séparément dans la fenêtre des détails de l’usager. Ce paramètre ne peut être utilisé qu’au niveau du compte.
| Remarque : |
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| Les droits de prêt ne sont affectés que si la période de prêt est prolongée en raison de jours de fermeture du calendrier. Par exemple, si un tarif par jour s’applique et la durée du prêt est de 14 jours, les frais facturés s’appliquent pour 14 jours, même si certains d’entre eux correspondent à des jours de fermeture. Mais si vous obtenez une période de prêt de 16 jours en raison de jours de fermeture du calendrier, vous ne serez facturé que pour 14 jours. |
La case du paramètre Baser la collaboration sur les réservations sur la disponibilité doit être cochée si vous souhaitez baser la collaboration sur les réservations sur la disponibilité plutôt que sur les fonds. Ce paramètre est uniquement disponible au niveau du compte.
Voir aussi : Coopération de réservation
La case du paramètre Accès en libre-service (usagers/lieux de travail assignés) doit être cochée si vous souhaitez que les usagers puissent accéder à des bibliothèques libre-service spécifiques.
Le paramètre Lieu de travail par défaut pour la circulation via une API externe prend en charge le retour et le prêt via des API externes, c’est-à-dire via l’application Solus. La bibliothèque est par exemple utilisée pour obtenir des règles adéquates et pour définir la bibliothèque appropriée pour les événements statistiques. Pour que cette bibliothèque soit utilisée, et que le paramètre ne revienne pas sur la bibliothèque de l’utilisateur du portail public, le lieu de travail par défaut des bibliothèques doit être défini dans Paramètres d’organisation. Pour chaque bibliothèque, assurez-vous qu’il existe un lieu de travail approprié pour les appels externes et associez ce lieu de travail à la bibliothèque dans Paramètres d’organisation.
Vous pouvez définir l’ordre de priorité des méthodes d’envoi des notifications via le réglage Méthode d'envoi prioritaire. Ce réglage est configuré au niveau du compte. Le réglage comporte trois options :
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Envoi de courriels et de SMS (par défaut)
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Privilégier le courriel aux SMS
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Privilégier le SMS au courriel
Pour toutes les notifications, si l’option 2 ou 3 est activée, seule la méthode prioritaire est utilisée si un usager est inscrit à la fois aux notifications par courriel et par SMS. Si un usager n’est inscrit qu’aux notifications par SMS, un SMS sera envoyé même si l’envoi par courriel est défini comme prioritaire, et inversement.
| Remarque : |
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Si le réglage est utilisé pour privilégier les courriels ou les SMS, assurez-vous que les réglages des règles visant à empêcher les méthodes d’envoi ne sont pas en contradiction avec le nouveau paramètre de l’organisation. Dans le cas contraire, vous risquez de vous retrouver avec des impressions non souhaitées ou, dans certains cas, aucune notification. Les avertissements pour retard et les notifications concernant les nouveaux messages liés à un dossier ne sont jamais imprimés. |
Factures
Vous pouvez définir que les frais pour retard soient inclus sur les factures, et qu’il soit possible de régler les factures à la bibliothèque, en cochant les cases. Nombre de jours de paiement pour une facture permet l’impression de la dernière date de paiement sur les factures (à condition que la variable
| Remarque : |
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Si une intégration est faite à un fournisseur externe de paiement tel que |
PEB
Entrez les paramètres pour le PEB si vous utilisez
Bancaire (adhésion)
Les paramètres bancaires sont contrôlés au niveau de l’autorité pour l’adhésion des usagers. Saisissez le nombre de jours avant l’expiration de l’adhésion pour qu’un prélèvement bancaire automatique soit effectué, ainsi que la période de paiement de la banque.Ces paramètres peuvent être définis uniquement au niveau de l’autorité.
Voir aussi : Adhésion usager
Acquisitions
L’année budgétaire par défaut est définie au niveau de l’institution. Les adresses de livraison et de facturation sont définies sous Acquisitions et périodiques et peuvent être sélectionnées à différents niveaux organisationnels. Ces adresses sont inscrites sur les impressions et les courriels de commande.
Lieux de travail
Les lieux de travail sont ajoutés au niveau des branches. Sélectionnez une bibliothèque dans le menu déroulant pour afficher une liste des lieux de travail et leurs descriptions. Vous définissez l’équipement
Voir aussi : Configuration RFID et Configuration de la tablette de signature
Départements
Les départements sont ajoutés au niveau des branches. Un exemple de département peut être Enfants.
Pour chaque département, vous pouvez choisir quelle section doit être la section par défaut.
Sections
Les sections sont ajoutées au niveau de l’institution. Un exemple de section peut être Crime.
Bibliothèque mobile
Quria prend en charge les unités mobiles : généralement des bus ou des camionnettes qui servent de bibliothèque mobile aux communautés qui n’ont pas accès à une bibliothèque. Vous gérez ici les trajets et les arrêts.
Voir aussi : Paramètres de la bibliothèque mobile
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