Adhésion usager

La fonctionnalité Adhésion permet à la bibliothèque de limiter la période de validité des comptes des usagers. Par exemple, si la bibliothèque souhaite trouver régulièrement des usagers pour vérifier leurs données personnelles, ou si elle facture des frais pour ses services. Cette fonctionnalité est activée au moment de l’installation de Quria. Lorsqu’une adhésion expire, l’usager ne peut pas faire de réservations ou emprunter des exemplaires à moins de la renouveler.

Les autorisations de l’utilisateur contrôlent certaines des fonctionnalités de l’adhésion :

Usagers/Supprimer une adhésion : Autorisation de supprimer des adhésions. Cette option est disponible en cliquant sur la corbeille pendant la modification de la section Adhésion dans l’onglet Données de l’usager de la fenêtre des détails de l’usager.
Usagers/Modifier la date d’expiration de l’adhésion : Autorisation de modifier la date d’expiration d’une adhésion. Cette option est disponible pendant la modification de la section Adhésion dans l’onglet Données de l’usager de la fenêtre des détails de l’usager.

Conditions préalables à la fonctionnalité d’adhésion

Pour que la fonctionnalité d’adhésion soit opérationnelle, les points suivants doivent être pris en compte :

Paramètre	Description	En savoir plus
Types d’adhésion d’usager	Doit être définie	Types d’adhésion
Tâches programmées	La tâche Mise à jour de l’adhésion sur la base des paiements bancaires permet de prolonger automatiquement les adhésions des usagers. Le personnel de la bibliothèque doit télécharger les fichiers bancaires en vue de les traiter ultérieurement. La tâche Mise à jour de l’adhésion sur la base des paiements manuels permet de créer des dettes que les usagers paient pour prolonger leur adhésion. Si aucune de ces tâches n’est activée, les usagers seront bloqués lorsque leurs adhésions expireront et le personnel de la bibliothèque devra les réactiver manuellement.	Outils d’administration Fichiers bancaires
Paiement bancaire	Pour utiliser les adhésions basées sur les paiements bancaires, les éléments suivants doivent être configurés. Au niveau Autorité sous Paramètres d’organisation : Jours avant l’expiration : Le nombre de jours doit correspondre à la fréquence d’exécution de la tâche Mise à jour de l’adhésion sur la base des paiements bancaires. Dans le cas contraire, la tâche ne traitera que les adhésions d’usagers qui expirent le jour même de l’exécution de la tâche. Cela signifie que si vous exécutez la tâche une fois par semaine, le nombre de jours avant l’expiration doit être d’au moins 7. Période de paiement : Le nombre de jours dont la banque a besoin pour retirer le montant du compte bancaire de l’usager. Intégration à SEPA.	Paramètres d’organisation Paramètres d’intégration

Paramètre

Description

Types d’adhésion d’usager

Doit être définie

Types d’adhésion

Tâches programmées

La tâche Mise à jour de l’adhésion sur la base des paiements bancaires permet de prolonger automatiquement les adhésions des usagers. Le personnel de la bibliothèque doit télécharger les fichiers bancaires en vue de les traiter ultérieurement.

La tâche Mise à jour de l’adhésion sur la base des paiements manuels permet de créer des dettes que les usagers paient pour prolonger leur adhésion.

Si aucune de ces tâches n’est activée, les usagers seront bloqués lorsque leurs adhésions expireront et le personnel de la bibliothèque devra les réactiver manuellement.

Outils d’administration

Fichiers bancaires

Paiement bancaire

Pour utiliser les adhésions basées sur les paiements bancaires, les éléments suivants doivent être configurés.

Au niveau Autorité sous Paramètres d’organisation :
- Jours avant l’expiration : Le nombre de jours doit correspondre à la fréquence d’exécution de la tâche Mise à jour de l’adhésion sur la base des paiements bancaires. Dans le cas contraire, la tâche ne traitera que les adhésions d’usagers qui expirent le jour même de l’exécution de la tâche. Cela signifie que si vous exécutez la tâche une fois par semaine, le nombre de jours avant l’expiration doit être d’au moins 7.
- Période de paiement : Le nombre de jours dont la banque a besoin pour retirer le montant du compte bancaire de l’usager.
Intégration à SEPA.

Paramètres d’organisation

Paramètres d’intégration

Ajout d’une adhésion à un usager

Après avoir configuré les types d’adhésion, une section pour l’adhésion apparaît sous Données relatives à l’usager.

1. Cliquez sur Ajouter une adhésion.

2. Sélectionnez le type d’adhésion et le mode de paiement. Remplissez les coordonnées bancaires si Retrait bancaire est sélectionné.

3. Cliquez sur Enregistrer et activer.

L’adhésion est maintenant activée.

Remarque :
Lorsqu’une adhésion avec paiement manuel est ajoutée ou renouvelée, la date d’expiration est mise à jour au paiement de la cotisation.

Voir aussi : Configuration des usagers

Date d’expiration de l’adhésion

Il est possible de configurer et d’activer des messages envoyant des avertissements sur la date d’expiration de l’adhésion.

La notification n’est envoyée que pour les adhésions continues avec paiements manuels.

Pour commencer à utiliser la nouvelle fonction, veuillez procéder comme suit :

1. Vérifiez et modifiez éventuellement les textes des messages dans Textes de message

2. Indiquez le nombre de jours avant l’expiration du message dans les Paramètres Système

3. Activez la règle Contrôle de l’usager/Activez l’avertissement d’expiration de l’adhésion dans : Règles

4. Programmez et activez la tâche Générer des avertissements d’expiration de l’adhésion dans les Outils d’administration : Gérer les tâches programmées.