Configuration des usagers

Dans la section Configuration, sous Réglages/Usagers, vous pouvez afficher et configurer des paramètres liés à la gestion des usagers.

Groupes d’âge

La liste indique l’âge de départ pour les groupes d’âge définis de chaque institution. Vous pouvez également ajouter de nouveaux groupes d’âge et supprimer les groupes d’âge qui ne présentent plus d’intérêt.

Si vous cochez Garant pour un groupe d’âge, il sera possible soit de créer une connexion avec un autre usager inscrit sur Quria soit de saisir un nom de garant lors de la création d’un nouvel usager de ce groupe d’âge.

Les groupes d’âge sont utilisés aux fins suivantes :

  • Des règles peuvent être établies pour chaque groupe d’âge, telles que des règles différentes pour les avis de retard selon l’âge de l’usager.
  • La fonction de transition du groupe d’âge peut être utilisée par la bibliothèque afin d’informer ou de contacter un usager lorsqu’un certain âge est atteint.

Voir aussi : Transition du groupe d’âge

Genre

La liste affiche les genres définis. Sélectionnez-les dans les informations de l’usager.

Les codes pour les femmes/hommes doivent être paramétrés sur F/M si le sexe de l’usager est automatiquement défini lors de l’ajout de la carte d’identité.

Vous pouvez également ajouter de nouveaux genres et supprimer les genres qui ne présentent plus d’intérêt.

Catégories d’usager

La liste affiche les catégories d’usagers définies pour chaque institution (prêt normal, personnel ou inter-bibliothèque). Les usagers peuvent appartenir à différentes catégories dans différentes institutions ; par exemple le personnel d’une école et un usager normal dans une bibliothèque publique. Vous pouvez également ajouter de nouvelles catégories d’usagers et supprimer des catégories qui ne présentent plus d’intérêt.

Vous pouvez définir une catégorie comme Catégorie par défaut des usagers s’étant auto-enregistrés. Cette catégorie doit être définie pour que les usagers s’inscrivent en ligne et, par exemple, fassent des réservations et empruntent immédiatement des livres électroniques.

Vous pouvez définir une catégorie comme Catégorie par défaut des usagers s’étant auto-enregistrés et ayant signé un accord. Cette catégorie est définie automatiquement lorsqu’un usager auto-inscrit a signé un accord du type Conditions générales. Ce paramètre est uniquement disponible si le module Accords numériques a été activé.

Vous pouvez définir une catégorie comme Catégorie par défaut relative aux usagers utilisant le service PEB automatiquement créés (bibliothèques). À utiliser lorsque le système est intégré pour un fournisseur avec des informations de bibliothèque. Lorsque Quria reçoit de nouvelles informations de bibliothèque, les usagers correspondants qui peuvent être utilisés pour les sorties PEB sont créés comme appartenant à cette catégorie.

Vous pouvez marquer plusieurs catégories d’usagers comme Catégorie d’usagers (bibliothèques) utilisée pour les sorties PEB. Les routines de circulation accompagneront le processus de Sortie PEB pour toutes les réservations et prêts associés aux usagers appartenant à des catégories d’usagers marquées de la sorte.

Vous pouvez marquer une ou plusieurs catégories comme Catégorie utilisée pour le service à domicile. L’historique des emprunts de l’ensemble des usagers appartenant à une catégorie pour laquelle l’option Service à domicile est activée sera préservé.

Remarque :

Si vous décochez le paramètre permettant d’utiliser une catégorie d’usagers pour Service à domicile, les historiques des emprunts de l’ensemble des usagers de cette catégorie seront effacés (sauf si l’usager a choisi d’enregistrer son historique des emprunts). Il en va de même si vous changez la catégorie d’un usager en une catégorie non-Service à domicile. Dans les deux cas, vous recevez un avertissement de confirmation.

Les usagers doivent choisir d’afficher leur historique des emprunts dans Arena pour le consulter eux-mêmes dans le système. Par ailleurs, les usagers peuvent voir uniquement les emprunts effectués à partir de ce moment : l’historique des emprunts précédents n’est pas visible.

 

Voir aussi : Service à domicile

Vous pouvez marquer plusieurs catégories d’usagers avec Autorisé à être imprimé sur les reçus afin de permettre l’inclusion de ces catégories sur les bordereaux de réservation.

Lorsque vous connectez le système de bibliothèque Quria à une interface d’étudiants, il peut être utile de marquer les catégories d’usagers comme catégorie étudiant/enseignant/bibliothécaire par défaut utilisée pour la synchronisation automatique des usagers. Les usagers de ces catégories se voient alors attribuer les autorisations appropriées dans le système de bibliothèque scolaire. Vous pouvez configurer une catégorie d’usagers pour chaque type. Les usagers de catégories usager sans le type étudiant/enseignant/bibliothécaire seront considérés comme des étudiants.

Vous pouvez définir une catégorie d’usagers par défaut qui est utilisée lorsque de nouveaux usagers sont ajoutés. Le réglage se fait sous Configuration/Réglages/Paramètres d’organisation et peut être défini à n’importe quel niveau organisationnel.

Titres

La liste affiche les titres définis. Sélectionnez-les dans les informations de l’usager. Vous pouvez également ajouter de nouveaux titres et supprimer des titres qui ne présentent plus d’intérêt.

Articles à vendre

La liste affiche les articles qui ont été enregistrés à la vente sur Quria. Vous pouvez ajouter de nouveaux articles et décider s’ils doivent être disponibles à la vente immédiatement ou plus tard.

Les informations financières, l’ID de compte financier et le taux de TVA, peuvent être ajoutés si nécessaire. Les informations sont utilisées lorsque les factures sont exportées au format XML.

L’ID de compte financier est le compte du système financier sur lequel le montant doit être comptabilisé. Le taux de TVA peut être défini si la TVA doit être traitée dans le système financier.

Si le compte par défaut défini dans les paramètres d’intégration pour Peppol doit être utilisé, il n’y a aucune raison de l’indiquer à ce niveau détaillé.

Astuce :
Si vous souhaitez pouvoir enregistrer des dettes ou des paiements d’articles non enregistrés, en tenant compte des coûts ponctuels, ajoutez un article sans montant. Lorsque cet article est choisi, un montant doit être saisi manuellement.

Types d’adhésion

La liste indique les types d’adhésion définis pour l’institution. Sélectionnez-les dans les informations de l’usager. Vous pouvez également ajouter de nouveaux types d’adhésion et supprimer ceux qui ne présentent plus d’intérêt.

La fonctionnalité Adhésion permet à la bibliothèque de limiter la période de validité des comptes des usagers. Par exemple, si la bibliothèque souhaite trouver régulièrement des usagers pour vérifier leurs données personnelles, ou si elle facture des frais pour ses services. Cette fonctionnalité est activée au moment de l’installation de Quria. Lorsqu’une adhésion expire, l’usager ne peut pas faire de réservations ou emprunter des exemplaires à moins de la renouveler.

Les différents types d’adhésion définissent la durée et les frais de chaque adhésion.

Les informations financières, l’ID de compte financier et le taux de TVA, peuvent être ajoutés si nécessaire. Les informations sont utilisées lorsque les factures sont exportées au format XML.

L’ID de compte financier est le compte du système financier sur lequel le montant doit être comptabilisé. Le taux de TVA peut être défini si la TVA doit être traitée dans le système financier.

Si le compte par défaut défini dans les paramètres d’intégration pour Peppol doit être utilisé, il n’y a aucune raison de l’indiquer à ce niveau détaillé.

Remarque :
La durée des adhésions continues ne doit jamais être inférieure au paramètre Jours avant expiration pour Bancaire (adhésion), défini sous Paramètres d’organisation si le paiement bancaire est utilisé.
  1. Le menu supérieur Réglages s’ouvre.
  2. Sous Usagers, cliquez sur Types d’adhésion.
  3. Cliquez sur Ajouter un type d’adhésion. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
  4. Remplissez le nom, la durée et les frais du type d’adhésion. Saisissez 0 s’il n’y a pas de frais.
  5. Cochez Adhésion continue pour renouveler automatiquement l’adhésion à son expiration. Uniquement applicable si des frais sont appliqués. Pour les usagers utilisant un paiement bancaire automatique, la date d’expiration sera mise à jour. Pour les usagers utilisant un paiement manuel, une dette d’adhésion sera créée et lorsque la dette sera payée, la nouvelle date d’expiration sera fixée.
  6. Cochez Hériter de la date d’échéance du contact principal pour les adhésions autorisant plusieurs usagers dans une même adhésion, et où tous les usagers doivent avoir la même date d’expiration que le contact principal. Uniquement applicable si des frais sont appliqués.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Le type d’adhésion apparaît dans la liste et peut également être sélectionné dans les données des usagers.

Voir aussi : Adhésion usager et Ajout ou modification d’une institution, d’une autorité ou d’une succursale

Champs personnalisés

L’utilisation de champs personnalisés permet d’inclure des données client spécifiques pour les usagers à des fins de statistiques et de recherche. Les champs et les valeurs que vous saisissez sous Champs de personnalisation sont disponibles lors de la modification des données des usagers et de la création de rapports.

Types de suppression de dette/facture

Vous pouvez définir des types de suppression de dette/facture afin de favoriser des flux de travail plus cohérents lors de la suppression de dettes et de la clôture de factures. Vous saisissez un code et un motif de suppression pour chaque entrée. Les motifs de suppression peuvent être sélectionnés lors de la suppression d’une dette ou de la clôture d’une facture pour un usager. Les codes de type de suppression peuvent être sélectionnés lors de la création de données analytiques pour les dettes.

Une fois que vous avez défini les types de suppression, l’utilisation du champ Commentaire interne/Commentaire lors de la suppression d’une dette ou de la clôture d’une facture n’est plus obligatoire.

Types de blocs

Vous pouvez définir des types de blocs d’usagers qui peuvent être sélectionnés lorsque vous bloquez manuellement un usager. Si des types de blocs sont définis, il est obligatoire d’en sélectionner un type. Vous pouvez également ajouter un commentaire si nécessaire lors du blocage de l’usager. Vous pouvez également sélectionner les types de blocs dans la recherche affinée lors de la recherche d’usagers.

Accords numériques

La liste affiche les accords créés pour le compte. Vous pouvez créer de nouveaux accords et ajouter des traductions d’accords.

Vous pouvez également effectuer une copie d’un accord existant, y compris toutes ses traductions, et l’utiliser comme modèle de nouvel accord en cliquant sur Copier l’accord dans le menu contextuel d’un accord.

Les accords doivent toujours être disponibles au moins dans la langue par défaut de l’installation de Quria. Les traductions existantes pour chaque accord sont affichées lorsque vous cliquez sur un accord dans la liste.

Remarque :
Assurez-vous de penser à l’accessibilité lorsque vous ajoutez des accords et des textes d’introduction, par exemple en mettant en forme les titres de manière spécifique à l’aide de la barre d’outils dans les éditeurs d’accords. Les éléments Titre 1 et Titre 2 sont déjà utilisés dans Arena. Vous devez donc utiliser l’élément Titre 3 comme niveau supérieur pour les textes de l’accord.

Chaque fois qu’un accord est enregistré, il reçoit un nouveau numéro de version. Le numéro de version, la date et les informations sur la personne qui a enregistré l’accord sont affichés lorsque vous cliquez sur un accord de la liste.

  1. Cliquez sur Ajouter un accord.

  2. Sélectionnez le type d’accord et saisissez un nom général. La sélection de l’accord Conditions générales déclenche des fonctionnalités spécifiques dans Quria et Arena.

  3. Saisissez un nom pour le premier accord et sélectionnez la langue correspondante dans la liste déroulante.

  4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un texte d’introduction qui s’affiche en même temps que le texte de l’accord en tant que tel dans Arena.

  5. Saisissez le texte de l’accord. Vous pouvez utiliser des variables pour les informations sur les usagers, les bibliothèques, les accords et les informations générales comme la date.

Ces variables peuvent être utilisées pour personnaliser les accords :

Variable Description Commentaire
{{PatronTitle}} Titre de l’usager  
{{PatronFirstName}} Prénom de l’usager  
{{PatronLastName}} Nom de famille de l’usager  
{{PatronBirthdate}} Date de naissance de l’usager  
{{PatronAddress}} Adresse de l’usager L’option PatronAddressFormatted permet de répartir l’adresse sur plusieurs lignes, par exemple pour la faire tenir dans la fenêtre d’une enveloppe, tandis que PatronAddress permet l’impression sur une seule ligne. L’option PatronAddressFormatted peut inclure chez.
{{PatronAddressFormatted}}
{{PatronCategory}} Catégorie d’usager à laquelle l’usager appartient  
{{PatronIBAN}} IBAN de l’usager  
{{PatronBIC}} BIC de l’usager  
{{PatronEmail}} Adresse courriel de l’usager  
{{GuarantorStart}} …{{GuarantorEnd}} À utiliser lorsqu’une notification est adressée au référent Voir plus d’informations ci-dessous
{{GuarantorName}} Nom du référent  
{{GuarantorAddress}} Adresse de l’usager L’option PatronAddressFormatted permet de répartir l’adresse sur plusieurs lignes, par exemple pour la faire tenir dans la fenêtre d’une enveloppe, tandis que PatronAddress permet l’impression sur une seule ligne. L’option PatronAddressFormatted peut inclure chez.
{{GuarantorAddressFormatted}}
{{GuarantorIBAN}} IBAN du référent  
{{GuarantorBIC}} BIC du référent  
{{GuarantorEmail}} Adresse courriel du référent  
{{GuarantorNationalID}} Numéro de sécurité sociale du référent  
{{MembershipType}} Type d’adhésion dont bénéficie l’usager  
{{PatronIdentifier}} Identifiant unique de l’usager  
{{PatronCard}} Numéro de carte de l’usager Imprime la première carte active non bloquée de l’usager. Si toutes les cartes sont bloquées/inactives, aucun numéro de carte n’est imprimé.
{{PatronNationalId}} Numéro d’identification national/de sécurité sociale de l’usager  
{{LibraryName}} Le nom de la bibliothèque, défini dans les paramètres d’organisation  
{{BranchAddressLine1}} Les coordonnées de la bibliothèque, définies sous Coordonnées dans les paramètres organisationnels.  
{{BranchAddressLine2}}  
{{BranchPostcode}}  
{{BranchCity}}  
{{BranchCountry}}  
{{BranchPhoneNumber}}  
{{BranchEmail}}  
{{BranchPaymentReceiver}}  
{{BranchOrgNumber}}  
{{BranchInfo1}} Récupère les informations n° 1 sur les bibliothèques ajoutées dans les paramètres d’organisation  
{{BranchInfo2}} Récupère les informations n° 2 sur les bibliothèques ajoutées dans les paramètres d’organisation  
{{AgreementName}} Nom de l’accord  
{{AgreementVersion}} Version de l’accord  
{{AgreementVersionDate}} Date à laquelle la version de l’accord a été enregistrée  
{{Date}} Date à laquelle l’accord a été généré pour être signé numériquement ou imprimé  

 

Remarque :
les variables doivent être saisies exactement comme dans le tableau.

Vous pouvez prévisualiser l’accord et voir à quoi il ressemblera pour un usager donné en saisissant le numéro de la carte d’usager et en cliquant sur Aperçu.

Accords à signer par les référents

Le traitement des référents dans les accords est légèrement différent de celui dans les notifications. Les variables d’usager seront toujours basées sur l’usager pour lequel l’accord est conclu. Quant aux accords, un référent ne doit pas avoir de compte propre dans Quria pour être utilisé dans l’accord ; seul le nom du référent doit être ajouté au compte de l’enfant.

Si un usager a un référent ou un nom de référent enregistré, et que le modèle d’accord contient la variable {{GuarantorName}}, le nom sous la ligne de signature sera remplacé par le nom du référent.

Si vous ne souhaitez pas que les référents signent l’accord, n’ajoutez pas la variable {{GuarantorName}} au modèle.

Voici un exemple d’ajout d’informations sur les référents dans les modèles d’accord :

Usager : Lisa Green

Référent : Tom Brown

Usager : {{PatronFirstName}} {{PatronLastName}} {{GuarantorStart}} (Signé par le référent : {{GuarantorName}}) {{GuarantorEnd}}

Sera présenté ainsi : Lisa Green (signé par le référent : Tom Brown) sur l’accord.

Vous pouvez inclure toutes les autres variables du référent dans {{GuarantorStart}} {{GuarantorEnd}}, si nécessaire. Tout le contenu entre {{GuarantorStart}} et {{GuarantorEnd}} sera masqué, s’il n’existe pas de référent pour l’usager recevant la notification.

Voir aussi : Accords numériques

Règles de l’accord numérique

Les règles de l’accord numérique fonctionnent de la même manière que les autres règles dans Quria, mais elles sont uniquement disponibles pour les accords relatifs aux Conditions générales. D’autres accords sont pris en charge pour les usagers individuels.

Vous pouvez définir l’accord de type Conditions générales devant être signé par les usagers lorsqu’ils s’inscrivent à la bibliothèque, et en cas de passage d’une tranche d’âge à une autre.

Vous pouvez définir les règles en fonction d’un groupe d’âge et d’une catégorie d’usager, puis définir pour chaque règle si l’usager est autorisé à signer numériquement l’accord dans Arena et si un nouvel accord doit être signé en raison d’un changement de tranche d’âge.

Remarque :
Si certains usagers, comme le personnel ou les institutions, ne doivent pas signer d’accord, vous devez définir spécifiquement toutes les combinaisons devant le faire. Il n’existe aucun moyen de mettre en place des règles « négatives ». Cela s’explique par la nécessité de couvrir la situation dans laquelle tous les usagers doivent signer des accords (paramètre d’organisation au niveau du compte) et de ne pas y avoir de paramètres en conflit.

Accord pour une nouvelle tranche d’âge

Vous pouvez obliger les usagers à signer un nouvel accord lorsqu’ils accèdent à une tranche d’âge spécifique (notamment lorsqu’ils atteignent 18 ans). Si la bibliothèque propose plusieurs tranches d’âge pour les enfants, il n’est généralement pas nécessaire de signer de nouveaux accords lorsque les enfants passent d’une catégorie à l’autre.

Signature numérique dans Arena

En fonction des règles locales de la bibliothèque ou des règles du fournisseur de signature tiers, vous pouvez définir si la signature numérique dans Arena est autorisée. Vous pouvez également autoriser la signature numérique dans Arena uniquement pour certaines catégories d’usagers.

Méthodes de paiement

Lorsque les dettes sont payées et que les factures sont réglées, la méthode de paiement doit être sélectionnée.

Les méthodes de paiement sont prédéfinies et ces paramètres s’appliquent à la totalité de l’installation. S’il existe plus d’un compte, vous devez vous mettre d’accord sur les méthodes de paiement à activer. Il est également possible de définir une méthode par défaut. Si rien n’est fait, les espèces et la carte sont activées par défaut.

La configuration se fait dans Configurations/Paramètres/Usagers/Méthodes de paiement.

Il existe six méthodes pouvant être activées/désactivées selon le choix de la bibliothèque.

1. Espèces

2. Carte

3. Virement bancaire, si un paiement est effectué par virement bancaire manuel par l’usager.

4. Mobile, peut être utilisé par exemple pour Vipps (Norvège) et Swish (Suède)

5. Bon

6. Chèque

En plus des cinq méthodes de paiement qui peuvent être utilisées lorsque les paiements sont effectués dans Quria, Analytics peut proposer les méthodes de paiement suivantes :

  • Externe : paiements effectués pour des factures via des intégrations avec Visma/Agresso.

  • En ligne : paiements effectués dans Arena.

  • Retrait bancaire : paiements effectués via SEPA, frais d’adhésion et factures

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche lorsqu’une dette est payée ou qu’une facture est réglée, le choix des méthodes de paiement de la bibliothèque est affiché.

Remarque :
Lorsque les factures sont réglées, soit vous bénéficiez des méthodes de paiement activées, soit vous n’obtenez qu’un paiement externe. Le paiement externe est présenté comme le seul choix possible si une facture est envoyée via l’intégration à une partie externe (Visma ou Agresso), ou si la bibliothèque n’accepte pas les paiements de factures selon les paramètres d’organisation.