Travailler avec des périodiques

Remarque :
La gestion d’un périodique diffère quelque peu de celle des autres. Un périodique contient une expression de base et une manifestation de base qui contient l’information globale du titre. Elle contient également des années et des numéros qui sont des variantes spéciales des expressions et des manifestations. Les années/numéros sont visibles lorsqu’une œuvre est ouverte ; l’expression/manifestation de base se trouve dans le menu contextuel de l’œuvre.

Ajout d’un périodique

Les périodiques sont ajoutés à Quria de la même manière que d’autres œuvres, mais leur type doit être défini comme Périodique. Lorsque vous avez ajouté une œuvre, une expression et une manifestation pour un périodique, ouvrez l’œuvre. Vous verrez alors les boutons Détails relatifs au périodique et Voir et recevoir le numéro sous À propos du périodique. Voir et recevoir le numéro devient actif après avoir ajouté des détails relatifs au périodique. Si aucun détail de périodique n’est enregistré, le bouton Ajouter un numéro est disponible et peut être utilisé si vous souhaitez ajouter manuellement un numéro.

Cliquez sur Détails relatifs au périodique pour configurer le modèle de publication, le plan de publication et les abonnements pour le périodique.

Modèle de publication

Un modèle de publication n’est pas obligatoire, mais peut être utile lorsque vous vous attendez à de nombreux numéros.

  1. Cliquez sur Détails relatifs au périodique.
  2. Cliquez sur le stylo pour modifier ou ajouter un modèle de publication.
  3. Sélectionnez un calendrier de livraison et spécifiez ses détails, par exemple Distribuer de manière régulière sur une année ou Mensuellement, un jour de semaine, comme le troisième jeudi de chaque mois, sauf en juillet.

  4. Numérotation : spécifiez le nombre de numéros publiés pendant une année dans Niveau 1 - nombre d’instances. Vous n’avez pas à ajouter l’année ici, elle est définie plus tard dans le plan de publication. Vous pouvez utiliser plusieurs niveaux pour les périodiques, afin de refléter le volume (Niveau 1) et le nombre (Niveau 2). Si la numérotation doit être continue, cochez la case Numérotation continue.

Remarque :
Si vous modifiez le modèle de publication d’un périodique, vous devez régénérer le plan de publication pour refléter les modifications. Lorsque vous avez commencé à recevoir les numéros pour une année, il n’est plus possible de régénérer un plan de publication.

Plan de publication

  1. Cliquez sur Générer un plan de publication et remplissez les valeurs. En indiquant une année, la date du 1er janvier vous sera proposée pour le premier numéro et la date du 31 décembre vous sera proposée pour le dernier numéro. Cependant, les dates seront ajustées dans le plan de publication en fonction de ce que vous avez indiqué dans le calendrier de livraison. Tant qu’aucun numéro n’est reçu pendant une certaine année, le plan de publication peut être régénéré.

  2. Dans Valeur de départ pour niveau 1, indiquez quel chiffre correspondra au premier numéro de l’année, par exemple le chiffre 1. Si une publication utilise la numérotation continue, vous devez savoir quel numéro sera le premier de la nouvelle année.

  3. Générez le plan de publication.

Remarque :
À la fin de l’année, vous pouvez exécuter le processus de fin d’année pour des périodiques afin de générer des plans de publication pour l’année suivante. Voir aussi : Processus de fin d’année

Abonnements

Un abonnement doit être associé à un fournisseur et à une bibliothèque. Un budget est facultatif. Les fournisseurs sont ajoutés sous Acquisitions et périodiques sur la page Configuration.

  1. Cliquez sur Ajouter un abonnement.

  2. Remplissez les informations du fournisseur.
  3. Si vous le souhaitez, remplissez l’information sur le budget et les périodes.
  4. Remplissez les informations de localisation et d’exemplaire. La sélection d’une bibliothèque est obligatoire.

    Type d’exemplaire et Deuxième type d’exemplaire peuvent, par exemple, être utilisés pour empêcher que le dernier numéro d’un périodique soit emprunté, mais de lui attribuer un autre type d’exemplaire dès qu’un exemplaire plus récent est disponible (comme le prêt hebdomadaire). Les types d’exemplaire sont créés sous Métadonnées et exemplaires sur la page Configuration, et des règles sont utilisées pour contrôler chaque type d’exemplaire. Vous pouvez également définir si des exemplaires doivent être créés lorsqu’un numéro est reçu en cochant la case Enregistrer les exemplaires.

Vous pouvez obtenir un aperçu des abonnements et des périodes à partir de l’onglet Abonnements de la page Collections. Vous pouvez rechercher des abonnements et limiter le résultat de la recherche en filtrant par organisation, département, fournisseur, budget et période de budget. Vous pouvez télécharger le résultat de la recherche en cliquant sur Télécharger au format CSV.

Voir aussi : Acquisitions et périodiques et Guide de recherche



Réception des numéros

Une fois que vous avez créé un plan de publication et un abonnement, vous pouvez commencer à recevoir et à enregistrer des numéros. La réception de numéros nécessite une autorisation. Les utilisateurs non autorisés peuvent ouvrir la vue et voir les informations.

  1. Cliquez sur Voir et recevoir les numéros sous À propos du périodique sur la page de l’œuvre.

  2. Sélectionnez la numérotation correcte pour ce numéro. En fonction de la date du jour, Quria proposera le numéro à recevoir. Vous pouvez sélectionner un autre numéro dans le menu déroulant. Ce menu déroulant avec les numéros comprend la date de livraison prévue pour les numéros.

  3. Il est possible de sélectionner une organisation pour limiter la liste des abonnements. La valeur sélectionnée est conservée pendant la session, à moins qu’elle ne soit modifiée. Trouvez la bibliothèque/l’abonnement approprié et cliquez sur « Enregistrer ».
  4. Si des exemplaires doivent être enregistrés, la boîte de dialogue Ajouter un exemplaire s’ouvrira. Ajoutez un code-barres et vérifiez que le reste des informations est correct.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez désormais voir l’exemplaire répertorié sur la page de l’œuvre.

Dans la liste des abonnements, vous pouvez également ajouter et modifier une note interne sur un numéro et envoyer des rappels manuels à un fournisseur. Voir : Travailler avec des périodiques

Les notes internes peuvent également être consultées et traitées en bloc dans l’onglet Abonnements de la page Collections.

Annuler l’enregistrement d’un exemplaire reçu

Si vous avez accidentellement enregistré un exemplaire sous le mauvais numéro, vous pouvez annuler son enregistrement.

  1. Ouvrez la vue Exemplaire et effacez l’exemplaire.

  2. Utilisez l’option Voir et recevoir le numéro et sélectionnez un numéro dans le menu déroulant. Attendez que le menu contextuel devienne actif, puis choisissez Annuler l’enregistrement.

  3. Vous pouvez maintenant réenregistrer l’exemplaire.

Ajouter, modifier et effacer manuellement des numéros

Pour les publications sans plan de publication, vous pouvez ajouter des numéros en utilisant le bouton Ajouter un numérosur la page de l’œuvre. Sélectionnez ensuite Ajouter un exemplaire dans le menu contextuel pour ajouter l’exemplaire concerné. Le bouton Ajouter un numéro est uniquement disponible si aucun détail relatif au périodique n’est enregistré.

Il est parfois nécessaire de modifier manuellement un plan de publication, par exemple si deux numéros sont combinés dans un seul ou si un numéro supplémentaire est publié. Ces modifications sont effectuées en utilisant l’option Ajouter manuellement un numéro dans la vue du plan de publication ou dans le menu contextuel des numéros pour renommer ou effacer des numéros.

Les modifications manuelles apportées à un plan de publication n’affecteront pas le processus de fin d’année.

Vous pouvez modifier ou effacer des numéros individuellement en utilisant le menu contextuel d’un numéro dans le plan de publication ou en utilisant le menu contextuel du numéro. Si vous souhaitez effacer un numéro, vous devez d’abord effacer les exemplaires et les réservations qui y sont associés.

Suppression d’un périodique

Si vous souhaitez effacer un périodique, vous devez commencer par effacer les plans de publication, les abonnements et les exemplaires.

  1. Sous À propos du périodique sur la page de l’œuvre, cliquez sur Détails relatifs au périodique.

  2. Effacez tous les abonnements, puis cliquez surEffacer le périodique. Ce bouton n’est activé que lorsque tous les abonnements ont été supprimés.

  3. Revenez sur la page de l’œuvre. Effacez les exemplaires manuellement ou en bloc dans Exemplaires. Lorsque le dernier exemplaire d’un numéro est effacé, le numéro sera effacé automatiquement. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez effacer le numéro en utilisant le menu contextuel du numéro. Les réservations doivent être traitées avant de pouvoir effacer un numéro.

  4. Terminez en effaçant l’œuvre.

Rappels périodiques

Vous pouvez configurer des rappels au cas où des numéros périodiques n’ont pas été reçus dans les délais du plan de publication. Une notification sera envoyée au fournisseur concernant le numéro manquant.

Les rappels peuvent également être traités manuellement par les utilisateurs autorisés à recevoir et à traiter les numéros.

La liste des abonnements indique la date de dernier rappel, l’expéditeur et le nombre de rappels envoyés. Cette opération peut également être effectuée en bloc dans l’onglet Abonnements de la page Collections.

Tâche programmée

  1. Dans les informations périodiques du fournisseur, que vous trouverez sous Abonnements dans la page Détails relatifs au périodique, entrez le nombre de jours à attendre après ne pas avoir reçu un numéro planifié avant qu’un rappel ne soit envoyé. Assurez-vous également qu’une adresse courriel est enregistrée pour le fournisseur sous Acquisitions et périodiquessur la pageConfiguration.
  2. Définissez un contact de notification pour les acquisitions et les périodiques sous Circulation et notifications dans la page Configuration. C’est là que vous pourrez ajouter un Courriel de l’expéditeur : une adresse à la personne à la bibliothèque qui gère les périodiques. Si vous ne définissez pas un contact de notification spécifique pour les rappels périodiques, le contact par défaut sera utilisé.
  3. Vérifiez qu’il y ait un texte de message approprié pour le Rappel périodique sous Circulation et notifications dans la page Configuration. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Ajouter texte personnalisé et ajoutez-en un.
  4. Assurez-vous que le travail planifié Générer des rappels pour les périodiques, que vous trouvez sur l’onglet Admin dans la page Configuration, soit activé.

Rappels manuels

  1. Utilisez l’option Voir et recevoir le numéro et sélectionnez un numéro dans le menu déroulant

  2. Utilisez le menu contextuel d’un abonnement pour envoyer un rappel manuellement.

Recherche d’abonnements

Les utilisateurs autorisés à gérer les abonnements en bloc peuvent gérer les abonnements et les numéros dans l’onglet Abonnements de la page Collections. Pour traiter les rappels et les notes internes en bloc, l’autorisation de traiter et de recevoir les numéros est également nécessaire.

Les abonnements peuvent être filtrés par :

  • Actif pendant

  • Date de début

  • Date de fin

  • Date de fin de l’essai

Les numéros peuvent être filtrées par :

  • Statut : non livré, rappel envoyé, reçu

  • Organisation

  • Périodes de dates : date de livraison prévue, date de rappel, date de réception

  • Si des notes internes existent ou non

Le résultat de la recherche contient des informations sur les numéros spécifiques par abonnement. Les utilisateurs autorisés à recevoir et à traiter les numéros peuvent envoyer des rappels et ajouter des notes aux numéros individuels si nécessaire. Il est également possible de télécharger la liste des numéros.