Acquisitions et périodiques
Dans la section Configuration, sous Acquisitions et périodiques, vous pouvez afficher et définir des paramètres liés à ces zones.
Budgets
La liste répertorie les budgets qui ont été créés. Vous pouvez également ajouter de nouveaux budgets, modifier des budgets et supprimer des budgets caduques.
Ajout d’un budget
Ajoutez le budget au niveau organisationnel où il devrait être possible de l’utiliser. Les budgets peuvent être utilisés par tous les niveaux inférieurs, ce qui peut être utile, par exemple, lors de la création d’un budget pour les subventions de projet.
- Cliquez sur Ajouter un budget.
- Remplissez les champs. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
- Ajoutez une ou plusieurs périodes budgétaires, et si vous le souhaitez, un niveau d’avertissement. Le niveau d’avertissement est utilisé dans le suivi budgétaire pour indiquer lorsque vous avez atteint le niveau fixé pour la période budgétaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Devises
Vous pouvez ajouter des devises pour obtenir une estimation du coût lors des achats auprès de fournisseurs internationaux. Il n’y a aucun lien avec les taux de change utilisés par les établissements financiers, et vous devez maintenir les devises vous-même.
Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de devise dans Quria, vous devez ajouter la devise par défaut (la devise utilisée à l’emplacement où vous vous trouvez) avec le taux de change 1. Ensuite, ajoutez les autres devises avec leurs taux de change par rapport à la devise par défaut. Une devise dont le taux de change est 0 ne sera pas prise en compte.
Exemple
Dans une installation suédoise où vous souhaitez pouvoir effectuer des achats en euros, la devise suédoise
Fournisseurs
C’est là que vous gérez les fournisseurs de commandes manuelles d’exemplaires, ainsi que les fournisseurs des commandes qui vont automatiquement dans Quria. Un fournisseur est également obligatoire lors de la création d’un abonnement à un périodique.
Il existe un grand nombre de paramètres, dont seuls quelques-uns sont obligatoires. Vous pouvez par exemple ajouter une langue de communication et une devise si celles-ci sont différentes des paramètres par défaut du système (utile si vous passez des commandes à l’étranger). Vous pouvez ajouter une remise si cela a été convenu. Notez que le paramètre Site Internet des coordonnées doit commencer par
Les personnes de contact que vous ajoutez le sont uniquement à des fins de suivi ; elles ne sont pas utilisées dans le système.
Les numéros de clients doivent être ajoutés si les commandes sont importées auprès de fournisseurs. Pour
Si aucune information sur l’organisation, le département et le budget n’est incluse dans les données importées, les valeurs enregistrées par numéro de client seront utilisées comme valeurs par défaut.
Service de commande
Le service de commande de Quria traite toutes les commandes entrantes provenant de divers fournisseurs.
Certains fournisseurs offrent la possibilité de définir des informations détaillées telles que la bibliothèque/le département, la section et le type d'exemplaire. Si les informations sont envoyées correctement et qu'il y a une correspondance dans Quria pour les codes saisis, les informations seront définies sur les commandes dans Quria.
S'il n'y a pas de correspondance avec les codes dans Quria, l'information sera inscrite dans le champ « note » sur la ligne de commande.
Si l'information n'est pas visible du tout, soit le fournisseur ne l'envoie pas, soit il ne l'envoie pas correctement, soit le service des commandes ne peut pas la traiter pour une quelconque raison. Veuillez contacter l'équipe d’assistance Axiell si vous pensez qu'il manque quelque chose dans le service de commande Quria.
L'aide en ligne de Quria ne contient pas d'informations sur les données que les différents fournisseurs peuvent traiter et sur la manière dont elles sont introduites dans les interfaces en ligne des fournisseurs. Veuillez contacter votre fournisseur si vous avez besoin d'aide.
Adresses de livraison et de facturation
Vous pouvez configurer des adresses de livraison et de facturation, par exemple afin de recevoir les livraisons à la bibliothèque, et les factures au service financier situé à une autre adresse. Les adresses de livraison et de facturation que vous ajoutez ici sont sélectionnables à différents niveaux sous Organisations/Paramètres d'organisation.
Taux de TVA
Vous pouvez saisir différents taux de TVA à utiliser pour différents types d’acquisitions. Tous ces éléments sont inclus dans les transactions budgétaires du système pour une utilisation ultérieure, mais il n’y a pas de suivi disponible pour le moment.
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