Facturation des exemplaires perdus

Si un usager n’a pas retourné des exemplaires à la bibliothèque suite à des rappels, il est possible de configurer l’envoi de factures.

Lorsqu’une facture est envoyée pour un exemplaire, celui-ci n’est plus accessible au public et ne peut plus être réservé ou renouvelé.

Pour permettre la facturation, il est nécessaire de définir les paramètres décrits en détail ci-dessous :

Frais de remplacement et éventuellement frais administratifs
Date d’envoi de la facture
Possibilité ou non de retourner un exemplaire sur la facture
Si les factures doivent être imprimées et envoyées aux usagers ou intégrées au système financier
Si les usagers ayant des factures doivent être bloqués dans Quria
Mise en place d’une tâche programmée pour la facturation

Voir aussi : Gestion des factures

Définition des frais de remplacement

Les frais de remplacement des exemplaires sont définis sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Frais de remplacement des factures.

Cliquez sur Ajouter des frais de remplacement.
Saisissez une description des frais et définissez leurs conditions d’application. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Définissez des frais de remplacement et déterminez si ces frais doivent toujours être appliqués (Ne pas utiliser le prix de l’exemplaire) ou si le prix de l’exemplaire doit être utilisé. Le prix de l’exemplaire est récupéré à partir du prix unitaire lors de la commande de l’exemplaire. Si le prix unitaire est introuvable, les frais de remplacement sont utilisés.
Cliquez sur Enregistrer.

Définition de frais administratifs pour les factures

Les frais administratifs sont définis sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Frais généraux/Frais d’avis de retard/Facture.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description de la règle et définissez les conditions des frais. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Définissez les frais de rappel en retard.
Cliquez sur Enregistrer.

Définition du moment d’envoi de la facture

Prenez en compte les délais définis pour les rappels en retard lors de la définition du moment où les factures doivent être générées.

La période d’envoi d’une facture est définie sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Périodes/Avis de retard/Facture.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description et définissez les conditions de la règle. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Définissez le nombre de jours.
Cliquez sur Enregistrer.

Définition de la possibilité de retourner un exemplaire facturé

Si le retour d’exemplaires facturés n’est pas accepté, il ne sera pas possible de forcer un retour.

Si le retour d’exemplaires facturés est autorisé, les routines de retour normales s’appliquent pour le transit, les frais de retard, etc., mais le montant dû pour l’exemplaire retourné est déduit de la facture de l’usager (à l’exclusion des frais administratifs). Un courriel peut être généré et envoyé à l’adresse de contact En retard à l’aide du texte du message Exemplaire facturé retourné, à condition que cette adresse soit définie. Si aucune adresse de contact En retard n’est définie, l’adresse de contact Défaut est utilisée.

L’autorisation de retour d’un exemplaire facturé est définie sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Contrôle de circulation/Retour d’exemplaires avec facture et Contrôle du libre-service/Retour d’exemplaires avec facture respectivement.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description et définissez les conditions de la règle. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Sélectionnez Oui pour autoriser et Non pour refuser le retour d’un exemplaire facturé.
Cliquez sur Enregistrer.

Impression de factures

La gestion des factures de la bibliothèque est définie sous Configuration/Réglages/Organisations/Paramètres d’organisation.

Assurez-vous de sélectionner le niveau consortium, institution ou autorité sous Organisation.
Cliquez sur Ajouter un paramètre.
Sous Circulation, cochez Les factures peuvent être réglées en personne à la bibliothèque.
Cliquez sur Enregistrer.

L’impression des factures nécessite un texte de message. Vous pouvez le définir sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Textes de message.

Sélectionnez Factures pour le paramètre Type de message, Imprimer pour le paramètre Méthode d’envoi, le niveau requis dans l’organisation et la langue des factures.
Vous pouvez cliquer sur un texte de message existant dans la liste pour vérifier que le texte est exact.
Pour ajouter un texte personnalisé, cliquez sur Ajouter texte personnalisé.

Les factures à imprimer se trouvent sous Usager/Notifications.

Sélectionnez Factures et la succursale concernée.
Cliquez sur Imprimer pour chacune des factures que vous souhaitez imprimer.

Intégration au système financier pour la facturation

L’intégration au système financier est définie sous Configuration/Réglages/Périphériques et intégration/Paramètres d’intégration. Vous ajoutez les paramètres un par un.

Assurez-vous de sélectionner le niveau d’autorité sous Organisation.
Cliquez sur Ajouter un paramètre.
Pour chaque paramètre, ajoutez la clé et la valeur correspondant à votre fournisseur de système financier. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi : Intégration aux systèmes financiers

Blocage des usagers avec des factures

Vous pouvez empêcher les usagers ayant des factures de réserver et d’emprunter des exemplaires sous Configuration/Réglages/Circulation et notifications/Règles.

Sélectionnez Contrôle de l’usager/Bloc de notification/Facture.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Saisissez une description et définissez les conditions de la règle. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
Sélectionnez Oui pour bloquer et Non pour permettre à un usager ayant une facture de réserver et d’emprunter des exemplaires.
Ajoutez un message si vous le souhaitez.
Cliquez sur Enregistrer.

clôturée le sont également et les exemplaires obtiennent le statut sélectionné.

Mise en place d’une tâche programmée pour générer des factures

Les factures, ainsi que d’autres notifications, sont générées à l’aide d’une tâche programmée.

Voir aussi : Notifications