Gestion des factures

Les montants facturés sont affichés en haut de la fenêtre de détails de l’usager. Par défaut, les montants facturés et les dettes sont affichés en un seul montant total. Mais si vous avez décidé que les montants facturés ne doivent pas faire partie du Montant du bloc dettes, le Montant des dettes et le Montant des factures sont présentés séparément.

Voir aussi : Paramètres d’organisation

Il n’est pas possible de reporter la date d’échéance des prêts inclus dans les factures.

Suivi des factures

Vous trouverez les factures d’un usager sous Dettes, dans les détails de l’usager.

Lorsqu’une facture a été payée, elle doit être marquée comme réglée dans Quria.

Accédez à la section Usager dans le menu principal.
Recherchez l’usager qui a payé la facture et sélectionnez Dettes.
Sous Factures, recherchez le numéro de facture et sélectionnez Régler la facture dans le menu contextuel.

Le règlement d’une facture implique les éléments suivants :

Une date de règlement est ajoutée à la facture dans la liste sous Dettes dans les détails de l’usager.
Les exemplaires sur la facture sont retirés des prêts de l’usager.
L’exemplaire obtient le statut Facture payée. Ce statut peut être utilisé comme critère de recherche lors du traitement d’exemplaires par lot, pour rechercher les exemplaires qui doivent être supprimés dans Quria.
S’il existe une règle de blocage des usagers ayant des factures, l’usager est débloqué.
Les informations de paiement sont incluses dans les statistiques (source de données : Dettes, type de dette : Facturation de frais de remplacement et Facturation de frais administratifs).

Remarque :
Si des règles permettent le retour d’un exemplaire facturé, et si un usager retourne un tel exemplaire, la facture est réduite du montant des frais de remplacement, tandis que les frais administratifs restent à payer.

Vous pouvez également clôturer une facture si, pour une raison quelconque, la facture ne doit pas être payée par l’usager, en sélectionnant Clôturer la facture dans le menu contextuel de la facture. Vous pouvez ajouter un état manuel pour les exemplaires facturés. Les prêts sur une facture clôturée le sont également et les exemplaires obtiennent le statut sélectionné.

Recherche de factures

Vous pouvez rechercher des factures à l’aide du numéro de la facture ou du nom de l’usager en sélectionnant l’onglet Factures de la page Usager.

Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation Usagers/Factures ont accès à cet onglet.

Vous pouvez ensuite affiner les résultats de recherche en filtrant par catégories d’usager, dates de création des factures, statut de facture et dates de statut, organisation propriétaire et types de suppression.

Les résultats de recherche comprennent des informations telles que le numéro de la facture, les montants, les détails du statut, le nom de l’usager et la bibliothèque d’exploitation. Pour les factures supprimées, vous voyez également le type de suppression et le commentaire de suppression. Lorsque vous développez la facture, vous voyez également les éléments qu’elle contient.

Après avoir trouvé une facture, vous pouvez la régler ou la clôturer à partir de la section Dettes des détails de l’usager.

Voir aussi : Rappels de dettes et Facturation des exemplaires perdus