Asiakkaiden konfiguraatio

Asiakkaiden hallinnointiin liittyviä asetuksia voi tarkastella ja tehdä Konfiguraatio-osion kohdassa Asetukset/Asiakkaat.

Ikäryhmät

Luettelossa näkyy kullekin ryhmälle määritettyjen ikäryhmien aloitusikä. Voit myös lisätä uusia ikäryhmiä ja poistaa ikäryhmiä, jotka eivät ole enää olennaisia.

Jos valitset ikäryhmälle asetuksen Takaaja, voit joko luoda yhteyden toiseen asiakkaaseen, joka on rekisteröitynyt Quria-palveluun, tai syöttää takaajan nimen luodessasi uutta tämän ikäryhmän asiakasta.

Ikäryhmiä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kullekin ikäryhmälle voidaan asettaa sääntöjä, kuten erilaisia sääntöjä myöhästymismuistutuksille asiakkaan iän mukaan.
  • Ikäryhmän siirto -toiminnon avulla kirjasto voi ilmoittaa asiakkaalle tai ottaa häneen yhteyttä, kun tietty ikä saavutetaan.

Katso myös: Ikäryhmän siirto

Sukupuolet

Luettelossa näkyvät määritetyt sukupuolet. Nämä ovat valittavissa asiakkaan tiedoissa.

Naisten/miesten koodeiksi on asetettava F/M, jos asiakkaan sukupuoli asetetaan automaattisesti henkilötunnuksen syötön perusteella.

Voit myös lisätä uusia sukupuolia ja poistaa sukupuolet, jotka eivät ole enää olennaisia.

Asiakasryhmät

Luettelossa näkyvät kullekin ryhmälle määritetyt asiakasryhmät, kuten tavalliset asiakkaat, henkilökunta tai kaukopalvelu. Asiakkaat voivat kuulua eri asiakasryhmiin eri ryhmissä; esimerkiksi henkilökunta koulussa ja tavallinen asiakas julkisessa kirjastossa. Voit myös lisätä uusia asiakasryhmiä ja poistaa ryhmiä, jotka eivät ole enää olennaisia.

Voit määrittää yhdeksi ryhmäksi Oletusryhmä itserekisteröityneille asiakkaille. Tämä ryhmä on määritettävä, jotta asiakkaat voivat rekisteröityä itsenäisesti verkossa ja esimerkiksi tehdä varauksia ja lainata e-kirjoja välittömästi.

Voit määrittää yhdeksi ryhmäksi Oletusryhmä itserekisteröityneille asiakkaille, jotka allekirjoittavat sopimuksen. Tämä ryhmä asetetaan automaattisesti, kun itserekisteröitynyt asiakas on allekirjoittanut tyypin Yleiset käyttöehdot sopimuksen. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos Digitaaliset sopimukset -moduuli on aktivoitu.

Voit määrittää yhdeksi ryhmäksi Oletusryhmä automaattisesti luoduille lähtevä kaukolaina -asiakkaille (kirjastot). Tätä käytetään, kun järjestelmä on integroitu toimittajaan kirjastotiedoilla. Kun Quria vastaanottaa uusia kirjastotietoja, luodaan myös tähän ryhmään kuuluvia asiakkaita, joita voidaan käyttää toimintoon Lähtevä kaukolaina.

Voit merkitä useille asiakasryhmille Ryhmä asiakkaille (kirjastot), jota käytetään lähteville kaukolainoille. Kiertomenettelyt tukevat Lähtevä kaukolaina -prosessia kaikkien sellaisten varausten ja lainojen osalta, jotka liittyvät asiakkaisiin, jotka kuuluvat tämän merkinnän sisältäviin asiakasryhmiin.

Voit merkitä yhdelle tai useammalle ryhmälle Ryhmä, jota käytetään kotipalvelulle. Kaikkien niiden asiakkaiden lainahistoria, jotka kuuluvat asiakasryhmään Kotipalvelu, säilytetään.

Huomautus:

Jos poistat asiakasryhmän käytöstä kohdassa Kotipalvelu, kaikkien tähän ryhmään kuuluvien asiakkaiden koko lainahistoria poistetaan (ellei asiakas ole valinnut lainahistoriansa tallentamista). Sama pätee, jos muutat asiakkaan ryhmäksi muun kuin Kotipalvelu-ryhmän. Saat vahvistusvaroituksen molemmissa tapauksissa.

Asiakkaiden on valittava lainahistorian näyttäminen Arena-palvelussa nähdäkseen lainahistorian itse Arena-palvelussa, ja he näkevät lainat vain tästä ajankohdasta alkaen – eivät aiempaa lainahistoriaa.

 

Katso myös: Kotipalvelu

Voit merkitä useille asiakasryhmille Tulostaminen kuiteille sallittu, jotta nämä ryhmät voidaan sisällyttää varauskuitille.

Kun Quria-kirjastojärjestelmä yhdistetään opiskelijakäyttöliittymään, voi olla hyödyllistä luoda opiskelijoille, opettajille ja kirjastonhoitajille oletusasiakasryhmät, joita käytetään automaattisessa asiakastietojen synkronoinnissa. Näihin ryhmiin kuuluville asiakkaille annetaan sitten asianmukaiset käyttöoikeudet koulukirjastojärjestelmässä. Kullekin tyypille voidaan määrittää yksi asiakasryhmä. Asiakasryhmien, joilla ei ole tyyppiä opiskelija/opettaja/kirjastonhoitaja, asiakkaat katsotaan opiskelijoiksi.

Voit määrittää oletusasiakasryhmän, jota käytetään, kun uusia asiakkaita lisätään. Asetus tehdään kohdassa Konfiguraatio/Asetukset/Organisaatioasetukset, ja se voidaan määrittää millä tahansa organisaatiotasolla.

Puhuttelut

Luettelossa näkyvät määritetyt puhuttelut. Nämä ovat valittavissa asiakkaan tiedoissa. Voit myös lisätä uusia puhutteluita ja poistaa puhutteluita, jotka eivät ole enää olennaisia.

Myytävät tuotteet

Luettelossa näkyvät tuotteet, jotka on rekisteröity myyntiin Quria-palvelussa. Voit lisätä uusia tuotteita sekä päättää, tulevatko ne myyntiin heti vai myöhemmin.

Taloudelliset tiedot, Tilikoodi ja Arvonlisäverokanta voidaan lisätä tarvittaessa. Tietoja käytetään, kun laskuja viedään XML-muodossa.

Tilikoodi on taloushallintojärjestelmässä oleva tili, jota vastaan määrä kirjataan. Arvonlisäverokanta voidaan asettaa, jos arvonlisäveroa on käsiteltävä taloushallintojärjestelmässä.

Jos Peppol -integraatioasetuksissa määritettyä oletustiliä tulee käyttää, sitä ei ole syytä määrittää näin yksityiskohtaisella tasolla.

Vinkki:
Jos haluat kirjata maksuja rekisteröimättömistä tuotteista tapauskohtaisten kustannusten sallimiseksi, lisää tuote ilman summaa. Kun tämä tuote valitaan, summa on syötettävä manuaalisesti.

Asiakkaan jäsenyystyypit

Luettelossa näkyvät ryhmälle määritetyt jäsenyystyypit. Nämä ovat valittavissa asiakkaan tiedoissa. Voit myös lisätä uusia jäsenyystyyppejä ja poistaa ne, jotka eivät ole enää olennaisia.

Asiakkuus-toiminnon avulla kirjasto voi rajoittaa asiakastilien voimassaolojaksoa esimerkiksi silloin, kun kirjasto haluaa ottaa asiakkaisiin säännöllisesti yhteyttä tarkistaakseen henkilötietoja tai kun kirjasto perii maksun palveluistaan. Tämä toiminto otetaan käyttöön, kun Quria asennetaan. Kun asiakkuuden voimassaolo päättyy, asiakas ei voi tehdä varauksia tai lainata kappaleita, ellei asiakkuutta uusita.

Eri jäsenyystyypeissä määritetään kunkin jäsenyyden kesto ja hinta.

Taloudelliset tiedot, Tilikoodi ja Arvonlisäverokanta voidaan lisätä tarvittaessa. Tietoja käytetään, kun laskuja viedään XML-muodossa.

Tilikoodi on taloushallintojärjestelmässä oleva tili, jota vastaan määrä kirjataan. Arvonlisäverokanta voidaan asettaa, jos arvonlisäveroa on käsiteltävä taloushallintojärjestelmässä.

Jos Peppol -integraatioasetuksissa määritettyä oletustiliä tulee käyttää, sitä ei ole syytä määrittää näin yksityiskohtaisella tasolla.

Huomautus:
Jatkuvien asiakkuuksien kesto ei saa koskaan olla lyhyempi kuin Päivää voimassaolon lakkaamiseen -asetus kohdassa Pankkitoiminta (asiakkuus), joka asetetaan kohdassa Organisaatioasetukset, jos pankkimaksua käytetään.
  1. Siirry päävalikon Konfiguraatio-osioon. Ylävalikko Asetukset avautuu.
  2. Klikkaa Asiakkaat-kohdasta Jäsenyystyypit.
  3. Klikkaa Lisää jäsenyystyyppi. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä.
  4. Täytä jäsenyystyypin nimi, kesto ja hinta. Syötä 0, jos maksua ei peritä.
  5. Valitse Jatkuva jäsenyys, jotta jäsenyys uusiutuu automaattisesti, kun se päättyy. Sovelletaan vain, jos maksu peritään. Asiakkaiden, joilla on automaattinen pankkimaksu, määräpäivä päivitetään. Manuaalisesti maksaville asiakkaille luodaan jäsenmaksu, ja kun maksu on maksettu, uusi määräpäivä asetetaan.
  6. Valitse Peri eräpäivä takaajalta jäsenyyksille, joissa useampi asiakas voidaan lisätä samaan jäsenyyteen ja joissa asiakkaille halutaan lisätä sama määräpäivä kuin pääyhteystiedolle. Sovelletaan vain, jos maksu peritään.
  7. Klikkaa Tallenna.

Jäsenyystyyppi näkyy luettelossa, ja se on valittavissa myös asiakastiedoissa.

Katso myös: Asiakkaan jäsenyys ja Ryhmän, kirjaston tai yksikön lisääminen tai muokkaaminen

Vapaat kentät

Vapaisiin kenttiin voidaan sisällyttää asiakaskohtaisia asiakastietoja, joita voidaan käyttää tilastojen ja hakujen tekemiseen. Kohtaan Vapaat kentät syöttämäsi kentät ja arvot ovat käytettävissä, kun muokkaat asiakkaan tietoja ja luot raportteja.

Maksun/laskun poiston tyypit

Voit määrittää maksun/laskun poiston tyypit yhtenäistääksesi työnkulkuja maksuja poistettaessa ja laskuja suljettaessa. Syötä koodi ja poiston syy kullekin merkinnälle. Poiston syyt ovat valittavissa asiakkaan maksua poistettaessa tai laskua suljettaessa. Poiston tyyppien koodit ovat valittavissa maksuanalytiikkaa luotaessa.

Kun olet määrittänyt poiston tyypit, Sisäinen kommentti/Kommentti -kentän käyttäminen ei ole enää pakollista maksua poistettaessa tai laskua suljettaessa.

Eston tyypit

Voit määrittää asiakkaan eston tyypit, jotka voidaan valita, kun asiakas estetään manuaalisesti. Jos eston tyyppejä on määritetty, eston tyyppien valitseminen on pakollista. Voit myös lisätä tarvittaessa kommentin, kun estät asiakkaan. Voit myös valita eston tyypit faseteissa, kun haet asiakkaita.

Digitaaliset sopimukset

Listassa näkyvät ryhmälle luodut sopimukset. Voit luoda uusia sopimuksia ja lisätä sopimusten käännöksiä.

Voit myös kopioida olemassa olevan sopimuksen kaikkine käännöksineen ja käyttää sitä uuden sopimuksen mallipohjana valitsemalla sopimuksen kontekstivalikosta Kopioi sopimus.

Sopimusten tulisi olla aina saatavilla vähintään Quria-asennuksen oletuskielellä. Kunkin sopimuksen olemassa olevat käännökset saa näkyviin klikkaamalla listassa olevaa sopimusta.

Huomautus:
Muista huomioida saavutettavuus lisätessäsi sopimuksia ja johdantotekstejä esimerkiksi muotoilemalla otsikot otsikkokappaleiden muotoilulla sopimuseditorin työkalupalkin avulla. Otsikko 1 ja Otsikko 2 ovat jo käytössä Arena-palvelussa, joten sopimustekstien ylimpänä tasona tulee käyttää otsikkotasoa Otsikko 3.

Aina kun sopimus tallennetaan, se saa uuden versionumeron. Versionumeron, päivämäärän ja tiedot sopimuksen tallentajasta saa näkyviin klikkaamalla sopimusta listasta.

  1. Klikkaa Lisää sopimus.

  2. Valitse sopimustyyppi ja anna yleinen nimi. Yleiset käyttöehdot -sopimuksen valitseminen käynnistää erityistoimintoja Quria- ja Arena-palveluissa.

  3. Kirjoita ensimmäisen sopimuksen nimi ja valitse vastaava kieli pudotusvalikosta.

  4. Voit halutessasi lisätä johdantotekstin, joka näytetään varsinaisen sopimustekstin ohella Arena-palvelussa.

  5. Lisää sopimusteksti. Voit käyttää muuttujia asiakastiedoille, kirjastotiedoille, sopimustiedoille ja yleisille tiedoille, kuten päivämäärälle.

Näitä muuttujia voidaan käyttää sopimusten mukauttamiseen:

Muuttuja Kuvaus Kommentti
{{PatronTitle}} Asiakkaan puhuttelu  
{{PatronFirstName}} Asiakkaan etunimi  
{{PatronLastName}} Asiakkaan sukunimi  
{{PatronBirthdate}} Asiakkaan syntymäaika  
{{PatronAddress}} Asiakkaan osoite Vaihtoehtoa PatronAddressFormatted käytetään osoitteen jakamiseen useammalle riville, jotta se mahtuisi esimerkiksi kirjekuoren ikkunaan, kun taas PatronAddress tulostetaan yhdelle riville. Vaihtoehto PatronAddressFormatted voi sisältää vaihtoehdon c/o.
{{PatronAddressFormatted}}
{{PatronCategory}} Asiakasryhmä, johon asiakas kuuluu  
{{PatronIBAN}} Asiakkaan IBAN  
{{PatronBIC}} Asiakkaan BIC  
{{PatronEmail}} Asiakkaan sähköpostiosoite  
{{GuarantorStart}} ...{{GuarantorEnd}} Käytetään, kun ilmoitus osoitetaan takaajalle. Katso lisätietoja alta
{{GuarantorName}} Takaajan nimi  
{{GuarantorAddress}} Asiakkaan osoite Vaihtoehtoa PatronAddressFormatted käytetään osoitteen jakamiseen useammalle riville, jotta se mahtuisi esimerkiksi kirjekuoren ikkunaan, kun taas PatronAddress tulostetaan yhdelle riville. Vaihtoehto PatronAddressFormatted voi sisältää vaihtoehdon c/o.
{{GuarantorAddressFormatted}}
{{GuarantorIBAN}} Takaajan IBAN  
{{GuarantorBIC}} Takaajan BIC  
{{GuarantorEmail}} Takaajan sähköpostiosoite  
{{GuarantorNationalID}} Takaajan sosiaaliturvatunnus  
{{MembershipType}} Asiakkaan asiakkuustyyppi  
{{PatronIdentifier}} Asiakkaan yksilöllinen tunniste  
{{PatronCard}} Asiakkaan kortin numero Tulostaa asiakkaan ensimmäisen aktiivisen kortin, jota ei ole estetty. Jos kaikki kortit ovat estettyjä/ei-aktiivisia, kortin numeroa ei tulosteta.
{{PatronNationalId}} Asiakkaan henkilötunnus/sosiaaliturvatunnus  
{{LibraryName}} Organisaatioasetuksissa määritetty yksikön nimi  
{{BranchAddressLine1}} Yksikön yhteystiedot, jotka on määritelty organisaatioasetusten kohdassa Yhteystiedot  
{{BranchAddressLine2}}  
{{BranchPostcode}}  
{{BranchCity}}  
{{BranchCountry}}  
{{BranchPhoneNumber}}  
{{BranchEmail}}  
{{BranchPaymentReceiver}}  
{{BranchOrgNumber}}  
{{BranchInfo1}} Hakee organisaatioasetuksiin lisätyt yksikön tiedot 1  
{{BranchInfo2}} Hakee organisaatioasetuksiin lisätyt yksikön tiedot 2  
{{AgreementName}} Sopimuksen nimi  
{{AgreementVersion}} Sopimuksen versio  
{{AgreementVersionDate}} Sopimuksen version tallennuspäivämäärä  
{{Date}} Päivä, jona sopimus on laadittu digitaalisesti allekirjoitettavaksi tai tulostettavaksi  

 

Huomautus:
Muuttujat on syötettävä täsmälleen taulukon mukaisesti.

Voit esikatsella sopimusta ja tarkastella, miltä se näyttää tietyn asiakkaan kohdalla, syöttämällä asiakkaan kortin numeron ja klikkaamalla Esikatselu.

Sopimukset, jotka takaajien on allekirjoitettava

Takaajien käsittelyssä sopimusten osalta on pieni ero ilmoituksiin verrattuna. Asiakasmuuttujat perustuvat aina siihen asiakkaaseen, jolle sopimus on tehty. Sopimusten osalta takaajalla ei saa olla omaa palvelussa käytettävää tiliä Quria-palvelussa, vaan lapsen tilille on lisättävä vain takaajan nimi.

Jos asiakkaalla on takaaja tai takaajan nimi rekisteröitynä ja sopimusmalli sisältää {{GuarantorName}}-muuttujan, allekirjoitusrivillä oleva nimi vaihdetaan takaajan nimeksi, jos asiakkaalla on takaaja.

Jos et halua takaajien allekirjoittavan sopimusta, älä lisää mallipohjaan {{GuarantorName}}-muuttujaa.

Esimerkki siitä, miten takaajia koskevat tiedot lisätään sopimusmallipohjiin:

Asiakas: Liisa Viheriäinen

Takaaja: Tomi Rusko

Asiakas: {{PatronFirstName}} {{PatronLastName}} {{GuarantorStart}} (Allekirjoittanut takaaja: {{GuarantorName}}) {{GuarantorEnd}}

Esitetään seuraavasti: Liisa Viheriäinen (allekirjoittanut takaaja: Tomi Rusko) sopimuksessa.

Voit tarvittaessa sisällyttää kaikki muut takaajamuuttujat kohtaan {{GuarantorStart}} {{GuarantorEnd}}. Kaikki sisältö välillä {{GuarantorStart}}– {{GuarantorEnd}} piilotetaan, jos asiakkaalla ei ole takaajia.

Katso myös: Digitaaliset sopimukset

Digitaalisten sopimusten säännöt

Digitaalisten sopimusten säännöt toimivat samalla tavalla kuin muut säännöt Quria-palvelussa, mutta ne ovat käytettävissä vain Yleiset käyttöehdot -sopimuksille. Muut sopimukset käsitellään yksittäisten asiakkaiden osalta.

Voit määritellä, mikä tyypin Yleiset käyttöehdot sopimus asiakkaan on allekirjoitettava rekisteröityessään kirjaston käyttäjiksi ja ikäryhmän siirron seurauksena.

Voit määritellä säännöt ikäryhmän ja asiakasryhmän perusteella sekä määritellä kunkin säännön osalta, voiko asiakas allekirjoittaa sopimuksen digitaalisesti Arena-palvelussa ja onko ikäryhmän siirron seurauksena allekirjoitettava uusi sopimus.

Huomautus:
Jos joidenkin asiakkaiden, kuten henkilökunnan tai instituutioiden, ei tarvitse allekirjoittaa sopimusta, sinun on määriteltävä erikseen kaikki yhdistelmät, joiden on allekirjoitettava sopimus. "Negatiivisia" sääntöjä ei voi asettaa. Syynä tähän on se, että kaikkien asiakkaiden on allekirjoitettava sopimukset (organisaatioasetus ryhmätasolla), eikä ristiriitaisia asetuksia saa olla.

Sopimus uutta ikäryhmää varten

Voit velvoittaa asiakkaat allekirjoittamaan uuden sopimuksen, kun he siirtyvät tiettyyn ikäryhmään, esimerkiksi kun he täyttävät 18 vuotta. Jos kirjastossa on useita lasten ikäryhmiä, uusia sopimuksia ei yleensä tarvitse allekirjoittaa, kun lapset siirtyvät nuorempien ikäryhmien välillä.

Digitaalinen allekirjoitus Arena-palvelussa

Voit määritellä kirjaston paikallisten sääntöjen tai kolmannen osapuolen allekirjoituspalvelun sääntöjen mukaan, onko digitaalinen allekirjoittaminen Arena-palvelussa sallittua. Digitaalisen allekirjoittamisen Arena-palvelussa voi sallia haluttaessa myös vain tietyille asiakasryhmille.

Maksutavat

Kun maksuja ja laskuja maksetaan, on valittava maksutapa.

Maksutavat on määritetty valmiiksi, ja asetus koskee koko asennusta. Jos käytössä on useampi kuin yksi ryhmä, on sovittava, mitkä maksutavat aktivoidaan. On myös mahdollista määrittää, mikä maksutapa on oletusmaksutapa. Jos mitään ei tehdä, Käteinen ja Kortti asetetaan oletusarvoisesti aktiivisiksi.

Asetukset tehdään kohdassa Konfiguraatiot/Asetukset/Asiakkaat/Maksutavat.

Käytettävissä on viisi maksutapaa, jotka voidaan aktivoida tai poistaa käytöstä kirjaston valinnan mukaan.

1. Käteinen

2. Kortti

3. Pankkisiirto, jos asiakas suorittaa maksun manuaalisen pankkisiirron kautta.

4. Mobiili, voidaan käyttää esimerkiksi Vippsissä (Norja) ja Swishissä (Ruotsi)

5. Etuseteli

Niiden viiden maksutavan lisäksi, joita voidaan käyttää Quriassa suoritettavissa maksuissa, Analytics saattaa esittää seuraavat maksutavat:

  • Ulkoinen – Visma/Agresso-integraatioiden kautta maksettavat laskut.

  • Verkko – Arenassa suoritettavat maksut.

  • Nosto pankista – SEPA-maksut, jäsenmaksut ja laskut

Kun maksu tai lasku maksetaan, kirjaston valitsemat maksutavat näytetään.

Huomautus:
Kun laskuja maksetaan, näytetään joko aktivoidut maksutavat tai vain Ulkoinen maksu. Ulkoinen maksu esitetään ainoana vaihtoehtona, jos lasku lähetetään integraation kautta ulkoiselle osapuolelle (Visma tai Agresso) tai jos kirjasto ei hyväksy laskujen maksamista Organisaatioasetusten mukaan.