La fenêtre de détails de l’usager
La fenêtre de détails de l’usager est la fenêtre qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur un nom d’usager dans les résultats de recherche de celui-ci. Dans le menu supérieur, vous trouverez les prêts, les réservations, les dettes, les données des usagers, les notifications et les accords. Vous pouvez également accéder aux détails de l’usager qui a un exemplaire en prêt, après avoir scanné l’exemplaire et en cliquant sur le nom de l’usager.
Vous trouverez dans le champ supérieur un bouton Message sur lequel cliquer pour envoyer un message au numéro de téléphone ou à l’adresse courriel de l’usager. Vous pouvez inclure le reçu de l’usager en cochant la case Ajouter les prêts actifs, etc. avant d’envoyer le message.
Il existe également un bouton Imprimer permettant d’imprimer un reçu de statut de tous les prêts, les réservations et les dettes de l’usager.
Prêts
Liste des exemplaires actuellement prêtés à l’usager. Le nombre de renouvellements restants est affiché ainsi que la date d’échéance.
| Remarque : |
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| Le nombre de renouvellements restants est uniquement basé sur le maximum autorisé et ne tient pas compte des règles (par exemple, restrictions liées au type d’exemplaire). Certaines règles peuvent encore bloquer le renouvellement, même si les renouvellements sont affichés comme étant disponibles. La vérification complète de toutes les règles aurait une incidence négative sur les performances lors de l’affichage des prêts. |
Cliquez sur le menu contextuel d’un exemplaire pour le renouveler et le retourner, sans accéder à l’exemplaire en tant que tel. Cliquez sur le titre pour ouvrir l’œuvre avec tous ses détails. Tant qu’un prêt n’est pas inclus sur une facture, vous pouvez le fermer sans avoir accès à l’exemplaire physique, en sélectionnant Fermer le prêt dans le menu contextuel. La fermeture des prêts ne délenche pas les réservations.
Cliquez sur l’icône d’agrandissement pour un seul exemplaire pour afficher plus de détails sur le prêt.
Cochez les cases pour certains ou tous les exemplaires et sélectionnez Renouveler ou Fermer les prêts pour renouveler ou fermer les prêts sélectionnés, sans accéder aux exemplaires concernés en tant que tels.
Cliquez sur Ajouter prêt pour ouvrir la fenêtre Prêt et ajouter un prêt à l’usager.
| Remarque : |
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| Lorsque vous ouvrez la fenêtre Prêt de cette façon, vous ne pouvez pas passer à un autre usager dans la fenêtre Prêt. |
Vous pouvez également afficher et rechercher dans l’historique des prêts de l’usager en développant la section Historique des prêts. Vous pouvez effectuer une recherche par titre ou par créateur ainsi que limiter la période de retour des exemplaires. La période d’historique des prêts par défaut est fixée à 3 ans à compter de la date du jour. Vous pouvez télécharger l’historique d’emprunt dans un fichier PDF. Le fichier peut contenir un maximum de 800 prêts, donc dans les cas où l’historique d’emprunt est particulièrement volumineux, vous devez d’abord limiter la liste.
Réservations
Liste des réservations actuelles de l’usager.
Cliquez sur le menu contextuel pour une seule réservation afin de la modifier ou de l’annuler, ou pour ouvrir l’œuvre.
Cliquez sur l’icône d’agrandissement pour une seule réservation afin d’afficher plus de détails.
Une fois la réservation terminée, elle disparaît de la liste.
Dettes
Liste des dettes et des factures de l’usager.
Cliquez sur le menu contextuel pour qu’une seule dette soit payée ou pour la supprimer, ou pour régler ou fermer une facture.
Cliquez sur l’icône d’agrandissement pour une seule dette ou facture pour en afficher plus de détails.
Lorsqu’une dette est payée ou supprimée, elle disparaît de la liste et peut être trouvée sous Historique de paiements ou Dettes supprimées.
Lorsqu’une facture est réglée, la date de règlement apparaît. Les factures payées par l’intermédiaire d’un système financier intégré sont marquées comme Paiement externe et des informations sur le service financier seront affichées. L’usager sera libéré des prêts et les exemplaires obtiendront automatiquement le statut Facture payée. Les exemplaires peuvent ensuite être trouvés, par exemple, sous Collections/Exemplaires pour un traitement ultérieur.
Lorsque vous clôturez une facture, vous pouvez définir un statut pour les exemplaires inclus dans la facture, par exemple Perdu, et ajouter un commentaire. Dans la liste apparaîtront la date de clôture de la facture ainsi que ses détails. L’usager sera libéré des prêts et les exemplaires recevront le statut choisi.
Ici, vous pouvez également vendre des articles à l’usager, à condition que la bibliothèque en ait à vendre.
Voir aussi : Facturation des exemplaires perdus
Données relatives à l’usager
Les données personnelles de l’usager, ainsi que les informations sur ses cartes et statistiques, sont affichées.
Ici, vous pouvez bloquer ou supprimer un usager, à condition d’en avoir les autorisations.
Cliquez sur le stylo dans le coin supérieur droit d’une section pour en modifier les informations. Seuls les champs possédant des valeurs sont affichés.
Informations générales
Les informations générales, par exemple le nom et la date de naissance, sont stockées et consultables dans l’ensemble du consortium.
Le numéro d’identité est spécifique à chaque pays.
Le titre, le genre, la catégorie, la langue de communication et les champs personnalisés sont définis à Configuration/Réglages/Usagers et Configuration/Réglages/Circulation et notifications.
Vous pouvez définir une période d’absence pour éviter le blocage des réservations pendant une période d’absence. L’usager peut également afficher, définir et modifier cette période dans Arena si cette option est activée. Notez que la période d’absence n’est visible dans Arena que si ses dates de début et de fin ont été définies.
Les trajets et les arrêts de la bibliothèque mobile disponibles pour un usager dépendent de la bibliothèque de retrait sélectionnée. Si vous ajoutez un arrêt pour un usager, c’est ici que les réservations de cet usager seront récupérées.
L’identifiant externe est unique et ne peut pas être modifié. Il peut être utile lors de la recherche d’usagers qui se sont inscrits à Arena et ont rempli des formulaires pour les demandes PEB et les propositions d’acquisition.
Cochez la case pour permettre à l’usager d’utiliser la Bibliothèque libre-service. Si vous souhaitez accorder l’accès usager uniquement à certaines bibliothèques, cochez les cases de ces bibliothèques.
Si un usager a accepté de recevoir des informations marketing sur Arena, vous le verrez ici, mais vous ne pouvez pas changer ce paramètre depuis Quria.
Notes
Vous pouvez ajouter des notes sur l’usager.
Coordonnées
Les coordonnées sont stockées au niveau de l’institution.
Un usager peut avoir plusieurs numéros de téléphone. Si la case SMS est cochée, le numéro de téléphone peut recevoir des notifications de la bibliothèque. Si vous ajoutez plusieurs numéros de téléphone pour lesquels vous cochez la case SMS, tous les numéros recevront toutes les notifications SMS.
Un utilisateur peut avoir plusieurs adresses électroniques, et le fait de cocher la case Activé rend une ou plusieurs adresses courriel actives. Les adresses courriel actives sont utilisées pour les notifications envoyées par Quria.
Un usager peut avoir plusieurs adresses, dont l’une est définie comme active lorsque vous cochez la case Activé. L’adresse active est utilisée pour les notifications envoyées par Quria.
Vous pouvez marquer l’adresse d’un usager comme Adresse de l’état civil pour qu’elle soit automatiquement mise à jour via, par exemple, le site
Adhésion
La fonctionnalité Adhésion permet à la bibliothèque de limiter la période de validité des comptes usagers.
Voir aussi : Adhésion usager
Statistiques
Les statistiques suivantes sont affichées pour l’utilisateur :
- Nombre total de prêts
- Nombre de prêts cette année
- Date à laquelle l’usager s’est inscrit à la bibliothèque
- Date et type de la dernière activité
- Date de la dernière mise à jour des informations de contact. Les informations peuvent avoir été confirmées ou mises à jour dans Arena ou mises à jour dans Quria. La date ne sera pas actualisée lorsque les mises à jour sont effectuées via
Code PIN
L’usager utilise le code PIN pour se connecter à Arena et lors de l’utilisation d’un bureau en libre-service. Il y a un code PIN pour toutes les cartes (s’il y en a beaucoup). Le code PIN peut être modifié.
Les propres cartes de l’usager
Les actions suivantes peuvent être sélectionnées dans le menu contextuel :
- Bloquer/Débloquer : Une carte bloquée ne peut être utilisée dans aucune bibliothèque ; ni pour les prêts, ni pour se connecter à Arena, etc. Elle peut être débloquée et utilisée à nouveau.
-
Désactiver/Activer n’est disponible que si un usager est enregistré sur plusieurs comptes. Il fonctionne comme Bloquer/Débloquer, mais n’affecte que la bibliothèque actuelle.
- Supprimer n’est disponible que si la carte n’est active que dans le compte connecté. Une carte retirée est supprimée du système et ne peut pas être utilisée à nouveau.
De nouvelles cartes peuvent être ajoutées ici.
Connexions de l’usager
Les connexions de l’usager sont utilisées pour établir des relations entre les usagers afin d’assumer la responsabilité, par exemple, des prêts et des dettes. Chaque usager ne peut appartenir qu’à un seul groupe de connexions d’usagers, et un usager de chaque groupe doit être affecté comme contact principal.
Vous trouverez une liste d’usagers connectés à l’usager actuel, par exemple les jeunes usagers ayant besoin d’un garant. Si vous souhaitez supprimer un usager connecté, cliquez sur la poubelle à côté de celui-ci. Ici, vous pouvez également connecter d’autres usagers.
Notifications
Toutes les notifications encore valides envoyées à l’usager sont répertoriées dans l’onglet Notifications. Le message original est visible lorsque vous développez la notification, et il est possible de renvoyer ou de réimprimer une notification en fonction de la version actuelle du modèle de texte de message. Notez que les messages directs peuvent être renvoyés uniquement par leur méthode d’envoi originale. L’option Renvoyer ne sera activée que si l’usager dispose d’une adresse e-mail ou d’un numéro de SMS valides et actifs, et si la règle de notification ayant généré la notification autorise l’envoi d’un e-mail ou d’un SMS (au moment où la notification a été générée).
Les notifications qui ne sont plus valides, comme les rappels de retard pour les exemplaires ayant été enregistrés ou les notifications de réservation pour les exemplaires réservés qui ont été récupérés, sont effacées automatiquement, mais les notifications telles que les e-mails relatifs au changement de groupe d’âge et les e-mails directs doivent être supprimées manuellement pour disparaître de la liste.
Accords
Si le module Accords numériques a été activé, vous trouverez ici les accords, signés ou non. L’accord sur les Conditions générales défini dans les Règles de l’accord numérique est automatiquement ajouté au compte de l’usager et doit être signé avant que celui-ci ne puisse commencer à utiliser les services de la bibliothèque.
Pour imprimer un accord à signer par l’usager, cliquez sur Imprimer dans le menu contextuel de l’accord. Lorsque l’usager a signé l’accord imprimé, cliquez sur Vérifier la signature dans le menu contextuel.
Si l’usager a signé un accord par voie numérique, Usager s’affiche sous Signé par. Si l’usager a signé un accord imprimé, le nom du membre du personnel qui a vérifié la signature de l’usager s’affiche à la place.
Vous pouvez ajouter des accords supplémentaires en sélectionnant un accord dans la liste déroulante puis en cliquant sur Ajouter à l’usager. Les accords autres que les accords sur les Conditions générales n’empêchent pas les usagers de profiter des services de la bibliothèque.
Voir aussi : Accords numériques
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