Règles

Pour la bonne gestion de la circulation par la bibliothèque, des règles doivent s’appliquer à la fois au niveau de l’interface du personnel (Quria) et sur le portail public (tel que Arena). Grâce aux règles prédéfinies, vous pouvez définir des paramètres détaillés concernant les périodes de prêt, les frais pour retard, les routines de rappel, les blocages d’usager, le nombre maximal de prêts, etc.

Vous pouvez trouver et configurer les règles sous Configuration/ Réglages/ Circulation et notifications/ Règles.

Les utilisateurs ayant accès à la section Configuration peuvent afficher et modifier les règles.

Il est courant de configurer les règles au niveau du compte afin de permettre à toutes les bibliothèques d’utiliser le même ensemble de règles. Mais des exceptions aux règles générales peuvent également être définies au niveau des autorités et des bibliothèques.

Exemples de variables pouvant être utilisées dans les règles : type de manifestation, type d’exemplaire, catégorie d’usager et groupe d’âge.

Les paramètres possibles varient en fonction des différents types de règles, mais tous les paramètres de règles sont construits en utilisant une unité et une valeur. Parfois, vous saisissez Oui ou Non, par exemple s’il faut autoriser le renouvellement d’un exemplaire réservé, parfois vous devez saisir un nombre, comme le nombre de jours pendant lesquels un exemplaire peut être emprunté ou le nombre maximum de réservations qu’un usager peut faire. En utilisant l’unité Devise, vous pouvez, par exemple, définir les frais de retard par jour.

Les règles peuvent toutes être définies pour s’appliquer systématiquement ou seulement pendant une période donnée.

Une règle peut s’appliquer à tout, de l’ensemble du consortium (tous les comptes, autorités et branches du consortium) à une seule branche, et lorsque les règles entrent en conflit :

• La règle la plus basse dans la hiérarchie de l’organisation a le rang le plus élevé.
• Plus une règle est précise, plus son rang est élevé.

Pour toutes les règles, l’organisation doit être sélectionnée, et lorsque les règles sont traitées, l’organisation a des significations différentes. Par exemple, lors d’un prêt, la règle est basée sur l’organisation de la session en cours : la bibliothèque à laquelle l’utilisateur s’est connecté. Mais lorsqu’un renouvellement est effectué, c’est la bibliothèque dans laquelle l’exemplaire a été prêté qui détermine la règle à appliquer.

Exemple : pas de frais de retard pendant une période limitée.

La bibliothèque veut organiser une promotion pour récupérer les livres en retard et décide qu’aucun frais de retard ne sera généré pour les exemplaires qui seront retournés pendant une période donnée. Utilisez la règle des frais pour retard et saisissez 0 comme frais fixe, puis définissez la période pendant laquelle le retour d’exemplaires sera gratuit.

Plus une règle est précise, plus haut elle sera positionnée dans la fenêtre. Les règles sont vérifiées de haut en bas.

Niveau organisationnel : Une règle qui s’applique à une branche est classée plus haut qu’une règle pour une institution. Cela signifie que vous pouvez avoir une règle générale qui s’applique à toutes les branches d’une institution et ne saisir que des exceptions pour une ou plusieurs branches. L’organisation est une variable obligatoire.

Autres variables : Une règle pour un type d’exemplaire est classée plus haut qu’une règle pour une catégorie d’usager. Cela signifie qu’un paramètre situé à gauche d’un autre paramètre est prioritaire : un paramètre organisationnel est mieux classé qu’un paramètre pour une catégorie d’usagers, qui est mieux classé qu’un paramètre pour un type d’exemplaire, qui est mieux classé qu’un paramètre pour un groupe d’âge, et ainsi de suite.

La règle la plus déterminante est automatiquement positionnée en haut de la fenêtre, suivie de la deuxième règle la plus déterminante, et ainsi de suite.

Exemple : nombre différent d’exemplaires pouvant être empruntés, selon le type d’exemplaire, la catégorie d’usagers et l’organisation.

La municipalité a pour règle générale d’autoriser chaque usager à emprunter un maximum de 100 exemplaires, à l’exception des films, pour lesquels seulement 5 exemplaires sont autorisés. Le personnel scolaire qui emprunte des exemplaires dans le cadre de son travail a droit à 200 exemplaires, à l’exception des films, pour lesquels la même règle que pour les autres s’applique (5). L’une des branches de la municipalité est une bibliothèque intégrée à une école, afin de servir les étudiants et le personnel de l’école. Dans cette branche, le personnel de l’école a droit à 500 exemplaires et à un maximum de 10 films.

Remarque :

Selon la nature et l’ordre dans lequel l’usager emprunte les différents types d’exemplaires, le total peut varier. Une recommandation doit être aussi générale que possible si le total est important. Dans cet exemple, le personnel de la bibliothèque intégrée à l’école peut emprunter 510 exemplaires s’il emprunte d’abord 500 exemplaires qui ne sont pas du type film et ensuite 10 films. Mais s’ils commencent par emprunter 10 films, il ne peut emprunter que 490 exemplaires supplémentaires, soit un total de 500 exemplaires.

Regel : Nombre maximum de prêts par usager

Organisation	Catégorie d’usager	Type d’exemplaire	Groupe d’âge	Valeur
Branche de la bibliothèque intégrée à l’école	Personnel de l’école	Film	*	10
Branche de la bibliothèque intégrée à l’école	Personnel de l’école	*	*	500
Institution X	Personnel de l’école	Film	*	5
Institution X	Personnel de l’école	*	*	200
Institution X	*	Film	*	5
Institution X	*	*	*	100

Notez qu’il ne s’agit que de quelques exemples des variables disponibles lors de la configuration des règles.

Vue d’ensemble des règles

Les règles suivantes peuvent être configurées sur Quria.

Certaines règles sont déjà configurées lors de l’installation, avec une valeur par défaut (répertoriée dans la colonne de réglage par défaut). Vous trouverez des exemples détaillés pour certaines des règles en cliquant sur le lien situé à côté de la règle.

Type de règle	Descripteur	Commentaire	Unité	Paramètre par défaut	La sélection de l’organisation est basée sur
Contrôle de circulation	Retour d’exemplaires avec facture	Détermine si un exemplaire avec facture peut être retourné. Si aucun paramètre n’est défini pour cette règle, le retour est autorisé. Configuration recommandée au niveau du Compte ou à un niveau supérieur.	Oui/Non	Oui	Organisation de la session en cours
	Prêt	Détermine si un exemplaire peut être prêté Les types d’exemplaires dans le système constituent la base de ces paramètres de règles. Voir aussi : Prêt	Oui/Non	Oui	Organisation de la session en cours
	Activer les avis de dette	Permet l’utilisation des avis de dette. Voir aussi : Activer les avis de dette	Oui/Non	-	L’organisation où la dette a été créée
	Autoriser des avis de retard	Détermine si l’avis de retard défini sous Niveaux doit être utilisé. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Autoriser des avis de retard	Oui/Non	Oui	Bibliothèque de prêt
	Autoriser des avertissements en cas de retard	Détermine si un avertissement pour retard doit être envoyé. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Autoriser des avertissements en cas de retard	Oui/Non	-	Bibliothèque de prêt
	Autoriser l’avis de réservation	Détermine si un avis de réservation doit être envoyé. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Autoriser l’avis de réservation	Oui/Non	-	Bibliothèque de retrait
	Renouvellement	Détermine si un exemplaire peut être renouvelé Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Renouvellement	Oui/Non	Oui	Bibliothèque de prêt
	Renouvellement d’un exemplaire en retard	Détermine si un exemplaire en retard peut être renouvelé. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Oui/Non	Oui	Bibliothèque de prêt
	Renouvellement d’un exemplaire réservé	Détermine si un exemplaire réservé peut être renouvelé Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Nombre minimum de réservations à compter comme file d’attente (renouvellements) car ces règles sont liées	Oui/Non	Oui	Bibliothèque de prêt
Comptes	Nombre maximum de prêts par usager	Nombre maximum de prêts dont un usager peut bénéficier Voir aussi : Nombre maximum de prêts par usager	Nombre	-	Organisation de la session en cours
	Nombre maximum de renouvellements par prêt	Nombre maximal de renouvellements pouvant être effectués pour un prêt.	Nombre	-	Bibliothèque de prêt
	Nombre maximum de réservations par usager	Nombre maximum de réservations dont un usager peut bénéficier. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Nombre	-	Organisation de la session en cours
	Nombre maximum de réservations par titre	Nombre maximum de réservations qu’un usager peut faire pour un titre. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Nombre maximum de réservations par titre	Nombre	-	Organisation de la session en cours
	Nombre minimum de réservations à compter comme file d’attente (renouvellements)	Condition pour que quelque chose se passe lorsqu’il existe un certain nombre de réservations en attente pour un exemplaire. Cela peut par exemple être utilisé pour déclencher une période de renouvellement plus courte. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Nombre minimum de réservations à compter comme file d’attente (renouvellements)	Nombre	-	Bibliothèque de prêt
	Nombre minimum de réservations à compter comme file d’attente	Condition pour que quelque chose se passe lorsqu’il existe un certain nombre de réservations en attente pour un exemplaire. Cela peut par exemple être utilisé pour déclencher une période de prêt plus courte. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.
	Montant total minimum pour émettre un avis de dette	Le montant minimum de la dette pour déclencher des avis de dette. Configuration recommandée au niveau du Compte ou à un niveau supérieur. Voir aussi : Montant total minimum pour émettre un avis de dette	Devise	-	L’organisation où la dette a été créée
Frais généraux	Frais de retard maximum par exemplaire	Limitation du montant maximal des pénalités de retard par exemplaire. Voir aussi : Frais de retard maximum par exemplaire	Devise	-	Bibliothèque de prêt
	Frais des avis de dette	Des frais administratifs pour les avis de dette. À définir par niveau de rappel. Voir aussi : Frais des avis de dette	Devise	-	L’organisation où la dette a été créée
	Frais d’avertissement pour retard	Des frais administratifs qui s’appliquent aux avertissements pour retard. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Frais d’avertissement pour retard	Devise	-	Bibliothèque de prêt
	Frais d’avis de retard	Des frais administratifs pour les avis de retard À définir par niveau de rappel. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Frais d’avis de retard	Devise	-	Bibliothèque de prêt
	Frais de rappel de retard par exemplaire	Permet de facturer aux usagers des frais spécifiques pour des exemplaires individuels sur le rappel. À définir par niveau de rappel. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Devise	-	Bibliothèque de prêt
	Frais d’avis de réservation	Frais d’avis de réservation, générés lors de l’envoi de l’avis de réservation de Quria à l’usager. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Devise	-	Bibliothèque de retrait
	Frais de réservation	Frais de réservation, générés lors de la création de la réservation. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Devise	-	Organisation de la session en cours
	Frais pour les réservations non récupérées	Permet de facturer des frais lorsque les usagers ne viennent pas chercher leurs réservations. Voir aussi : Frais pour les réservations non récupérées	Devise	-	Bibliothèque de retrait
Contrôle de l’usager	Blocage du montant de la dette	Montant de la dette qui bloquera automatiquement un usager. Voir aussi : Blocage du montant de la dette	Devise	-	Organisation de la session en cours
	Blocage pour avis de dettes	Blocage automatique généré à partir d’un certain niveau d’avis de dette. À définir par niveau de rappel. Voir aussi : Blocage pour avis de dettes	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Blocage pour notification	Bloque l’usager suite à des avis de retard et des factures. À définir par niveau de rappel. Voir aussi : Blocage pour notification	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Garant obligatoire	Détermine si un usager a besoin d’un garant. Configuration recommandée au niveau du Compte ou à un niveau supérieur. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Bloquer l’usager après la transition d’âge	Bloque l’usager lorsqu’il change de groupe d’âge. Configuration recommandée au niveau du Compte ou à un niveau supérieur. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Transition du groupe d’âge	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Envoyer un courriel relatif à la transition d’âge	Envoie à l’usager des courriels basés sur le texte du message Transition entre catégories d’âge lorsque l’usager change de groupe d’âge. Configuration recommandée au niveau du Compte ou à un niveau supérieur. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Activer l’avertissement d’expiration de l’adhésion	Envoie des notifications aux usagers dont l’adhésion est sur le point d’expirer. La règle ne doit être définie qu’au niveau du compte. Voir aussi Abonnement des usagers	Oui/Non	-	-	Organisation de la session en cours
	Permettre l’accès à la bibliothèque libre-service	Peut par exemple être utilisé si tous les usagers appartenant à une catégorie d’usager et/ou à un groupe d’âge spécifiques doivent bénéficier d’un accès automatique à la bibliothèque libre-service. Peut être configuré au niveau de la bibliothèque, de l’autorité et du compte. Tout paramètre spécifique de bibliothèque libre-service sur les comptes d’usagers prévaudra sur les règles. Remarque : cette règle est uniquement prise en compte si des bibliothèques sont répertoriées comme bibliothèques libre-service.	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Adhésion obligatoire	Peut être défini pour les catégories d’usager et les groupes d’âge. La règle ne doit être définie qu’au niveau du compte. Voir aussi Abonnement des usagers	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
Frais sur la période	Droit de prêt	Règle s’appliquant aux droits de prêt, peut être définie par exemple à 10 par jour, 50 par semaine ou un montant fixe. La règle relative aux droits de prêt s’applique à la fois aux prêts et aux renouvellements.	Devise	-	Prêts : organisation de la session en cours, renouvellements : bibliothèque de prêt
	Droit de prêt pour les renouvellements	Si cette règle n’est pas définie, c’est la règle en vigueur concernant le droit de prêt qui s’applique pour les renouvellements. Si les renouvellements ne s’accompagnent pas de frais, il convient de définir les règles avec le montant « 0 ».			Bibliothèque de prêt
	Frais pour retard	Règle des frais pour retard. Une période peut être définie de manière à ce que les frais varient en fonction de la durée du retard. On peut aussi définir un montant fixe. Voir aussi : Exemple - frais de retard	Devise	-	Bibliothèque de prêt
Périodes	Ajustement de la date d’échéance en raison de la fermeture	Période à ajouter après une date d’échéance si cette échéance tombe sur un jour où la bibliothèque est fermée (pas un jour normal de fermeture). Voir aussi : Ajustement de la date d’échéance en raison de la fermeture	Date de la période	-	Prêts : organisation de la session en cours, renouvellements : bibliothèque de prêt
	Période du prêt	Période de prêt pour un prêt normal. Voir aussi : Période du prêt	Date de la période	28 jours	Bibliothèque de prêt
	Période d’emprunt pour les exemplaires réservés	Période d’emprunt pour le retrait d’un exemplaire réservé par quelqu’un d’autre Cette règle est liée aux paramètres de la règle Nombre minimum de réservations à compter comme file d’attente (renouvellements).	Date de la période	-	Bibliothèque de prêt
	Période de l’avis de dette	Période pour le niveau de l’avis de dette. À définir par niveau de rappel. Voir aussi : Période de l’avis de dette	Date de la période	-	L’organisation où la dette a été créée
	Période de tolérance pour retard	Délai de tolérance pouvant être défini pour retarder la génération de pénalités. Voir aussi : Période de tolérance pour retard	Date de la période	-	Bibliothèque de prêt
	Avis de retard	Période pendant laquelle un avis de retard doit être envoyé. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Avis de retard	Date de la période	-	Bibliothèque de prêt
	Avertissement pour retard	Détermine combien de jours avant la date d’échéance, l’avertissement pour retard sera envoyé à l’usager. Ne pas définir au niveau du lieu de travail. Voir aussi : Avertissement pour retard	Date de la période	-	Bibliothèque de prêt
	Période de renouvellement	Période normale de renouvellement. Si ce n’est pas défini, la Période de prêt sera utilisée.	Date de la période	-	Bibliothèque de prêt
	Période de renouvellement d’un exemplaire réservé	Période de renouvellement des exemplaires réservés. Si ce n’est pas défini, la Période de prêt sera utilisée. Voir aussi : Nombre minimum de réservations à compter comme file d’attente (renouvellements)	Date de la période	-	Bibliothèque de prêt
	Période de validité des réservations	Combien de jours une réservation est considérée comme active. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Date de la période	365 jours	Organisation de la session en cours
	Nombre de jours en rayon de réservation	Combien de jours un exemplaire doit-il rester en rayon de réservation ?	Date de la période	8 jours	Organisation de la session en cours
Contrôle de réservation	Déjà prêté à l’usager	Contrôle si une réservation peut être effectuée lorsque l’usager a déjà un exemplaire en prêt Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Oui/Non	Oui	Organisation de la session en cours
	Exemplaire en rayon	Détermine si les réservations sont autorisées alors qu’un exemplaire est en rayon au lieu du retrait. S’applique uniquement à Arena.	Oui/Non	Oui	Organisation de la session en cours
	exemplaire réservable	Contrôle si un exemplaire peut être réservé par l’usager. Ne pas définir au niveau du lieu de travail.	Oui/Non	Oui	Bibliothèque d’exploitation
	Exemplaire récupérable	Définit si les exemplaires doivent être en mesure de bloquer les réservations ou non. Voir aussi : Informations détaillées — règles	Oui/Non	Oui	Bibliothèque d’exploitation
Contrôle du libre-service	Prêt	Détermine si un exemplaire peut être prêté sur une machine en libre-service. Voir aussi : Prêt Utilisé uniquement par les machines en libre-service SIP2.	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Retour	Détermine si un exemplaire peut être retourné sur une machine en libre-service. Utilisé uniquement par les machines en libre-service SIP2. Voir aussi : Retour	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Retour d’exemplaires avec facture	Détermine si un exemplaire avec facture peut être retourné. La règle correspondante pour le contrôle de circulation est également vérifiée, donc s’il est généralement interdit de retourner un exemplaire présent sur une facture, le retour en libre-service sera également interrompu. Utilisé uniquement par les machines en libre-service SIP2.	Oui/Non	Oui	Organisation de la session en cours
	Renouvellement	Détermine si un exemplaire peut être renouvelé sur une machine en libre-service. Utilisé par les machines en libre-service SIP2 et par Arena. Voir aussi : Renouvellement	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours
	Magnétique	Détermine si un exemplaire est sensible aux impulsions magnétiques. Uniquement applicable si l’équipement magnétique est utilisé. Utilisé uniquement par les machines en libre-service SIP2.	Oui/Non	-	Organisation de la session en cours

Paramètres supplémentaires pour la règle

En bas de nombreuses règles existe une section pour les paramètres supplémentaires pour la règle. Il peut y avoir des paramètres supplémentaires spécifiques aux règles, par exemple pour empêcher l’envoi de rappels aux usagers par SMS.

Message par défaut

Vous pouvez ajouter un message par défaut à plusieurs endroits. Ce message est affiché avec les détails de l’usager dans les fenêtres de circulation. Vous ne saisissez un texte ici que lorsque vous souhaitez afficher un message différent de celui qui est prédéfini. Il est recommandé de commencer par utiliser Quria pour évaluer s’il y a une raison d’utiliser un autre message que celui qui est prédéfini.