Ilmoitukset

Kun ilmoitussäännöt on määritetty, ilmoituksia voidaan lähettää asiakkaan sähköpostiosoitteeseen ja/tai puhelinnumeroon esimerkiksi silloin, kun varattu kappale on valmis noudettavaksi tai kun kappale on myöhässä. Ilmoitukset voidaan myös tulostaa.

Seuraavat ilmoitussäännöt voidaan määrittää:

  • Saapumisilmoitus (varattu kappale on noudettavissa kirjastosta)
  • Eräpäivämuistutus (kappaleen eräpäivä on x päivän kuluttua)
  • Myöhästymismuistutus 1 (ensimmäinen muistutus lähetetään y päivää eräpäivän jälkeen)
  • Myöhästymismuistutus 2 (toinen muistutus lähetetään z päivää eräpäivän jälkeen)
  • Myöhästymismuistutus 3 (kolmas muistutus lähetetään xx päivää eräpäivän jälkeen)
  • Myöhästymismuistutus 4 (neljäs muistutus lähetetään yy päivää eräpäivän jälkeen)
  • Myöhästymismuistutus 5 (viides muistutus lähetetään zz päivää eräpäivän jälkeen)
  • Lasku (lasku lähetetty, xxx päivää eräpäivän jälkeen)
  • Myöhästymismuistutus varatulle kappaleelle (muistutus lähetetään heti eräpäivänä, jos joku muu on varannut kappaleen)
  • Ikäryhmän siirto (viesti, joka lähetetään asiakkaille, jotka eivät ikänsä vuoksi kuulu enää edelliseen ikäryhmään)
  • Asiakkuuden päättymisvaroitus
  • Maksumuistutus 1
  • Maksumuistutus 2
  • Maksumuistutus 3
  • Maksumuistutus 4
  • Maksumuistutuslasku

Yksi ilmoitusviesti sisältää asiakkaan kaikki kappaleet, jos useampi kuin yksi kappale on myöhässä, valmiina noudettavaksi jne. Voit asettaa ilmoitusviesteille maksun.

Lasten myöhästymismuistutukset lähetetään takaajalle eikä lapselle. Saapumisilmoitukset ja eräpäivämuistutukset lähetetään lapselle. Jos takaajaa ei ole, kaikki viestit lähetetään lapselle.

Huomautus:
Jos edeltävän tason muistutusta ei jostain syystä lähetetä (esimerkiksi sääntö, joka estää tiettyä asiakasryhmää, kuten henkilökuntaa, saamasta ilmoitusta), seuraavan tason muistutusta ei myöskään lähetetä.

Katso myös: Viestitekstit

Ilmoitustapa

Asiakas voi saada ilmoituksia tulosteena, sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä.

  • Jos asiakkaalle on rekisteröity sähköpostiosoite, ilmoitus lähetetään aina sähköpostitse (yhdessä tekstiviestin kanssa tai ainoana viestinä). Jos asiakkaalle on rekisteröity useita sähköpostiosoitteita, ilmoitus lähetetään ensisijaiseen sähköpostiosoitteeseen.
  • Jos asiakas haluaa tekstiviestin, sinun on valittava tekstiviestiruutu puhelinnumeron vierestä asiakkaan tiedoissa. Jos lisäät useita puhelinnumeroita, joiden tekstiviestiruutu on valittuna, kaikki tekstiviesti-ilmoitukset lähetetään kaikkiin numeroihin.
  • Jos asiakkaalle ei ole määritetty sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa tekstiviestien lähettämistä varten, ilmoitukset voidaan tulostaa postitse lähetettäväksi.

    Katso myös: Ilmoitusten tulostaminen
  • Voit estää joitakin myöhästymismuistutusten ilmoitustapoja kohdan Lisäasetukset säännölle avulla, joka tulee näkyviin määrittäessäsi Lainauksenvalvonta/Salli myöhästymismuistutus -sääntöjä.
Huomautus:
Tulosteita ei voi estää, koska niitä käytetään varajärjestelmänä, jos muuta lähetystapaa ei ole käytettävissä. Eräpäivämuistutusten osalta et voi estää sekä tekstiviestin että sähköpostin lähettämistä, koska jompikumpi niistä on otettava käyttöön.

Ilmoitusten oletussähköpostiosoite

Ilmoitusten oletussähköpostiosoite määritetään yhteenliittymälle, ryhmälle, kirjastolle tai yksikölle. Joillekin ilmoituksille, esimerkiksi varauksille ja hankinnoille, voidaan määrittää tietty yhteystieto. Ilmoitusyhteystietona käytetään alimmalla mahdollisella organisaatiotasolla olevaa yhteystietoa.

  1. Siirry päävalikon Konfiguraatio-osioon.
  2. Klikkaa Kierto ja ilmoitukset -kohdasta Ilmoitusyhteystiedot.
  3. Valitse luettelosta organisaatiosi Oletus nähdäksesi olemassa olevat asetukset.
  4. Lisää uusi ilmoitusyhteystieto klikkaamalla Lisää yhteystieto ja valitse yhteystietotyyppi luettelosta.

Saapumisilmoitusten viive

Saapumisilmoituksiin on mahdollista asettaa viive. Kun konfiguraatio on tehty, ilmoituksia ei lähetetä suoraan, kun varaus on kiinnitetty palautukseen. Sen sijaan ne lähetetään uuden Organisaatioasetuksen perusteella Saapumisilmoitusten viive (minuuttia) ja kun ajastettu tehtävä Luo saapumisilmoituksia (viiveellä) suoritetaan. Jos esimerkiksi viiveeksi on asetettu 15 minuuttia organisaatioasetuksissa ja tehtävä suoritetaan 10 minuutin välein, ilmoitusten lähettäminen voi kestää jopa 25 minuuttia. Nämä kaksi asetusta on määritettävä siten, että ne vastaavat toisiaan hyödyllisellä tavalla.

Huomautus: on tärkeää ottaa ajastetut tehtävät käyttöön, kun viive on asetettu. Jos ajastettu tehtävä ei ole käytössä, asiakkaat eivät saa mitään ilmoituksia.

Katso myös: Organisaatioasetukset

Ajastettujen tehtävien hallinta (manuaalisesti)

Voit lähettää asiakkaille ilmoituksia manuaalisesti.

  1. Siirry päävalikon Konfiguraatio-osioon.
  2. Klikkaa Ylläpitäjä-välilehdellä Hallinnoi ajastettuja tehtäviä kohdasta Ajastetut tehtävät.
  3. Klikkaa Suorita nyt Luo myöhästymismuistutuksia -tehtävästä.

Ilmoitukset lähetetään nyt kaikista ilmoitussääntöjen mukaisista kappaleista.

Voit muokata ajastettua tehtävää klikkaamalla sitä luettelossa. Voit esimerkiksi säätää ajastetun tehtävän suoritusaikaa tai peruuttaa sen väliaikaisesti.

Saat yleiskatsauksen kaikista suoritetuista ajastetuista tehtävistä valitsemalla Näytä suoritettujen tehtävien tila kohdasta Suoritetut tehtävät.

Ilmoitusten tiedot

Löydät tietoja lähetetyistä myöhästymisilmoituksista:

  • Kappaleen tiedoista Kappaleen käyttö -osiosta.
  • Asiakkaan tiedoista Ilmoitukset-välilehdeltä.

Sisäiset ilmoitukset ja ilmoitukset toimittajille

Voit määrittää ilmoituksia asiakkaille lähetettävien ilmoitusten lisäksi myös muihin tarkoituksiin.

Sinun on lisättävä ilmoitusyhteystietojen asetukset ja tarkistettava, että viestitekstit on määritetty tarpeidesi mukaisesti.

  • Laskulla oleva kappale palautettu – lähetetään sisäisesti, kun laskutettu kappale on palautettu kirjastoon ja ulkopuoliseen tahoon on mahdollisesti otettava yhteyttä. Viesti lähetetään myöhästymismuistutuksia varten määritetylle ilmoitusyhteystiedolle. Jos tätä osoitetta ei ole määritetty, oletusarvoista ilmoitusyhteystietoa käytetään.
  • Viimeinen kappale poistettu – lähetetään sisäisesti, kun varatun manifestaation viimeinen kappale on poistettu. Viesti lähetetään varauksia varten määritetylle ilmoitusyhteystiedolle. Jos tätä osoitetta ei ole määritetty, oletusarvoista ilmoitusyhteystietoa käytetään.
  • Hankintatilaus – lähetetään toimittajalle nimekkeitä tilattaessa.
  • Lehtitilausmuistutus – lähetetään toimittajalle, jos kausijulkaisun julkaisua ei ole saatu.

Katso myös: Ilmoitusyhteystiedot