Zahlungserinnerungen

Wenn ein Bibliothekskunde ausstehende Gebühren über einen festgelegten Betrag hinaus nicht gezahlt hat, können nach einer bestimmten Zeit Zahlungserinnerungen definiert werden. Es können maximal vier Zahlungserinnerungen mit oder ohne Verwaltungsgebühren erzeugt werden, bevor eine Rechnung erstellt wird.

Anmerkung:
Nicht beglichene Mitgliedschaftsgebühren werden nicht zu den Zahlungserinnerungen in Quria hinzugefügt. Diese Gebühren müssen separat bearbeitet werden.

Je Organisation kann nur eine Serie von Zahlungserinnerungen für einen Bibliothekskunden auf einmal erzeugt werden. Wenn ein Bibliothekskunde seine Außenstände teilweise begleicht und der gesamte geschuldete Betrag deshalb unter dem festgelegten Betrag liegt, der Zahlungserinnerungen auslöst, werden diese Erinnerungen nicht mehr versendet.

Verwaltungsgebühren für Zahlungserinnerungen werden zum Gesamtbetrag der laufenden Zahlungserinnerung hinzugefügt.

Regeln für Zahlungserinnerungen dürfen nur auf der Konto- oder Organisationsebene festgelegt werden. (Bitte beachten Sie, dass auf Kontoebene festgelegte Benachrichtigungen trotzdem auf Organisationsebene erfolgen, d. h., dass unterschiedliche Zahlungserinnerungen je Organisation versendet werden, wenn der Bibliothekskunde Schulden bei unterschiedlichen Organisationen hat.)

Folgendes muss definiert werden, um Zahlungserinnerungen zu unterstützen, und wird im Folgenden ausführlich beschrieben:

Verwendung von Zahlungserinnerungen aktivieren
Der min. Gebührenbetrag zum Auslösen von Zahlungserinnerungen
Ob eine Verwaltungsgebühr für Zahlungserinnerungen besteht
Wann und mit welcher Versandart Zahlungserinnerungen versendet werden sollen
Nachrichtentexte für Zahlungserinnerungen hinzufügen
Ob Bibliothekskunden mit Zahlungserinnerungen in Quria gesperrt werden sollten
Einen geplanten Job für Zahlungserinnerungen festlegen
Maximalen Überfälligkeitszeitraum für Zahlungserinnerungen definieren

Zahlungserinnerungen aktivieren

Die Verwendung von Zahlungserinnerungen wird unter Konfiguration/Einstellungen/Umlauf und Benachrichtigungen/Regeln festgelegt.

Wählen Sie Umlaufkontrolle/Zahlungserinnerung aktivieren.
Wählen Sie Zahlungserinnerung 1.
Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Geben Sie eine Beschreibung der Regel ein und definieren Sie die Bedingungen. Verpflichtend auszufüllende Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Wählen Sie Ja für Wenn darüber, dann.
Legen Sie fest, ob eine Benachrichtigung per E-Mail oder Ausdruck verhindert werden soll und ob der Bibliothekskunde oder der gesetzliche Vertreter (falls vorhanden) benachrichtigt werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.

Fahren Sie fort, indem Sie Zahlungserinnerungen 2, 3 und 4 und die Rechnung hinzufügen, wenn Sie alle Ebenen verwenden möchten.

Min. Gebührenbetrag definieren

Der Mindestgesamtbetrag zum Auslösen einer Zahlungserinnerung wird unter Konfiguration/Einstellungen/Umlauf und Benachrichtigungen/Regeln festgelegt.

Wählen Sie Zählungen/Mindestgesamtbetrag für Zahlungserinnerung.
Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Geben Sie eine Beschreibung der Regel ein und definieren Sie die Bedingungen. Verpflichtend auszufüllende Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Definieren Sie den Mindestgesamtbetrag für eine Zahlungserinnerung ein, die erzeugt werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.

Eine Verwaltungsgebühr für Zahlungserinnerungen definieren

Die Verwaltungsgebühr wird unter Konfiguration/Einstellungen/Umlauf und Benachrichtigungen/Regeln festgelegt.

Wählen Sie Allgemeine Gebühren/Gebühr für Zahlungserinnerung/Zahlungserinnerung 1.
Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Geben Sie eine Beschreibung der Regel ein und definieren Sie die Bedingungen für die Gebühr. Verpflichtend auszufüllende Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Definieren Sie die Gebühr für Zahlungserinnerung.
Klicken Sie auf Speichern.

Fahren Sie fort, indem Sie Verwaltungsgebühren für Zahlungserinnerungen 2, 3 und 4 und die Rechnung hinzufügen, wenn Sie alle Ebenen verwenden möchten.

Zeitraum für Zahlungserinnerung definieren

Wählen Sie Zeiträume/Zeitraum für Zahlungserinnerung/Zahlungserinnerung 1.
Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Geben Sie eine Beschreibung ein und definieren Sie die Bedingungen für die Regel. Verpflichtend auszufüllende Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Definieren Sie die Anzahl der Tage, nach der die erste Erinnerung versendet werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.

Zahlungserinnerung 1 wird nur versendet, wenn der Gebührenbetrag erreicht wurde und keine andere Serie von Zahlungserinnerungen initiiert wurde.

Fahren Sie fort, indem Sie Zeiträume für Zahlungserinnerungen 2, 3 und 4 und die Rechnung hinzufügen, wenn Sie alle Ebenen verwenden möchten. Die Anzahl von Tagen entspricht den Tagen, die vergangen sind, seitdem die letzte Zahlungserinnerung versendet wurde, zuzüglich der Gesamtanzahl von Tagen für die vorhergehenden Zahlungserinnerungsebenen, z. B.: Wenn Erinnerung 1 nach 100 Tagen versendet wird und Erinnerung 2 nach weiteren 28 Tagen versendet werden soll, wird Erinnerung 2 nach 128 Tagen versendet.

Nachrichtentexte für Zahlungserinnerungen und Rechnungen zur Zahlungserinnerung

Es müssen Nachrichtentexte für Zahlungserinnerungen erstellt werden, die auf Organisations- oder Kontoebene definiert werden. Sie werden unter Konfiguration/Einstellungen/Umlauf und Benachrichtigungen/Nachrichtentexte festgelegt.

Wählen Sie Zahlungserinnerung (einschl. Ebene) und Rechnung Zahlungserinnerung für Nachrichtenart, E-Mail oder Ausdruck für Versandart, die korrekte Ebene in der Organisation und die Sprache für die Erinnerungen.
Sie können auf einen vorhandenen Nachrichtentext in der Liste klicken, um zu überprüfen, ob der Text korrekt ist.
Um einen benutzerdefinierten Text hinzuzufügen, klicken Sie auf Benutzerdefinierten Text hinzufügen.

Sie finden die auszudruckenden Zahlungserinnerungen/Rechnungen unter Bibliothekskunde/Mitteilungen.

Wählen Sie Zahlungserinnerung (einschl. Ebene)/Rechnung Zahlungserinnerung und die korrekte Zweigstelle.
Klicken Sie für jede zu druckende Zahlungserinnerung/Rechnung auf Drucken.

Bibliothekskunden mit Zahlungserinnerungen sperren

Sie können Bibliothekskunden mit Zahlungserinnerungen von Reservierungen und Ausleihen von Medien unter Konfiguration/Einstellungen/Umlauf und Benachrichtigungen/Regeln ausschließen.

Wählen Sie Bibliothekskundenkontrolle/Blockierung Zahlungserinnerung/Zahlungserinnerung oder Rechnung.
Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
Geben Sie eine Beschreibung ein und definieren Sie die Bedingungen für die Regel. Verpflichtend auszufüllende Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Wählen Sie Ja, um einen Bibliothekskunden mit einer Zahlungserinnerung/Rechungen vom Reservieren und Ausleihen von Medien auszuschließen.
Fügen Sie eine Nachricht hinzu, wenn Sie möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Geplante Jobs zur Erzeugung von Zahlungserinnerungen festlegen

Zahlungserinnerungen und Rechnungen zur Zahlungserinnerung werden mithilfe eines geplanten Jobs erzeugt.

Siehe auch: Benachrichtigungen

Maximalen Überfälligkeitszeitraum für ausstehende Beträge definieren

Standardmäßig werden Mahnungen bei Überfälligkeit, die älter als 730 Tage sind, von Zahlungserinnerungen ausgeschlossen. Sie können die Einstellung unter System-Einstellungen aktualisieren.

Siehe auch: System-Einstellungen