Ärenden

I menyvalet Ärenden kan du hantera ärenden som skickats in av låntagare eller skapats av bibliotekspersonalen. En översikt alla ärenden visas på startsidan för ärenden. Listan sorteras på status i första hand med ordning Nytt, Aktivt, Avslutat, och därefter på senaste ändringsdatum.

Här kan du också filtrera ärenden efter till exempel ärendestatus, senaste händelse eller personal som har ärendet tilldelat till sig. De inställda värdena sparas tills ett nytt val görs. Det är också möjligt att söka bland ärenden i sökrutan som finns ovanför träfflistan.

Tillgång till sidan Ärenden i huvudmenyn såväl som möjlighet att administrera ärenden styrs av behörigheter. Det finns fyra typer av behörighet:

Menyn Ärenden – du ser Ärenden i menyn och kan se och söka efter ärenden
Lägga till ärenden – du kan skapa ärenden i Quria
Hantera ärenden - du kan behandla ärenden, till exempel svara låntagaren, tilldela till kollegor
Radera ärenden – du kan ta bort avslutade ärenden

Ärendestatus

Ett ärende kan ha följande status

Nytt Ärendet är nyskapat av låntagare och är ännu ej hanterat på något sätt.
Aktivt Så snart ett nytt ärende sparas om blir det automatiskt ändrat till aktivt. Interna ärenden blir aktiva direkt när de skapas.
Avslutat När ett ärende avslutas kan det vara möjligt för låntagaren att återöppna det genom att skicka in ett nytt svar under en viss tid efteråt. Denna tid ställs in i Inställningar - Systeminställningar : Arkivera avslutade ärenden (antal dagar). När denna tid har passerat visas ärendet med status Arkiverat för låntagaren och kan inte längre återöppnas av låntagaren.

Återöppnade ärenden får automatiskt status Aktivt igen.

Senaste händelse

Här kan du söka på ärenden där den senaste händelsen är någon av följande:

Ej tilldelat Tidigare tilldelning till användare har tagits bort
Tilldelat Har tilldelats till en användare
Meddelande från låntagare Låntagare har skickat in ärende eller svarat
Meddelande till låntagare Personal har skrivit till låntagare
Internt meddelande Personal har skrivit ett internt meddelande
Avslutat Ärendet har avslutats
Återöppnat Ärendet har återöppnats av låntagare eller personal

Hantera ärenden

När du klickar på raden för ett ärende öppnas ärendet och du ser en överblick över all tillgänglig information och har möjlighet att till exempel tilldela ärendet till ett bibliotek, en användare eller både och. Endast användare med behörighet till Ärenden finns i listan över användare som kan tilldelas ärenden.

På den vänstra sidan kan du även ändra ärendetyp och rubrik. Om låntagaren inte väljer hämtställe i samband med sin förfrågan används det som är förvalt på låntagarkontot. Om låntagaren väljer ett annat hämtställe än det som är förvalt på låntagarkontot blir det det nya som används på ärendet. Om inget hämtställe anges eller finns på låntagarkontot skapas inget hämtställe i ärendet.

Ärendetyper definieras i Inställningar – Ärenden – Ärendetyper. Det är valfritt att ha ärendetyper men kan användas för filtrering och vid statistikuttag.

I den högra delen av vyn kan du skriva ett meddelande till låntagare eller ett internt meddelande som bara syns för bibliotekspersonalen. Detta väljs med radioknapparna Meddelande till låntagare och Internt meddelande (förvalt).

Meddelande till låntagare

När du svarar en låntagare kan du antingen välja ett fördefinierat standardsvar (som konfigureras i Inställningar – Ärenden – Standardsvar). Välj vilket standardsvar du önskar i listan och klicka Lägg till. Om standardsvaret är inlagt på flera språk väljs det som är inlagt som kommunikationsspråk på låntagarkontot.

Du kan också skriva ett eget fritextmeddelande, på det språk du önskar.

När du klickar på Skicka till låntagare går det automatiskt ut ett e-postmeddelande till låntagaren. Den inskrivna texten sparas också på ärendet och kan läsas av låntagaren i Arena. Innehållet i e-postmeddelandet konfigureras i Inställningar – Cirkulation och notifieringar – Meddelandetexter. Där kan du välja om låntagaren ska få ett meddelande som inkluderar det svar du skrivit i ärendet eller enbart ett meddelande om att det finns ett nytt svar att läsa i Arena.

Internt medelande

Här skriver du ett meddelande som kan läsas av bibliotekspersonal som har behörighet till Ärenden. Inget meddelande skickas till någon i samband med detta.

Händelselogg

Den högra sidan innehåller även en händelselogg där du kan följa ärendet steg för steg.

Statistik

Du kan ta fram statistik på antal skapade, avslutade och återöppnade ärenden och få information om genomsnittlig handläggningstid. Sifforna kan finfördelas på enhet, enhetsgrupp, kontoorganisation och ärendetyp. Se även: Rapporttyper