Rapporttyper

Det finns fyra typer av rapporter:

Enheter – används för att skapa en rapport baserad på befintligt antal exemplar, manfestationer eller låntagare.

Belopp – används för att skapa en rapport baserad på transaktioner relaterade till ekonomi, såsom beställningar eller skulder, t.ex. betalning av skulder och beställningar.

Händelser – används för att skapa en rapport baserad på transaktioner som utlån, aviseringar och reservationer, t.ex. när ett objekt checkas in, en användare skapas, en skuld betalas eller en reservation skapas.

Beståndsanalys – används för att skapa rapporter övr beståndet ålder och hur det används.

För rapporter för belopp, händelser och beståndsanalys ställer du in den tidsperiod rapporten ska omfatta. Dessa rapporter baseras på transaktioner som har skett i systemet.

Enhetsrapporter skapas baserat på befintlig data, till exempel låntagare och exemplar, och genereras utifrån aktuellt datum. Du kan också ange en tidsperiod för enhetrapporter. Då söker du efter data där skapelsedatumet ligger inom det angivna intervallet.

Det finns några skillnader mellan de olika rapporttyperna:

Rapporter för belopp, händelser och beståndsanalys

Du måste ange vilken tidsperiod rapporten ska täcka.
Du kan också välja vilka tidsintervall som ska användas för att gruppera datan.
Om du vill kan du välja organisatorisk nivå. Därefter kan du även gruppera datan i rapporten efter nästa organisatoriska nivå.

För rapporter över belopp och händelser är organisationen/cirkulationstället i de allra flesta fall den plats där transaktionerna skedde, till exempel där ett lån återlämnades eller ett exemplar skapades. Det finns vissa undantag för händelser skapade av schemalagda jobb. till exempel, en skuld som orsakats av en påminnelse om försenad återlämning, där ägande till skulden är den filial där det försenade exemplaret lånades ut. För vissa datakällor är det också möjligt att gruppera och filtrera på ägande av exemplar och skulder genom att lägga till undernivåer.

Enhetsrapporter

Rapporterna baseras på aktuellt datum. Om du lägger till ett datumintervall söker du endast data där skapelsedatumet ligger inom det angivna intervallet.
Det är inte obligatoriskt att ange både start- och slutdatum, men om det ena anges blir det andra obligatoriskt.
Det finns inget alternativ för att välja organisation

Skapa en rapport

Längre ner på denna sida finns några exempel på vanliga rapporter.

Gör såhär för att skapa en rapport:

Klicka på Statistik i huvudmenyn för att öppna Statistik-fönstret.
Klicka på Skapa rapport uppe till höger.
Fönstret Statistisk rapport öppnas. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk.
Välj rapporttyp:
Enheter – för att skapa en rapport som baseras på antal exemplar, manifestationer eller låntagare
Belopp – för att skapa en rapport som baseras på något som har med finanser att göra, t ex beställningar eller avgifter
Händelser – för att skapa en rapport som baseras på händelser såsom cirkulation, notifieringar och beställningar
Namnge rapporten, och, om du vill, lägg till en beskrivning.
Om du vill skapa en privat rapport som bara du kan se, markerar du rutan för det.
Välj ett start- och slutdatum för de data som ska ingå i rapporten. Eftersom rapporter som bygger på enheter inte baseras på en tidsperiod utan på dagens datum, finns bara ett datum för den sortens rapport.
Välj vilka intervall som ska användas för att gruppera data.
Om du vill kan du välja nivå i organisationen. Sedan kan du också gruppera rapportens data på nästa nivå i organisationen. För belopp och händelser är organisationen/cirkulationsstället, i de allra flesta fall, den organisation/det cirkulationsställe där transaktionen inträffade, till exempel där ett lån återlämnades eller ett exemplar skapades. Det finns några undantag för statistik som skapas av schemalagda jobb. Till exempel kommer den enhet där ett försenat exemplar lånades ut att anges som ägare till den avgift som skapas av en påminnelse. För vissa datakällor går det också att gruppera och filtrera på ägandeskap av exemplar och avgifter genom att lägga till undernivåer.
Välj från vilka datakällor som rapportens data ska hämtas. Datakällorna som kan väljas beror på vilken rapporttyp du har valt. Det finns en översikt över datakällorna längre ner på sidan.
Ange hur rapportens data ska filtreras och grupperas ytterligare, baserat på datakällorna som du har valt. När du väljer datagrupper kan du ofta välja att filtrera på värden som ska ingå i rapporten, såsom en eller flera exemplartyper, manifestationstyper eller låntagarkategorier. Det finns en översikt över undernivåerna längre ner på sidan.

Notera:
Inte alla kombinationer av val är meningsfulla i en rapport:
Organisationer har ingen koppling till manifestationer.
Organisationsnivåer lägre ner än konton har ingen koppling till låntagare.

Du har nu gjort alla inställningar som behövs.

Klicka på Visa resultat för att se hur rapporten ser ut. Gör ändringar om du vill och klicka sedan på Spara för att göra rapporten tillgänglig från Statistik-fönstret.

Du kan också ladda ner rapporten som pdf eller i csv-format, för att dela den med andra eller arbeta vidare med informationen på egen hand, genom att klicka på Ladda ner som pdf eller Ladda ner som csv.

Notera:
Vissa webbläsare kanske inte stöder att ladda ner till pdf-fil fullt ut. I så fall kan du oftast hitta webbläsartillägg på Internet.

Skapa Rapportgrupp

För att förenkla uttag av statistik kan du skapa grupper och köra flera rapporter på en gång. Här kan du samla rapporter för månadsstatistik och årlig statistik.

Gör så här för att skapa en rapport:

Klicka på Statistik i huvudmenyn för att öppna Statistik-fönstret.
Klicka på fliken Rapportgrupper
Klicka på Skapa rapportgrupp uppe till höger. Fönstret Skapa rapportgrupp öppnas.
Namnge rapportgruppen

Lägg till relevanta rapporter genom att välja dem i rullgardinsmenyn Välj allmän rapport

Notera:
Bara allmänna rapporter kan användas.

Du kan, vid behov, ändra ordningen på rapporterna genom att klicka på upp- och nerpilarna till vänster.
Det går att ta bort en rapport från rapportgruppen genom att använda kontextmenyn till höger vid respektive rapport.
Klicka på Spara

Från listan över rapportgrupper väljer du att Generera via kontextmenyn alternativt klickar på en titel. Skriv Start- och slutdatum (det är dessa datum som gäller för körningen och inte de som är i rapporterna).

Du laddar ner resultatet som PDF eller CSV och i dessa filer ser du sedan resultatet av sökningen.

Behöver du lägga till fler rapporter i en rapportgrupp utgår du från listan över rapportgrupper, väljer Ändra via kontextmenyn, välj allmän rapport och Lägg till i grupp.

Vill du se vilka värden en rapport innehåller och vilket resultat det blir öppnar du Inkluderade rapporter och klickar på en rapport.

Datakällor för statistik

Rapporttyp	Datakälla	Händelse	Användningsområde
Händelser	Cirkulation	Återlämning	Skapar statistik om cirkulation. Du kan välja om några eller alla cirkulationshändelserna ska ingå i rapporten.
		Utlån
		Omlån
	Depositioner	Avbrutna	Skapar statistik om depositioner.
		Avslutade
		Mottagna
		Beställda
	Fjärrlån	Avbrutna	Skapar statistik om fjärrlån. Du kan välja om några eller alla fjärrlånehändelserna ska ingå i rapporten.
		Mottagna
		Beställda
	Ändrad lokalisering för exemplar	Ändrad lokalisering	Skapar statistik om exemplar vars lokalisering har ändrats.
	Ärenden	Avslutade Skapade Åtgärdstid (dagar) Återöppnade	Skapar statistik kopplade till Ärendemodulen. Åtgårdstid innebär genomsnittligt antal dagar som det tagit att hantera ett ärende från det skapas till det avslutas.
	Exemplar	Tillagda	Skapar statistik om exemplar som har lagts till eller raderats från samlingarna. Du kan välja om tillagda exemplar, raderade exemplar eller båda ska ingå i rapporten.
	Exemplar	Raderade
	Manifestationer	Tillagda	Skapar statistik om manifestationer som har lagts till eller raderats från samlingarna. Du kan välja om tillagda manifestationer, raderade manifestationer eller båda ska ingå i rapporten.
	Manifestationer	Raderade
	Notifieringar	Skickade	Skapar statistik om skickade notifieringar.
	Låntagare	Skapade	Skapar statistik om låntagare som har skapats eller raderats. Du kan välja om skapade låntagare, raderade låntagare eller båda ska ingå i rapporten.
	Låntagare	Raderade
	Låntagare, aktiva	Aktiva	Skapar statistik om aktiva låntagare.
	Fjärråterlämning	Återlämning från fjärrenhet	Skapar statistik om fjärrlån som har återlämnats på en fjärrenhet. Du kan välja om exemplar som har återlämnats till eller från en fjärrenhet, eller båda ska ingå i rapporten.
	Fjärråterlämning	Återlämning till fjärrenhet
	Reservationer	Borttagna	Skapar statistik om reservationer. Du kan välja om några eller alla reservationshändelserna ska ingå i rapporten.
		Avslutade
		Skapade
		Infångade
Belopp	Avgifter	∑ skapade	Skapar statistik om avgifter. Du kan välja om avgifter av några eller alla avgiftsstatusarna ska ingå i rapporten.
		∑ betalda
		∑ borttagna
	Beställningar	∑ avbeställda	Skapar statistik om beställningar. Du kan välja om beställningar av några eller alla beställningsstatusarna ska ingå i rapporten.
		∑ skapade
		∑ mottagna
Enheter	Exemplar	-	Skapar statistik om antal exemplar i samlingarna vid ett visst datum.
	Manifestationer	-	Skapar statistik om antal manifestationer i samlingarna vid ett visst datum.
	Låntagare	-	Skapar statistik om antal låntagare vid ett visst datum.
Beståndsanalys	Användningsgrad	-	Antal aktiva exemplar(baseras på datum för senaste aktivitet på exemplaren) jämfört med totalt antal exemplar under den angivna tidsperioden för valt bestånd. Presenteras i procent.
	Cirkulationstal, endats lån	-	Antal lån/exemplar under den angivna tdsperioden för valt bestånd.
	Cirkulationstal, lån inklusive omlån	-	Antal lån + omlån/exemplar under den angivna tidsperioden för valt bestånd.
	Exemplarfördelning	-	Antal exemplar per undernivå jämfört med totalt anta exemplar under den angivna tidsperioden för valt bestånd. Presenteras i procent.
	Exemplaromsättning	-	Nya exemplar (baseras på datum för skapande på exemplaren)/ totalt antal exemplar under den angivna tidsperioden för valt bestånd. Presenteras i procent.

Undernivåer för statistik

I samtliga datagrupper för rapporter och topp/nyhetslistor kan man även filtrera på ”ej satt” såväl som på specifika värden.

Undernivå	Användningsområde
Uttrycksspråk	Statistik där titelinformation ingår
Uttryckstyp
Manifestation, litterär form
Manifestation, hylla
Manifestation, målgrupp
Manifestationstyp
RDA, bärartyp
RDA, innehållstyp
RDA, medietyp
Låntagare, ålder	Statistik där låntagarinformation ingår, inklusive statistik om notifieringar
Låntagare, åldersgrupp
Låntagare, land
Låntagare, kategori
Låntagare, kod för kön
Låntagare, postnummer
Anpassade fält
Sändmetod	Statistik om notifieringar
Notifieringstyp	Statistik om notifieringar
Exemplar, konto	Statistik där exemplarinformation ingår
Exemplar, enhetsgrupp
Exemplar, enhet
Exemplar, avdelning
Exemplar, anskaffningsmetod
Exemplar, automatisk status
Exemplar, placering
Exemplar, hylla
Exemplar, leverantör
Exemplar, typ
Ulånande enhet
Utlånande enhetsgrupp

Tidigare lokalisering	Statistik om omlokaliserade exemplar
Ny lokalisering
Omlokaliseringstyp
Avgiftstyp	Statistik om avgifter
Borttagningstyp
Ägande enhet
Betalningsmetod
Leverantör	Statistik om beställningar
Fjärrenhetens namn	Statistik om fjärrlån som har återlämnats vid en fjärrenhet

Öppna en csv-fil i Microsoft Excel

Om du vill öppna csv-filen i Microsoft Excel, snyggt formaterad och med stöd för specialtecken etc, gör du såhär:

Starta Microsoft Excel och öppna en ny tom arbetsbok.
Under fliken Data, välj Från Text/CSV.
Bläddra till csv-filens plats, välj den och klicka på Importera.
Behåll grundinställningarna i förhandsvisningen och välj Ladda in.

Rapporten öppnas nu i Microsoft Excel.

Exempel på rapporter att skapa

Rapporter kan skapas på många olika sätt för ett stort antal olika syften. Några exempel visas nedan.

Låntagaraktivitet och aktivitetstyp

De flesta inställningarna som du behöver göra för att skapa rapporter är ganska enkla att förstå, men rapporten för låntagaraktivitet kan behöva en presentation.

När du har valt Händelser som rapporttyp kan du till exempel skapa rapporter som baseras på låntagaraktivitet. Allt nedan räknas som låntagaraktivitet:

inloggning (via Arena, SIP2, låntagarverifiering API)
utlån
omlån
återlämning
reservation
e-lån
undertecknat avtal

Varje låntagare som utför någon av dessa aktiviteter ingår i datakällan Låntagare, aktiva.

Du kan filtrera rapportens data ytterligare genom att välja en nivå i organisationen och genom att gruppera resultatet på tidsintervall och på låntagarnas ålder, kategori, kön och postnummer i adressen.

Det går även att välja Aktivitetstyp för Datagrupp, första nivån.

Du kan filtrera på en aktivitetstyp. Varje aktivitet en låntagare har räknas och samma låntagare kan därför finnas under flera aktivitetstyper.

Notera att statistikhändelser för aktivitetstyp genereras först från uppgraderingen i september 2024 och årsstatistik blir möjlig att ta fram först för år 2025.

Betalningar och räkningar

Du kan enkelt skapa en rapport som ger en god överblick över skapade, borttagna och betalda avgifter.

Välj Belopp som Rapporttyp och namnge din rapport.
Välj ett start- och slutdatum för de data som ska ingå i rapporten.
Behåll grupperingen för Hel period.
Välj en nivå i organisationen om du vill.
Välj Avgifter som Datakällor och behåll inställningen Händelser.
Välj Avgiftstyp för Datagrupp, första nivån och Betalningsmetod för Datagrupp, andra nivån.
Klicka på Visa resultat.

Du kommer att se om räkningar och administrationsavgifter har betalats på biblioteket eller vid en extern enhet.

Se även: Räkningar för borttappade exemplar

Hylla för manifestationer eller exemplar

Du kan skapa en rapport för hyllor med manifestationer eller exemplar som begränsas till hyllor som börjar med ett antal tecken som du definierar.

När du väljer datakällorna Manifestationer eller Exemplar samt Manifestationshylla eller Exemplarhylla som datagrupp, första nivån, kan du ange de första tecknen på hyllan för att enkelt kunna skapa en rapport för alla hyllor som börjar på samma tecken.

Lån per timme och enhet

Du kan skapa en rapport för att se hur lånen fördelas över dagen och vilka veckodagar det lånas ut mest.

Skapa en rapport för Händelser.

Under Gruppera data efter har du möjlighet att välja att se per veckodag och timme.

Välj Organisation och ange nivå. Sedan kan du bocka för Gruppera data efter undernivå så ser du en nivå djupare.

Under Datakällor, Cirkulation bockar du ur så att du bara ser Händelser, Utlån.

Notifieringar och sändmetod

Du kan se vilken typ av notifieringar som skickas ut och i vilken mängd.

Skapa en rapport för Händelser.

Under Gruppera data efter grupperar du efter önskad datumintervall och gruppera data efter till exempel Årlig visning.

Välj Organisation och ange nivå.

Välj Datakällor, Notifieringar och Händelser, Skickade.

Lägg till i Datagrupp, första nivån, Notifieringstyp och sedan Datagrupp andra nivån, Sändmetod.

Lån mellan enheter - korslån

Du kan skapa en rapport där du ser antalet exemplar som lånas ut på en enhet och vilken enhet de är lokaliserade på.

Skapa en rapport för Händelser.

Under Gruppera data efter grupperar du efter önskad datumintervall och gruppera data efter till exempel Årlig visning.

Välj Organisation, ange nivå och bocka för Gruppera data efter undernivå.

Välj Datakällor, Cirkulation och Händelser, Omlån, Utlån, Återlämning.

Lägg till i Datagrupp, första nivån, Exemplar, enhet.

Tips

Enheter, Exemplar är en ögonblicksbild och visar det antal exemplar som finns just nu.

Händelser, Lån omfattar även gallrade exemplar.