Saker

Med Saksmodulen kan du administrere saker sendt inn av lånere eller opprettet av bibliotekets ansatte. En oversikt over alle saker vises på startsiden for Saker. Listen sorteres etter status først, i rekkefølgen Ny, Aktiv, Fullført, og deretter etter datoen for siste oppdatering.

Du kan også filtrere saker etter f.eks. status for saken, siste aktivitet eller ansatte som har fått saken tildelt. De angitte verdiene lagres til et nytt valg gjøres. Det er også mulig å søke blant saker i søkefeltet over listen.

Tilgang til Saksmodulen i hovedmenyen, samt muligheten til å administrere saker, styres av tillatelser. Det finnes fire typer tillatelser:

• Saksbehandlings-meny – du ser saker i menyen og kan se og søke etter saker

• Legge til saker – du kan opprette saker i Quria

• Håndter saker - du kan behandle saker, for eksempel svare låneren eller tildele saken til kolleger

• Slette saker - du kan slette avsluttede saker

Status for saken

En sak kan ha følgende statuser:

• Ny Saken er nyopprettet av låneren og er ennå ikke behandlet.

• Aktiv Så snart en ny sak lagres igjen, endres den automatisk til aktiv. Interne saker blir aktive umiddelbart når de opprettes.

• Fullført Når en sak er avsluttet, er det mulig for låneren å gjenåpne den ved å sende inn et nytt svar i en viss periode. Denne tidsperioden angis i Innstillinger – Systeminnstillinger – Arkiver avsluttede saker (antall dager). Når denne tiden har gått, vises saken med statusen Arkivert i Arena og kan ikke lenger gjenåpnes av låneren.

Gjenåpnede saker får automatisk statusen Aktiv igjen.

Siste aktivitet

Du kan søke etter saker der den siste aktiviteten er ett av følgende:

• Tilordnet Har blitt tilordnet til en bruker

• Fullført Saken er avsluttet

• Melding fra låner Låner har sendt inn en sak eller svart

• Melding til låner Personale har sendt melding til låner

• Intern melding Personale har skrevet en intern melding

• Gjenåpnet Saken er gjenåpnet av låneren eller personale

Behandle saker

Når du klikker på en rad for en sak, åpnes saken og du ser en oversikt med all tilgjengelig informasjon, og du har muligheten til for eksempel å tilordne saken til et bibliotek, en bruker eller begge deler. Bare brukere med tillatelse for Saker er inkludert i listen over brukere som kan tilordnes saker.

På venstre side kan du også endre sakstype og tittel. Hvis låneren ikke velger et hentested i forbindelse med opprettelsen av forespørselen, brukes det som er forhåndsvalgt i lånerkontoen. Hvis låneren velger et annet hentested enn det som er forhåndsvalgt i lånerkontoen, vil det nye bli brukt på saken. Hvis ingen hentested er angitt eller blir funnet på lånerens konto, opprettes det ingen hentested i saken.

Sakstyper blir definert i Innstillinger – Saksbehandling – Sakstyper. Det er valgfritt å ha sakstyper, men de kan brukes til filtrering og statistikk.

I høyre del av visningen kan du skrive en melding til en låner eller en intern melding som bare er synlig for bibliotekets ansatte. Dette velges med alternativknappene Lånermelding og Intern melding (standard).

Varsling til lånere

Når du svarer en låner, kan du enten velge et forhåndsdefinert Standardsvar (som blir konfigurert i Innstillinger – Saksbehandling – Standardsvar). Velg standardsvaret du vil bruke, fra listen, og klikk på Legg til. Hvis Standardsvaret er angitt på flere språk, velges det som er angitt som kommunikasjonsspråk i lånerkontoen.

Du kan også skrive din egen frie tekstmelding, på språket du ønsker.

Når du klikker Send til låner, sendes en e-postmelding automatisk til låneren. Den angitte teksten blir også lagret på saken og kan leses av låneren i Arena. Innholdet i e-postmeldingen blir konfigurert i Innstillinger – Sirkulasjon og varslinger – Meldingstekster. Der kan du velge om låneren skal motta en melding som inneholder svaret du skrev i saken eller bare en melding om at det er et nytt svar å lese i Arena.

Intern melding

Her skriver du en melding som kan leses av bibliotekansatte som har autorisasjon for Saker. Det sendes ingen melding til noen i forbindelse med dette.

Hendelseslogg

Høyre side inneholder også en hendelseslogg hvor du kan følge saken trinn for trinn.

Statistikk

Du kan lage statistikk over antall opprettede, lukkede og gjenåpnede saker og få informasjon om gjennomsnittlig behandlingstid. Tallene kan snevres inn etter sakskonto, saksautoritet, saksfilial og sakstype.

Se også: Rapporttyper