Rapporttyper

Det finnes fire typer rapporter:

Enheter – for å opprette en rapport basert på eksisterende antall eksemplarer, manifestasjoner eller lånere.

Finans – for å opprette en rapport basert på transaksjoner knyttet til økonomi, som bestillinger eller gjeld, for eksempel gjeldsbetaling og legge inn en bestilling.

Hendelser – for å opprette en rapport basert på transaksjoner som sirkulering, varslinger og reserveringer, for eksempel et eksemplar leveres inn, en låner opprettes, en gjeld blir betalt eller en reservering blir opprettet.

Analyse av lagerbeholdning – for å lage en rapport som gir deg informasjon om hvordan lagerbeholdningen brukes og aldring.

For Finans- og Hendelser-rapportene og Analyse av lagerbeholdning-rapporten er det mulig å definere hvilken tidsperiode rapporten skal dekke. Disse er basert på transaksjoner som fant sted i systemet.

Enheter-rapporter opprettes basert på eksisterende data, for eksempel lånere og eksemplarer, og opprettes basert på gjeldende dato. Hvis du angir en tidsperiode for rapporter om antall enheter, kan du søke etter data der opprettelsesdatoen er innenfor det angitte datointervallet.

Det er noen forskjeller på de ulike rapporttypene i det første datautvalget:

Finans-rapporter, Hendelser-rapporter og Analyse av lagerbeholdning rapporter

Du må definere tidsperioden rapporten skal dekke.
Du kan også velge hvilke tidsintervaller som skal brukes til å gruppere dataene
Hvis du ønsker det, kan du velge organisasjonsnivå. Etterpå kan du også gruppere data i rapporten etter det neste organisasjonsnivået. For finans og anledning er organisasjon/arbeidsplass, i et stort flertall av sakene, organisasjonen/arbeidsplassen der transaksjonen fant sted, for eksempel der et lån ble innlevert eller et eksemplar ble opprettet. Det finnes noen unntak for analyse opprettet av planlagte jobber. For gjeld på grunn av purring, vil for eksempel eieren være filialen der det forfalte eksemplaret ble lånt ut. For enkelte datakilder er det også mulig å gruppere og filtrere etter eierskap på eksemplarer og gjeld ved å legge til undernivåer.

Enheter rapporter

Rapportene er basert på gjeldende dato. Hvis du legger til et datointervall, søker du bare i data der opprettelsesdatoen er innenfor den datoperioden.
Det er ikke obligatorisk å legge til start- og sluttdato, men hvis den ene legges inn, blir den andre obligatorisk.
Det er ikke noe alternativ for valg av organisasjon i Datautvalg-kortet.

Opprette en rapport

Lenger ned på denne siden finner du noen eksempler på vanlige rapporter.

Utfør følgende trinn for å opprette en rapport:

Klikk på Statistikk i hovedmenyen for å åpne Statistikk-vinduet.
Klikk Opprett rapport øverst til høyre.

Vinduet Statistikk rapport åpnes.
Velg rapporttype:

Enheter

Finans

Hendelser
Gi rapporten et navn og eventuelt en beskrivelse.
Hvis du vil opprette en privat rapport som bare kan ses av deg, merker du av i feltet for dette formålet.
For Hendelser- og Finans-rapporter:Velg startdato og sluttdatoen for dataene som skal med i rapporten. Siden Enheter-rapporter ikke er basert på et tidsrom men på et bestemt tidspunkt, kan kun én dato velges.
Velg hvilke intervaller som skal brukes til å gruppere dataene.
Hvis du ønsker det, kan du velge organisasjonsnivå.
Velg hvilke datakilder rapportens data skal hentes fra. De tilgjengelige datakildene avhenger av hva slags rapporttype du har valgt. Du finner en oversikt over datakildene nedenfor.
Definer hvordan du vil filtrere og gruppere dataene i rapporten videre, basert på datakildene du har valgt. Når du velger datagrupper, kan du ofte velge å filtrere etter verdien som du ønsker å ha med i rapporten, for eksempel én eller flere eksemplartyper, manifestasjonstyper eller lånerkategorier. Du finner en oversikt over undernivåene nedenfor.

Du har nå gjort alle nødvendige innstillinger for rapporten.

Klikk på Vis resultat for å se hvordan rapporten ser ut. Gjør alle endringer du ønsker, og klikk deretter på Lagre for å gjøre rapporten tilgjengelig fra Statistikk-vinduet.

Du kan også laste ned rapporten som PDF eller i CSV-format for å dele den med andre eller for å arbeide videre med dataene på egen hånd ved å klikke på Last ned som PDF eller Last ned som CSV.

Merknad:
Noen nettlesere støtter i full ut lagring i PDF-format. I så fall finner du vanligvis et nettlesertillegg på internett.

Oppretting av rapportgrupper

Rapportgrupper kan opprettes for å forenkle kjøringen av rapporter som trengs samtidig og på regelmessig basis, for eksempel månedlig eller årlig.

Klikk på Statistikk i hovedmenyen for å åpne Statistikk-vinduet.

Utfør følgende trinn for å opprette en rapportgruppe:

Klikk på fanen Rapportgrupper.
Klikk på Opprett rapportgrupper øverst til høyre. Vinduet Statistikk rapportgrupper åpnes.
Gi rapporten et navn

Legg til de relevante rapportene ved å velge dem i nedtrekksmenyen Velg offentlig rapport og klikk på Legg til i gruppe

Merknad:
Bare offentlige rapporter kan legges til

Hvis det er behov for det, kan du endre rekkefølgen på rapportene ved å klikke på pil opp og pil ned til venstre.
Hvis det er behov for det, kan du klikke på kontekstmenyen for å fjerne en rapport
Klikk på Lagre

Hvis du vil kjøre en rapportgruppe, klikker du på den i listen, legger til Fra- og Til-dato (det er Fra- og Til-datoen som brukes når rapportgruppen genereres, ikke datoene i de inkluderte rapportene), og når du velger å laste ned PDF eller CSV, vil de tilkoblede rapportene kjøres og presenteres i rapporten.

Rapporter som er opprettet med fra- og til-dato, vil få datoene byttet med datoene som er oppgitt ved kjøring av rapportgruppen. Rapporter uten fra- og til-dato vil bli kjørt uten datoer. F.eks. Enhetsantall-rapporten uten datoer viser alle data, ikke bare data som er opprettet i løpet av perioden som ble angitt da du kjørte rapportgruppen.

Hvis du vil se hva en spesifikk rapport inneholder og se innholdet i rapportgruppen, klikker du bare på den bestemte rapporten, så presenteres den på samme måte som i Statistikk/Rapporter.

Datakilder for statistikk

For hver rapporttype finnes det en definert liste med datakilder som kan svare på forskjellige typer spørsmål, og for hver datakilde kan du definere hvordan du vil filtrere og gruppere dataene.

Rapporttype	Datakilde	Hendelse	Bruk
	Saker	Fullført Opprettet Gjenåpnet Tid til ferdigstillelse (dager)	Oppretter statistikk knyttet til saker. Med Tid til ferdigstillelse menes gjennomsnittlig antall dager det tok å behandle en sak fra den ble opprettet til den var ferdigbehandlet.
Hendelser	Sirkulasjon	Innlevering	Oppretter statistikk knyttet til sirkulasjon. Du kan velge å ta med noen av eller alle sirkulasjonshendelsene i rapporten.
		Utlån
		Fornyelse
	Depoter	Kansellert	Oppretter analyser relatert til depoteksemplarer.
		Fullført
		Mottatt
		Bestilt
	Fjernlån	Kansellert	Oppretter statistikk knyttet til fjernlån. Du kan velge å ta med noen av eller alle fjernlånshendelsene i rapporten.
		Mottatt
		Bestilt
	Plasseringsendring for eksemplar	Plassering endret	Oppretter statistikk for eksemplarer hvis plassering har blitt endret.
	Eksemplarer	Lagt til	Oppretter statistikk for eksemplarer som har blitt lagt til eller slettet i samlingen. Du kan velge å ta med tillagte eksemplarer, slettede eksemplarer, eller begge deler, i rapporten.
	Eksemplarer	Slettet
	Manifestasjoner	Lagt til	Oppretter statistikk over manifestasjoner som har blitt lagt til eller slettet i samlingen. Du kan velge å ta med tillagte manifestasjoner, slettede manifestasjoner, eller begge deler, i rapporten.
	Manifestasjoner	Slettet
	Varslinger	Sendt	Oppretter statistikk for sendte meldinger.
	Lånere	Opprettet	Oppretter statistikk over lånere som har blitt opprettet eller slettet. Du kan velge å ta med opprettede brukere, slettede brukere, eller begge deler, i rapporten.
	Lånere	Slettet
	Lånere, aktive	Aktiv	Oppretter statistikk for aktive lånere.
	Ekstern innlevering	Innlevering fra ekstern filial	Oppretter statistikk knyttet til fjernlån som har blitt innlevert ved en ekstern filial. Du kan velge å ta med eksemplarer som har blitt innlevert ved en ekstern filial, til en ekstern filial, eller begge deler, i rapporten.
	Ekstern innlevering	Innlevering til ekstern filial
	Reserveringer	Kansellert	Oppretter statistikk knyttet til reserveringer. Du kan velge å ta med noen av eller alle reserveringshendelsene i rapporten.
		Fullført
		Opprettet
		Stanset
Finans	Gjeld	Σ opprettet	Oppretter statistikk knyttet til gjeld. Du kan velge å ta med gjeld fra noen eller alle gjeldsstatusene i rapporten.
		Σ betalt
		Σ fjernet
	Bestillinger	Σ avbrutt	Oppretter statistikk knyttet til bestillinger. Du kan velge å ta med bestillinger fra noen eller alle bestillingsstatusene i rapporten.
		Σ opprettet
		Σ mottatt
Enheter	Eksemplarer	-	Oppretter statistikk over antall eksemplarer i samlingen på en gitt dato.
	Manifestasjoner	-	Oppretter statistikk over antall manifestasjoner i samlingen på en gjeldende dato.
	Lånere	-	Oppretter statistikk over antall lånere på en gjeldende dato. Merknad: Hvis systemet har flere kontoer, må du huske å velge undernivået Lånerkonto for å begrense resultatet til den riktige organisasjonen.
	Manifestasjoner med beholdning	-	Oppretter statistikk over antall manifestasjoner i samlingen basert på beholdning på en gjeldende dato. Merknad: Hvis systemet har flere kontoer, må du huske å velge undernivået Eksemplarkonto for å begrense resultatet til den riktige organisasjonen. Periodikautgaver, fjernlån inn, deponeringer, bestilte titler og midlertidige titler er ikke inkludert.
Analyse av lagerbeholdning	Eksemplardistribusjon	-	Antall eksemplarer per undernivå/sammenlignet med samlet lagerbeholdning. Presentert i prosent.
	Rotasjon av eksemplarer, utlån inkludert fornyelser	-	Antall lån + fornyelser/eksemplar i den angitte tidsperioden for de valgte lagerbeholdningene.
	Rotasjon av eksemplarer, kun utlån	-	Antall utlån/eksemplarer i den angitte tidsperioden for de valgte lagerbeholdningene.
	Sirkulasjon av eksemplarer	-	Nye eksemplarer (basert på opprettelsesdato på eksemplaret)/totalt antall eksemplarer i den angitte tidsperioden for de valgte lagerbeholdningene. Presentert i prosent.
	Bruksfrekvens	-	Antall aktive eksemplarer (basert på siste aktivitetsdato på eksemplarene) sammenlignet med totalt antall eksemplarer i den angitte tidsperioden for den valgte lagerbeholdningen. Presentert i prosent.

Undernivåer som er tilgjengelige for statistikk

I alle undernivåer kan du også filtrere på Ikke angitt og de spesifikke verdiene.

Merknad:
Hvis du har flere kontoer, må du velge eksemplarkonto/lånerkonto i Enheter for Eksemplarer, Lånere og Manifestasjoner med beholdning for å få riktige tall for kontoen. Hvis undernivåer er filtrert i Analyse av lagerbeholdning, Distribusjon av eksemplarer, beregnes data bare basert på de filtrerte verdiene. Summen vil alltid være 100 %.

Merknad:

Hvis du har flere kontoer, må du velge eksemplarkonto/lånerkonto i Enheter for Eksemplarer, Lånere og Manifestasjoner med beholdning for å få riktige tall for kontoen.

Hvis undernivåer er filtrert i Analyse av lagerbeholdning, Distribusjon av eksemplarer, beregnes data bare basert på de filtrerte verdiene. Summen vil alltid være 100 %.

Merknad:

Undernivå	Bruk
Uttrykksspråk	Statistikk som inkluderer tittelinformasjon
Uttrykkstype
Manifestasjon litterær form
Manifestasjonshylle
Manifestasjon målgruppe
Manifestasjonstype
Underinndeling av bærertype
Type RDA-innhold
Bærertype
Låner-alder	Statistikk som inkluderer lånerinformasjon, inkludert statistikk for meldinger
Låneraktivitet
Aldersgruppe for låner
Lånerkategori
Lånerland
Kjønnskode låner
Postnummer låner
Egendefinerte felter
Sendemetode	Statistikk for varslinger
Varslingstype	Statistikk for varslinger
Utlånsautoritet	Statistikk som inkluderer eksemplarer
Utlånsfilial
Eksemplarkonto
Eksemplarautoritet
Eksemplarfilial
Eksemplaravdeling
Mottakstype for eksemplar
Eksemplarseksjon
Eksemplarhylle
Leverandør av eksemplar
Eksemplartype
Transaksjonsstatus
Tidligere plassering	Statistikk for eksemplarer med endret plassering
Ny plassering
Omplasseringstype
Gjeldstype	Statistikk for gjeld
Fjerningstype
Eierfilial
Betalingsmetode
Leverandør	Statistikk for bestillinger
Navn på ekstern filial	Statistikk for fjernlån som har blitt innlevert ved en ekstern filial.
Opprinnelse	Statistikk som viser hvor transaksjonene kommer fra

Åpne en CSV-fil i Microsoft Excel

Hvis du ønsker å åpne CSV-filen i Microsoft Excel, i pent format og med støtte for spesielle tegn osv., kan du gjøre følgende:

Start Microsoft Excel og åpne en ny, tom arbeidsbok.
Velg Fra tekst/CSV i Data-fanen.
Naviger deg til plasseringen til CSV-filen, velg den og klikk på Importer.
Behold standardinnstillingene i forhåndsvisningen og velg Last.

Rapporten åpner seg i Microsoft Excel.

Rapporteksempler

Du kan opprette rapporter på mange ulike måter av mange ulike årsaker. Du finner et par eksempler nedenfor.

Låneraktivitet og aktivitetstype

De fleste innstillingene du gjør for opprettelse av rapporter, er ganske selvforklarende, men rapporten om låneraktivitet kan kreve en liten innføring.

Når du har valgt Hendelser som rapporttype, kan du for eksempel opprette rapporter basert på låneraktivitet. Følgende anses som låneraktivitet:

Logg på
Utlån
Levere inn
Forny
Reservering
E-lån
Signert avtale

Alle lånere som foretar en av disse aktivitetene, blir inkludert i datakilden Lånere, aktive.

Du kan filtrere dataene i rapporten ytterligere ved å velge et nivå i organisasjonen og så gruppere resultatene etter tidsintervaller og lånerens alder, kategori, kjønn og postnummer.

Det er også mulig å legge til Aktivitetstype som datagruppe på første nivå. Du kan filtrere på én aktivitetstype. Hver aktivitetstype teller, og samme låner kan legges til flere aktivitetstyper. Merk at aktivitetstypene kun vil bli satt for analytiske hendelser som finner sted etter lanseringen i september 2024, og at det først er mulig å få en årlig statistikk for 2025.

Betalinger og regninger

Du kan enkelt opprette en rapport som gir deg en fin oversikt over gjeld som er opprettet, fjernet og betalt.

Velg Finans som Rapporttype og gi rapporten din et navn.
Velg startdato og sluttdatoen for dataene som skal med i rapporten.
Hold gruppen for Hele perioden.
Velg et nivå i organisasjonen dersom ønskelig.
Velg Gjeld for Datakilder og la innstillingen for Hendelser være.
Velg Gjeldstype for Første nivå datagruppe og Betalingsmetode for Andre nivå datagruppe.
Klikk på Vis resultat.

Du vil være i stand til å se om regninger og administrasjonsgebyrer har blitt betalt i biblioteket eller på en ekstern enhet.

Se også: Fakturering av tapte eksemplarer

Manifestasjons- eller eksemplarhylle

For manifestasjonshylle og eksemplarhylle kan du begrense rapporten til hyller som starter med antall tegn du definerer.

Når du velger datakildene Manifestasjoner eller Eksemplarer, og Manifestasjonshylle eller Eksemplarhylle som førstenivås datagruppe, kan du angi de første bokstavene på hyllen for å enkelt opprette en rapport for alle hyllene som starter med samme bokstav.

Lån per time og enhet

Du kan legge til en rapport for å se hvordan lånene fordeler seg over dagen, og hvilke ukedager det er flest lån.

Velg Hendelsesteller. Under Grupper data etter velger du Gjennomsnitt per ukedag/time.

Velg Organisasjon og enten konsortium-, konto-, autoritets-, filial- eller avdelingsnivå. Ved å legge til Gruppedata per undernivå kan du se neste nivå i organisasjonen.

Under Datakilder velger du Sirkulering og Hendelser, Innlevering og Utlån.

Varslinger og sendemetode

Du kan se hvilke typer varsler som sendes ut, og hvor mange.

Velg Hendelsesteller. Velg startdato og sluttdato under Grupper data etter, og velg nivået under Grupper data etter.

Velg Organisasjon.

Legg til Datakilder, Varslinger og Hendelser, sendt. Legg til Varslingstype som Datagruppe på første nivå. Velg Datagruppe på andre nivå, Sendemetode.

Lån mellom enheter

Du kan legge til en rapport for å se hvor mange eksemplarer som er lånt ut i en enhet, og hvilken enhet de er lagt til.

Velg Hendelsesteller. Under Grupper data etter velger du startdato og sluttdato, og legger til for eksempel Hele perioden.

Velg startdato og sluttdato under Grupper data etter.

Velg Organisasjon, velg kontonivå og legg til Gruppedata per undernivå.

Velg Datakilde, Sirkulering og Hendelser, Innlevering og Utlån. Legg til Datagruppe på første nivå, Eksemplarfilial.

Tips

Hendelser, lån inkluderer slettede eksemplarer.

Enhetstelling, Ekspemplarer er et øyeblikksbilde og viser antall eksemplarer akkurat nå.