Kausijulkaisujen käsittely

Huomautus:

Kausijulkaisuteoksia käsitellään hieman eri tavalla kuin muita teoksia. Kausijulkaisuteos sisältää yhden perusekspression ja yhden perusmanifestaation, joka sisältää yleiset kappaleen tiedot. Se sisältää myös vuodet ja julkaisut, jotka ovat ekspressioiden ja manifestaatioiden erityisversioita. Vuodet/julkaisut ovat ne, jotka näkyvät, kun avaat teoksen; perusekspressio/-manifestaatio löytyy teoksen kontekstivalikosta.

Kausijulkaisun lisääminen

Kausijulkaisut lisätään Quria-palveluun samalla tavalla kuin muutkin teokset, mutta teostyypiksi on asetettava Kausijulkaisu. Kun olet lisännyt kausijulkaisulle teoksen, ekspression ja manifestaation ja avaat teoksen, näet painikkeet Kausijulkaisun tiedot ja Tarkista ja vastaanota julkaisu kohdassa Tietoa kausijulkaisusta. Tarkista ja vastaanota julkaisu aktivoituu, kun kausijulkaisun tiedot on lisätty. Jos kausijulkaisun tietoja ei ole rekisteröity, Lisää julkaisu -painike on käytettävissä, ja voit lisätä sen avulla julkaisun manuaalisesti.

Klikkaa Kausijulkaisun tiedot määrittääksesi julkaisuaikataulun, julkaisusuunnitelman ja kausijulkaisun tilaukset.

Julkaisuaikataulu

Julkaisuaikataulu ei ole pakollinen, mutta se voi olla hyödyllinen, kun useita julkaisuja odotetaan ilmestyväksi.

1. Klikkaa kohtaa Kausijulkaisun tiedot
2. Muokkaa julkaisuaikataulua tai lisää sellainen klikkaamalla kynää.
3. Valitse julkaisumalli ja määritä sen yksityiskohdat, esimerkiksi Jaa tasaisesti vuosittain tai Kuukausittain viikonpäivänä, esimerkiksi joka kuukauden kolmas torstai heinäkuuta lukuun ottamatta.

4. Numerointi: määritä yhden vuoden aikana julkaistujen julkaisujen määrä kohdassa Taso 1 – numeroiden määrä. Vuotta ei tule lisätä tähän – se määritetään myöhemmin julkaisusuunnitelmassa. Kausijulkaisuille voidaan käyttää useampaa kuin yhtä tasoa kuvaamaan niiden määrää (Taso 1) ja numeroa (Taso 2). Jos numeroinnin on oltava jatkuvaa, käytä valintaruutua Jatkuva numerointi.

Huomautus:
Jos muokkaat kausijulkaisun julkaisuaikataulua, sinun on luotava julkaisusuunnitelma uudelleen, jotta se vastaa muutoksia. Kun julkaisuja on alettu vastaanottaa jollekin vuodelle, julkaisusuunnitelmaa ei voi enää luoda uudelleen.

Julkaisusuunnitelma

1. Klikkaa Luo julkaisusuunnitelma ja täytä arvot. Kun vuosiluku täytetään, sinulle ehdotetaan 1. tammikuuta ensimmäisen julkaisun osalta ja 31. joulukuuta viimeisen julkaisun osalta, mutta päivämääriä mukautetaan sen mukaan, mitä julkaisumalliin on täytetty. Niin kauan kuin tietylle vuodelle ei ole vastaanotettu julkaisuja, julkaisusuunnitelma voidaan luoda uudelleen.

2. Määritä kohdassa Aloitusarvo tasolle 1, mikä numero on vuoden ensimmäinen numero, esimerkiksi numero 1. Jos julkaisussa käytetään juoksevaa numerointia, sinun on selvitettävä, mikä numero on uuden vuoden ensimmäinen.

3. Luo julkaisusuunnitelma.

Huomautus:
Vuoden lopussa voit suorittaa kausijulkaisuille vuoden lopetuksen luodaksesi julkaisusuunnitelmat seuraavalle vuodelle. Katso myös: Vuoden lopetus

Tilaukset

Tilauksen on oltava yhteydessä toimittajaan ja yksikköön. Budjetti on vapaaehtoinen. Toimittajia ja budjetteja lisätään Konfiguraatio-sivun kohdassa Hankinnat ja kausijulkaisut.

1. Klikkaa Lisää tilaus.
   
   
2. Täytä toimittajan tiedot.
3. Täytä halutessasi budjetti- ja kausitiedot.
4. Täytä sijainti ja kappaleen tiedot. Yksikön valitseminen on pakollista. Kohtia
   
   Kappaletyyppi ja Toinen kappaletyyppi voidaan käyttää esimerkiksi estämään kausijulkaisun viimeisimmän julkaisun lainaaminen. Kun uudempi julkaisu ilmestyy, sille kohdistetaan automaattisesti toinen kappaletyyppi (kuten viikkolaina). Kappaletyypit luodaan Konfiguraatio-sivun kohdassa Metadata ja kappaleet. Tämän jälkeen kutakin kappaletyyppiä ohjataan sääntöjen avulla. Valintaruudun Rekisteröi kappaleita avulla voit myös määrittää, luodaanko kappaleita, kun julkaisu vastaanotetaan, valintaruudun.

Näet yleiskatsauksen kausijulkaisutilauksista ja jaksoista Kokoelmat-sivun Kausijulkaisutilaukset-välilehdeltä. Voit hakea tilauksia ja rajata hakutuloksia suodattamalla organisaation, osaston, toimittajan, budjetin ja budjettijaksojen perusteella. Voit ladata hakutuloksen klikkaamalla Lataa CSV-tiedostona.

Katso myös: Hankinnat ja kausijulkaisut ja Hakuopas

Julkaisujen vastaanottaminen

Kun olet luonut julkaisusuunnitelman ja tilauksen, voit alkaa vastaanottaa julkaisuja ja asettaa ne saapuneiksi. Julkaisujen vastaanottaminen edellyttää käyttöoikeutta. Käyttäjät, joilla ei ole oikeuksia, voivat avata näkymän ja nähdä tiedot.

1. Klikkaa Tarkastele ja vastaanota julkaisuja teossivun kohdasta Tietoa kausijulkaisusta.

2. Valitse oikea numerointi tälle julkaisulle. Quria ehdottaa kuluvan päivän päivämäärän perusteella, mikä julkaisu tulisi vastaanottaa. Voit valita toisen julkaisun pudotusvalikosta. Tämä pudotusvalikko, jossa on julkaisuja, sisältää julkaisujen odotetun toimituspäivän.

3. Kausijulkaisutilausten luetteloa voi rajata valitsemalla organisaation. Valittu arvo säilyy istunnon ajan, ellei sitä muuteta. Etsi oikea yksikkö/kausijulkaisutilaus ja klikkaa Aseta saapuneeksi.
4. Jos kappaleet halutaan asettaa saapuneiksi, Lisää kappale -valintaikkuna tulee näyttöön. Lisää viivakoodi ja tarkista, että muut tiedot ovat oikein.
5. Klikkaa Tallenna.

Näet nyt kappaleen listattuna teossivulla.

Kausijulkaisutilausten luettelossa voi myös lisätä julkaisua koskevan sisäisen huomautuksen ja muokata sitä sekä lähettää toimittajalle manuaalisia muistutuksia. Katso: Kausijulkaisujen käsittely

Sisäisiä huomautuksia voi myös tarkastella ja käsitellä Kokoelmat-sivun Kausijulkaisutilaukset-välilehdellä.

Vastaanotetun kappaleen rekisteröinnin poistaminen

Jos olet vahingossa rekisteröinyt kappaleen väärään julkaisuun, voit poistaa sen rekisteröinnin.

1. Avaa Kappale-näkymä ja poista kappale.

2. Käytä kohtaa Tarkasta ja vastaanota julkaisu ja valitse julkaisu pudotusvalikosta. Odota hetki, kunnes kontekstivalikko aktivoituu, ja valitse sitten Poista rekisteröinti.

3. Nyt voit rekisteröidä kappaleen uudelleen.

Julkaisujen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen manuaalisesti

Julkaisuihin, joilla ei ole julkaisusuunnitelmaa, voi lisätä julkaisuja teossivun painikkeella Lisää julkaisu. Lisää sitten kyseinen kappale valitsemalla kontekstivalikosta Lisää kappale. Lisää julkaisu -painike on saatavilla vain, jos kausijulkaisun tietoja ei ole rekisteröity.

Joskus tarvitaan manuaalisia muutoksia julkaisusuunnitelmaan, esimerkiksi jos kaksi julkaisua yhdistetään yhdeksi tai jos ylimääräinen numero julkaistaan. Tällaiset muutokset tehdään julkaisusuunnitelmanäkymän kohdasta Lisää julkaisu manuaalisesti tai julkaisujen kontekstivalikosta, jossa julkaisuja voidaan nimetä uudelleen tai poistaa.

Manuaaliset muutokset julkaisusuunnitelmaan eivät vaikuta vuoden lopetukseen.

Voit muokata tai poistaa yksittäisiä julkaisuja julkaisusuunnitelmassa julkaisun kontekstivalikosta tai julkaisussa olevasta kontekstivalikosta. Jos haluat poistaa julkaisun, sinun on ensin poistettava siihen liittyvät kappaleet ja varaukset.

Kausijulkaisun poistaminen

Jos haluat poistaa kausijulkaisun, sinun on aloitettava poistamalla julkaisusuunnitelmat, kausijulkaisutilaukset ja kappaleet.

1. Klikkaa teossivun Tietoa kausijulkaisusta -kohtaa Kausijulkaisun tiedot.

2. Poista kaikki kausijulkaisutilaukset ja klikkaa sittenPoista kausijulkaisu. Tämä painike on aktiivinen vain, kun kaikki tilaukset on poistettu.

3. Palaa teossivulle. Poista kappaleet manuaalisesti tai joukkomuutoksena kohdassa Kappaleet. Kun julkaisun viimeinen kappale poistetaan, julkaisu poistetaan automaattisesti. Jos näin ei tapahdu, voit poistaa julkaisun sen kontekstivalikosta. Varaukset on käsiteltävä ennen kuin julkaisu voidaan poistaa.

4. Lopeta poistamalla teos.

Lehtitilausmuistutukset

Voit asettaa muistutuksia siltä varalta, että kausijulkaisun julkaisuja ei ole saatu julkaisusuunnitelman mukaisesti. Toimittajalle lähetetään ilmoitus puuttuvasta julkaisusta.

Muistutuksia voivat käsitellä manuaalisesti myös käyttäjät, joilla on oikeus vastaanottaa ja käsitellä julkaisuja.

Kausijulkaisutilausten luettelossa näkyy viimeisin muistutuspäivä, lähettäjä ja lähetettyjen muistutusten määrä. Tämän voi tehdä myös joukkomuutoksena Kokoelmat-sivun Kausijulkaisutilaukset-välilehdellä.

Ajastettu tehtävä

1. Syötä kausijulkaisun toimittajan tietoihin Kausijulkaisun tiedot -sivun Kausijulkaisut-kohdassa, montako päivää ennen muistutuksen lähettämistä odotetaan, jos suunniteltua julkaisua ei ole saatu. Varmista myös, että toimittajalle on rekisteröity sähköpostiosoiteKonfiguraatio-sivun kohdassa Hankinnat ja kausijulkaisut.
2. Määritä ilmoitusyhteystieto hankinnoille ja kausijulkaisuille Konfiguraatio-sivun kohdassa Kierto ja ilmoitukset. Täällä voit lisätä kohdan Lähettäjän sähköposti – eli kirjaston kausijulkaisuista vastaavan henkilön osoitteen. Jos et määritä tiettyä yhteystietoa kausijulkaisun muistutuksille, oletusyhteystietoa käytetään.
3. Tarkista Konfiguraatio -sivun kohdasta Kierto ja ilmoitukset, että kohdan Lehtitilausmuistutus viestiteksti on sopiva. Jos näin ei ole, klikkaa Lisää mukautettu teksti ja lisää teksti.
4. Varmista, että ajastettu tehtävä Luo muistutuksia kausijulkaisuille on aktiivinen Konfiguraatio-sivun Ylläpitäjä-välilehdellä.

Manuaaliset muistutukset

1. Käytä kohtaa Tarkasta ja vastaanota julkaisu ja valitse julkaisu pudotusvalikosta

2. Muistutuksen voi lähettää manuaalisesti kausijulkaisutilauksen kontekstivalikon avulla.

Tilausten hakeminen

Käyttäjät, joilla on oikeus käsitellä kausijulkaisutilauksia joukkomuutoksena, voivat käsitellä kausijulkaisutilauksia ja julkaisuja Kokoelmat-sivun Kausijulkaisutilaukset-välilehdellä. Muistutusten ja sisäisten muistutusten käsitteleminen joukkomuutoksena edellyttää myös oikeutta käsitellä ja vastaanottaa julkaisuja.

Kausijulkaisutilauksia voidaan suodattaa seuraavasti:

• Aktiivinen aikana

• Alkupäivämäärä

• Loppumispäivä

• Kokeilun päättymispäivämäärä

Julkaisuja voidaan suodattaa seuraavasti:

• Tila: toimittamaton, muistutettu, vastaanotettu

• Organisaatio

• Päivämääräjaksot: odotettu toimituspäivä, muistutuspäivä, vastaanottopäivä

• Onko sisäisiä huomautuksia olemassa vai ei

Hakutulos sisältää tietoja tietyistä numeroista kausijulkaisutilausta kohden. Käyttäjät, joilla on oikeus vastaanottaa ja käsitellä julkaisuja, voivat tarvittaessa lähettää muistutuksia ja lisätä huomautuksia yksittäisiin julkaisuihin. Myös julkaisuluettelon voi ladata.