Berichtstypen

Es gibt vier Arten von Berichten:

Objektzählung – zur Erstellung eines Berichts basierend auf der bestehenden Anzahl Medien, Manifestationen oder Bibliothekskunden.

Summenzählung – zur Erstellung eines Berichts auf der Grundlage von Finanztransaktionen wie Bestellungen oder Gebühren, z. B. Zahlung von Gebühren und Aufgabe einer Bestellung.

Transaktionszählung – zur Erstellung eines Berichts auf der Grundlage von Transaktionen wie Umlauf, Benachrichtigungen und Reservierungen, z. B. wenn ein Medium zurückgebucht, ein Bibliothekskunde angelegt, eine Gebühr bezahlt oder eine Reservierung vorgenommen wird.

Bestandsanalyse – zur Erstellung eines Berichts, der Aufschluss über die Verwendung und Alterung des Bestands gibt.

Bei den Berichten über die Summenzählung und bei den Berichten über die Transaktionszählung und die Bestandsanalyse können Sie festlegen, welchen Zeitraum der Bericht abdecken soll. Diese basieren auf Transaktionen, die im System stattgefunden haben.

Berichte über die Objektzählung werden auf der Grundlage bestehender Daten, z. B. Bibliothekskunden und Medien, erstellt und basieren auf dem aktuellen Datum. Wenn Sie einen Zeitraum für die Berichte über die Einheitszählung festlegen, können Sie nach Daten suchen, deren Erstellungsdatum innerhalb des festgelegten Datumsintervalls liegt.

Zwischen den verschiedenen Berichtstypen gibt es einige Unterschiede in der ersten Datenauswahl:

Berichte zur Summenzählung, Berichte zur Transaktionszählung und Bestandsanalyse Berichte

Sie müssen festlegen, welchen Zeitraum der Bericht abdecken soll.
Sie können auch auswählen, welche Zeitintervalle für die Gruppierung der Daten verwendet werden sollen
Wenn Sie möchten, wählen Sie die Organisationsebene. Danach können Sie die Daten im Bericht auch anhand der nächsten Organisationsebene gruppieren. Für Summen- oder Transaktionszählungen ist die Organisation/der Arbeitsplatz im weit überwiegenden Teil der Fälle die Organisation/der Arbeitsplatz, in der bzw. an dem die Transaktionen durchgeführt wurden, beispielsweise wo eine Ausleihe zurückgegeben oder ein Medium erstellt wurde. Es gibt einige Ausnahmen für Statistiken, die durch geplante Jobs erstellt wurden. Bei einer Gebühr, die durch eine Mahnung bei Überfälligkeit verursacht wurde, wäre der/die Eigentümer/-in beispielsweise die Bibliothek, in der das überfällige Medium ausgeliehen wurde. Bei einigen Datenquellen ist es auch möglich, nach dem Eigentum an Medien und Gebühren durch Hinzufügen von Unterebenen zu gruppieren und zu filtern.

Objektzählung Berichte

Die Berichte basieren auf dem aktuellen Datum. Wenn Sie ein Datumsintervall hinzufügen, suchen Sie nur nach Daten, deren Erstellungsdatum innerhalb dieses Zeitraums liegt.
Die Angabe eines Anfangs- und Enddatums ist nicht verpflichtend. Wird jedoch eines von beiden eingegeben, wird das andere obligatorisch.
In der Datenauswahlkarte gibt es keine Möglichkeit, eine Organisation auszuwählen.

Einen Bericht erstellen

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie einige Beispiele für typische Berichte.

Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Bericht zu erstellen:

Klicken Sie im Hauptmenü auf Statistiken, um das Statistiken-Fenster zu öffnen.
Klicken Sie oben rechts auf Bericht erstellen.

Das Fenster Statistikbericht wird geöffnet. Verpflichtend auszufüllende Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
Wählen Sie den Berichtstyp:

Objektzählung

Summenzählung

Transaktionszählung
Benennen Sie den Bericht und fügen Sie, wenn Sie möchten, eine Beschreibung hinzu.
Wenn Sie einen privaten Bericht erstellen möchten, den nur Sie sehen können, setzen Sie zu diesem Zweck ein Häkchen in diesem Kästchen.
Für Berichte über Transaktions- und Summenzählungen:Wählen Sie Anfangs- und Enddatum der im Bericht zu berücksichtigenden Daten aus. Da Berichte über die Objektzählung sich nicht auf einen Zeitraum, sondern einen Zeitpunkt beziehen, wird nur ein Datum ausgewählt.
Wählen Sie die Intervalle aus, anhand derer die Daten gruppiert werden sollen.
Wenn Sie möchten, wählen Sie die Organisationsebene.
Wählen Sie aus, aus welchen Datenquellen die Daten für den Bericht bezogen werden sollen. Welche Datenquellen verfügbar sind, hängt davon ab, welche Art von Bericht Sie ausgewählt haben. Weiter unten ist eine Übersicht der Datenquellen verfügbar.
Legen Sie auf Basis der ausgewählten Datenquellen fest, wie die Daten für den Bericht darüber hinaus gefiltert und gruppiert werden sollen. Wenn Sie Datengruppen auswählen, können Sie häufig nach Werten filtern, die Sie in den Bericht einfügen möchten, z. B. eine oder mehrere Medienarten, Manifestationsarten oder Bibliothekskundenkategorien. Weiter unten ist eine Übersicht der Unterebenen verfügbar.

Sie haben nun alle notwendigen Einstellungen für die Erstellung des Berichts getroffen.

Um zu sehen, wie der Bericht aussieht, klicken Sie auf Ergebnis anzeigen. Nehmen Sie gewünschte Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern, um den Bericht im Statistik-Fenster verfügbar zu machen.

Sie können den Bericht auch als PDF oder im CSV-Format herunterladen, um ihn mit anderen zu teilen oder selbst mit den Daten weiterzuarbeiten, indem Sie auf Als PDF herunterladen oder Als CSV herunterladen klicken.

Anmerkung:
Einige Webbrowser unterstützen das Speichern als PDF möglicherweise nicht vollständig. In diesem Fall finden Sie normalerweise ein Browser-Add-On im Internet.

Erstellen von Berichtsgruppen

Es können Berichtsgruppen erstellt werden, um die Ausführung von Berichten zu vereinfachen, die zur gleichen Zeit und in regelmäßigen Abständen, z. B. monatlich oder jährlich, benötigt werden.

Klicken Sie im Hauptmenü auf Statistik, um das Statistik-Fenster zu öffnen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine Berichtsgruppe zu erstellen:

Klicken Sie auf die Registerkarte Berichtsgruppen.
Klicken Sie oben rechts auf Berichtsgruppen erstellen. Das Fenster Statistikberichtsgruppen öffnet sich.
Geben Sie dem Bericht einen Namen

Fügen Sie die entsprechenden Berichte hinzu, indem Sie sie im Dropdown-Menü Öffentlichen Bericht auswählen und auf Zur Gruppe hinzufügen klicken

Anmerkung:
Nur öffentliche Berichte können hinzugefügt werden

Falls erforderlich, können Sie die Reihenfolge der Berichte ändern, indem Sie auf die Pfeile nach oben und unten auf der linken Seite klicken.
Klicken Sie bei Bedarf auf das Kontextmenü, um einen Bericht zu entfernen
Klicken Sie auf Speichern

Um die Berichtsgruppe auszuführen, klicken Sie sie in der Liste an, fügen Sie ein Von- und ein Bis-Datum hinzu (das Von- und das Bis-Datum werden bei der Erstellung der Berichtsgruppe verwendet, nicht die Daten in den enthaltenen Berichten), und wenn Sie sich für das Herunterladen der PDF- oder CSV-Datei entscheiden, werden die verbundenen Berichte ausgeführt und in dem Bericht dargestellt.

Bei Berichten, die mit Von- und Bis-Datum erstellt wurden, werden die Daten beim Ausführen der Berichtsgruppe durch die angegebenen Daten ausgetauscht. Berichte ohne Von- und Bis-Datum werden ohne Datum ausgeführt. Ein Bericht über die Einheitszählung ohne Datum zeigt beispielsweise alle Daten an, nicht nur die Daten, die in dem beim Ausführen der Berichtsgruppe angegebenen Zeitraum erstellt wurden.

Um zu sehen, was ein bestimmter Bericht enthält und was der Inhalt der Berichtsgruppe sein wird, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Bericht und er wird genauso wie unter Statistik/Berichte dargestellt.

Datenquellen für Statistik

Für jeden Berichtstyp gibt es eine definierte Liste von Datenquellen, die verschiedene Arten von Fragen beantworten können, und für jede Datenquelle können Sie festlegen, wie die Daten gefiltert und gruppiert werden sollen.

Berichtstyp	Datenquelle	Transaktion	Verwendung
	Fälle	Abgeschlossen Erstellt Wiedereröffnet Zeit bis zur Fertigstellung (Tage)	Erstellt eine Statistik zu Anfragen. Die Zeit bis zum Abschluss ist die durchschnittliche Anzahl Tage, die für die Verarbeitung eines Vorgangs von der Erstellung bis zum Abschluss benötigt wurde.
Transaktionen	Umlauf	Rückbuchung	Erstellt eine Statistik zum Umlauf. Sie können einige oder alle Umlaufereignisse in den Bericht einfügen.
		Ausleihe
		Verlängerung
	Teilbestandsausleihe	Storniert	Erstellt eine Statistik zu Medien aus der Teilbestandsausleihe.
		Abgeschlossen
		Erhalten
		Angefordert
	Fernleihe	Storniert	Erstellt eine Statistik zur Fernleihe. Sie können einige oder alle Fernleihe-Ereignisse in den Bericht einfügen.
		Erhalten
		Angefordert
	Änderung des Medienstandorts	Standort geändert	Erstellt eine Statistik für Medien, deren Standort geändert wurde.
	Medien	Hinzugefügt	Erstellt eine Statistik für Medien, die zur Sammlung hinzugefügt oder gelöscht wurden. Sie können hinzugefügte oder gelöschte Medien oder beides in den Bericht einfügen.
	Medien	Gelöscht
	Manifestationen	Hinzugefügt	Erstellt eine Statistik für Manifestationen, die zur Sammlung hinzugefügt oder gelöscht wurden. Sie können hinzugefügte oder gelöschte Manifestationen oder beides in den Bericht einfügen.
	Manifestationen	Gelöscht
	Benachrichtigungen	Gesendet	Erstellt eine Statistik für gesendete Benachrichtigungen.
	Bibliothekskunden	Erstellt	Erstellt eine Statistik für Bibliothekskunden, die erstellt oder entfernt wurden. Sie können erstellte oder entfernte Bibliothekskunden oder beides in den Bericht einfügen.
	Bibliothekskunden	Gelöscht
	Bibliothekskunden, aktiv	Aktiv	Erstellt eine Statistik für aktive Bibliothekskunden.
	Fernrückbuchung	Rückbuchung von Fernzweigstelle	Erstellt eine Statistik zu Fernleihe-Vorgängen, die in einer Fernzweigstelle rückgebucht wurden. Sie können Medien, die von oder zu einer Fernzweigstelle rückgebucht oder beides in den Bericht einfügen.
	Fernrückbuchung	Rückbuchung zu einer Fernzweigstelle
	Reservierungen	Storniert	Erstellt eine Statistik zu Reservierungen. Sie können einige oder alle Reservierungs-Ereignisse in den Bericht einfügen.
		Abgeschlossen
		Erstellt
		Eingefangen
Summenzählung	Gebühren	∑ erstellt	Erstellt eine Statistik zu Gebühren. Sie können Gebühren für einige oder alle Gebühren-Status in den Bericht einfügen.
		∑ bezahlt
		∑ gelöscht
	Bestellungen	∑ storniert	Erstellt eine Statistik zu Bestellungen. Sie können Bestellungen für einige oder alle Bestell-Status in den Bericht einfügen.
		∑ erstellt
		∑ erhalten
Einheiten	Medien	-	Erstellt eine Statistik für die Anzahl von Medien in der Sammlung zu einem bestimmten Datum.
	Manifestationen	-	Erstellt eine Statistik für die Anzahl von Manifestationen in der Sammlung zu einem bestimmten Datum.
	Bibliothekskunden	-	Erstellt eine Statistik für die Anzahl von Bibliothekskunden zu einem bestimmten Datum. Anmerkung: Wenn Ihr System mehrere Konten hat, stellen Sie sicher, dass Sie die Unterebene Bibliothekskundenkonto auswählen, um das Ergebnis auf die richtige Organisation zu beschränken.
	Manifestationen mit Bestand	-	Erstellt eine Statistik für die Anzahl der Manifestationen in der Sammlung auf der Grundlage der Bestände zum aktuellen Datum. Anmerkung: Wenn Ihr System mehrere Konten hat, stellen Sie sicher, dass Sie die Unterebene Medienkonto auswählen, um das Ergebnis auf die richtige Organisation zu beschränken. Zeitschriften-Ausgaben, Passive Fernleihe, Teilbestandsausleihen, Bestellte Titel und Vorübergehende Titel sind nicht enthalten.
Bestandsanalyse	Medienverteilung	-	Anzahl Medien pro Unterebene/im Vergleich zum Gesamtbestand. Dargestellt als Prozentsatz.
	Medienwechsel, Ausleihen einschließlich Verlängerungen	-	Anzahl der Ausleihen+Verlängerungen/Medium während des eingegebenen Zeitraums für die ausgewählten Bestände.
	Medienwechsel, nur Ausleihen	-	Anzahl der Ausleihen/Medien während des eingegebenen Zeitraums für die ausgewählten Bestände.
	Medienumsatz	-	Neue Medien (basierend auf dem Erstellungsdatum des Mediums)/Gesamtzahl der Medien während des eingegebenen Zeitraums für die ausgewählten Bestände. Dargestellt als Prozentsatz.
	Nutzungsquote	-	Anzahl der aktiven Medien (basierend auf dem Datum der letzten Aktivität der Medien) im Vergleich zur Gesamtzahl der Medien während des eingegebenen Zeitraums für den ausgewählten Bestand. Dargestellt als Prozentsatz.

Für Statistiken verfügbare Unterebenen

In allen Unterebenen können Sie auch nach Nicht eingestellt sowie nach den spezifischen Werten filtern.

Anmerkung:
Wenn Sie mehrere Konten haben, müssen Sie das Medienkonto/Bibliothekskundenkonto bei der Objektzählung für Medien, Bibliothekskunden und Manifestationen mit Bestand auswählen, um die richtigen Zahlen für Ihr Konto zu erhalten. Wenn Unterebenen in der Bestandsanalyse gefiltert werden, werden die Daten der Medienverteilung nur auf der Grundlage der gefilterten Werte berechnet. Die Summe beträgt immer 100 %.

Anmerkung:

Wenn Sie mehrere Konten haben, müssen Sie das Medienkonto/Bibliothekskundenkonto bei der Objektzählung für Medien, Bibliothekskunden und Manifestationen mit Bestand auswählen, um die richtigen Zahlen für Ihr Konto zu erhalten.

Wenn Unterebenen in der Bestandsanalyse gefiltert werden, werden die Daten der Medienverteilung nur auf der Grundlage der gefilterten Werte berechnet. Die Summe beträgt immer 100 %.

Anmerkung:

Unterebene	Verwendung
Expressions-Sprache	Statistiken mit Titelangaben
Expressionsart
Manifestation literarische Form
Manifestation Regal
Manifestation Zielgruppe
Manifestationsart
RDA Datenträgertyp
RDA Inhaltstyp
RDA Medienart
Alter des Bibliothekskunden	Statistik mit Bibliothekskundendaten einschließlich Statistik für Benachrichtigungen
Aktivität des Bibliothekskunden
Altersgruppe des Bibliothekskunden
Bibliothekskundenkategorie
Land des Bibliothekskunden
Geschlechtercode des Bibliothekskunden
Postleitzahl des Bibliothekskunden
Benutzerdefinierte Felder
Versandart	Statistik für Benachrichtigungen
Benachrichtigungsart	Statistik für Benachrichtigungen
Ausleihorganisation	Statistiken mit Medien
Ausleihort
Medienkonto
Medienorganisation
Medienzweigstelle
Medienabteilung
Medien-Belegart
Medienabschnitt
Medienregal
Medienanbieter
Medienart
Transaktionsstatus
Früherer Standort	Statistik für Medien mit geändertem Standort
Neuer Standort
Art des Standortwechsels
Gebührenart	Statistik für Gebühren
Entfernungsart
Besitzende Zweigstelle
Zahlungsart
Anbieter	Statistik für Bestellungen
Name der Fernzweigstelle	Statistik für Fernleihe-Vorgängen, die in einer Fernzweigstelle rückgebucht wurden
Herkunft	Statistik, die zeigt, woher die Transaktionen stammen

CSV-Dateien in Microsoft Excel öffnen

Wenn Sie die CSV-Datei schön formatiert und mit Unterstützung von Sonderzeichen etc. in Microsoft Excel öffnen möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

Starten Sie Microsoft Excel und öffnen Sie eine neue leere Arbeitsmappe.
In der Registerkarte Daten wählen Sie Aus Text/CSV aus.
Suchen Sie nach der CSV-Datei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Import.
Behalten Sie die Standardeinstellungen aus der Vorschau bei und wählen Sie Laden.

Der Bericht wird in Microsoft Excel geöffnet.

Berichtsbeispiele

Sie können aus den verschiedensten Gründen Berichte auf unterschiedliche Art erstellen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele dafür.

Aktivität des Bibliothekskunden und Aktivitätstyp

Die meisten Einstellungen, die Sie zur Berichtserstellung vornehmen, sind eher einfach, aber der Bericht zu Bibliothekskundenaktivitäten bedarf vielleicht einer Einführung.

Wenn Sie Transaktionszählung als Berichtsart ausgewählt haben, können Sie beispielsweise Berichte auf Grundlage von Bibliothekskundenaktivitäten erstellen. Jede der folgenden Aktionen gilt als Bibliothekskundenaktivität:

Anmelden
Ausleihen
Rückbuchung
Verlängern
Reservierung
E-Ausleihen
Unterzeichnete Vereinbarung

Jeder Bibliothekskunde, der eine dieser Aktivitäten durchführt, ist in der Datenquelle Bibliothekskunden, aktiv enthalten.

Sie können die Daten in dem Bericht weiter filtern, indem Sie eine Ebene in der Organisation auswählen und die Ergebnisse nach Zeitintervallen und Alter des Bibliothekskunden, Kategorie, Geschlecht und Postleitzahl gruppieren.

Es ist auch möglich, den Aktivitätstyp als Datengruppe der ersten Ebene hinzuzufügen. Sie können nach einem Aktivitätstyp filtern. Jeder Aktivitätstyp wird berücksichtigt. Entsprechend können ein und demselben Bibliothekskunden mehrere Aktivitätstypen zugeordnet werden. Hinweis: Die Aktivitätstypen werden nur für Analyseereignisse festgelegt, die nach der Bereitstellung der neuen Version im September 2024 stattfinden. Die Erstellung einer Jahresstatistik ist erstmalig für das Jahr 2025 möglich.

Zahlungen und Rechnungen

Sie können ganz einfach einen Bericht erstellen, der Ihnen einen guten Überblick über erstellte, entfernte und bezahlte Gebühren gibt.

Wählen Sie Summenzählung für Berichtstyp aus und geben Sie Ihrem Bericht einen Namen.
Wählen Sie Anfangs- und Enddatum der im Bericht zu berücksichtigenden Daten aus.
Behalten Sie die Gruppierung für Gesamter Zeitraum.
Wenn Sie möchten, wählen Sie eine Organisationsebene aus.
Wählen Sie Gebühren für Datenquellen aus und behalten Sie die Einstellung für Transaktionen.
Wählen Sie Gebührenart für Datengruppe der ersten Ebene und Zahlungsart für Datengruppe der zweiten Ebene.
Klicken Sie auf Ergebnis anzeigen.

Sie können sehen, ob Rechnungen und Verwaltungsgebühren in der Bibliothek oder in einer externen Einheit bezahlt wurden.

Siehe auch: Inrechnungstellung für verlorene Medien

Manifestations- oder Medienregal

Für das Manifestations- und Medienregal können Sie Ihren Bericht auf Regale beschränken, die mit einer Anzahl von Zeichen beginnen, die Sie festlegen.

Wenn Sie die Datenquellen Manifestationen oder Medien und Manifestationsregal oder Medienregal als Datengruppe der ersten Ebene wählen, können Sie die ersten Zeichen eingeben und so einfach einen Bericht für alle Regale erstellen, die mit den gleichen Zeichen beginnen.

Ausleihen pro Stunde und Einheit

Sie können einen Bericht hinzufügen, um zu sehen, wie sich die Ausleihen über den Tag verteilen und an welchen Wochentagen die meisten Ausleihen erfolgen.

Wählen Sie Transaktionszählung aus. Wählen Sie unter Daten gruppieren nach die Option Durchschnitt pro Wochentag/Stunde aus.

Wählen Sie Organisation und die Ebene Konsortium, Konto, Behörde, Bibliothek oder Abteilung aus. Wenn Sie Gruppendaten pro Unterebene hinzufügen, können Sie die nächste Ebene in der Organisation sehen.

Wählen Sie unter Datenquellen Umlauf und Transaktionen, Rückbuchung und Ausleihe aus.

Benachrichtigungen und Versandart

Sie können Art und Umfang von versendeten Benachrichtigungen sehen.

Wählen Sie Transaktionszählung aus. Wählen Sie unter Daten gruppieren nach das Start- und Enddatum und wählen Sie unter Daten gruppieren nach die Ebene aus.

Wählen Sie Organisation aus.

Fügen Sie Datenquellen, Benachrichtigungen und Transaktionen, Gesendet hinzu. Fügen Sie als Datengruppe der ersten Ebene Benachrichtigungsart hinzu. Wählen Sie Datengruppe der zweiten Ebene, Versandart aus.

Ausleihen zwischen Einheiten

Sie können einen Bericht hinzufügen, um die Anzahl Medien zu sehen, die in einer Einheit ausgeliehen wurden, und um zu sehen, welcher Einheit sie hinzugefügt wurden.

Wählen Sie Transaktionszählung aus. Wählen Sie unter Daten gruppieren nach das Start- und Enddatum aus und fügen Sie beispielsweise Gesamter Zeitraum hinzu.

Wählen Sie unter Daten gruppieren nach das Start- und Enddatum aus.

Wählen Sie Organisation aus, wählen Sie die Ebene Konto aus und fügen Sie Gruppendaten pro Unterebene hinzu.

Wählen Sie Datenquelle, Umlauf und Transaktionen, Rückgabe und Ausleihe aus. Fügen Sie die Datengruppe der ersten Ebene, Medienbibliothek hinzu.

Tipp:

Transaktionen, Ausleihen schließt gelöschte Medien ein.

Objektzählung, Medien ist eine Momentaufnahme und zeigt die aktuelle Anzahl Medien an.