Arbeta med tidskrifter

Notera:
Ett tidskriftsverk måste alltid omfatta ett uttryck och en manifestation. Uttrycket betecknar året och manifestationen betecknar numret.

Lägga till en tidskrift

Tidskrifter läggs till i Quria på samma sätt som andra verk, men Tidskrift måste anges som typ av verk. När du har lagt till ett verk, ett uttryck och en manifestation för en tidskrift, och öppnar verket, ser du knapparna Detaljerad information om tidskriften och Visa och ta emot nummer under Om tidskriften. Visa och ta emot nummer blir aktiv när du har lagt till detaljer om tidskriften.

Klicka på Detaljerad information om tidskriften för att göra inställningar för tidskriftens utgivningsmönster, utgivningsplan och prenumeration.

Om inga tidskriftsdetaljer, utgivningsmönster eller utgivningsplaner registreras använder du Lägg till nummer-knappen för att lägga till ett nummer manuellt. Denna knapp försvinner om du lägger in utgivningsmönster och utgivningsplaner.

Utgivningsmönster

Utgivningsmönstret omfattar det förväntade leveransschemat samt numreringen. Det är valfritt att skapa ett utgivningsmönster, men det kan vara praktiskt när du förväntar dig många nummer.

Klicka på Detaljerad information om tidskriften.
Klicka på pennan för att ändra eller lägga till ett utgivningsmönster.
Välj ett Leveransschema och definiera detaljerna för till exempel Distribuera jämnt över året, Månadsvis per veckodag/datum eller Veckovis.
Numrering: skriv det antal nummer tidskriften kommer ut med per år under Nivå 1 – antal instanser. Du fyller inte i år här – det görs senare i utgivningsplanen. Det går att ange flera nivåer för tidskrifter som ges ut med både volym (Nivå 1) och nummer (Nivå 2). Du kan även välja att bocka för Löpande numrering för tidskrifter som ges ut på det viset.

Notera:
Om du ändrar utgivningsmönstret för en tidskrift, måste du generera om utgivningsplanen för att ändringarna ska slå igenom där. När du börjat ta emot nummer för det året kan du inte längre generera om utgivningsplanen.

Utgivningsplan

Klicka på Generera utgivningsplan och fyll i värdena. När du fyller i ett år, kommer 1 januari att föreslås för första numret och 31 december för det sista, men datumen kommer att anpassas i utgivningsplanen efter vad du har angett för leveransschemat. Så länge som inga nummer tagits emot för ett visst år kan utgivningsplanen genereras om. Du kan justera datum manuellt ifall en tidskrifts första nummer levereras redan i december året innan.
I Startvärde för nivå 1 fyller du i vilket nummer som är årets första, till exempel nummer 1. För en tidskrift med löpande numrering över åren behöver du kontrollera vilket nummer det kommer att bli.
Generera utgivningsplanen.

Notera:
Vid årets slut kan du göra en årsskifteskörning för tidskrifter för att skapa utgivningsplaner för nästa år. Se även: Årsskifteskörningar

Prenumerationer

En prenumeration som kopplar samman en tidskrift med en leverantör och en enhet. Om du vill kan du knyta prenumerationen till en budget. Du lägger till leverantörer och budgetar under Inköp och tidskrifter på sidan Inställningar.

Klicka på Detaljerad information om tidskriften och klicka på Lägg till prenumeration.
Fyll i leverantörsinformationen.
Fyll i uppgifter om budget och perioder om du vill.
Fyll i uppgifter om exemplarinformation. Välj Enhet och om du vill även Avdelning, Placering, Hylla. Exemplartyp och Andra exemplartyp kan användas för att ange att senaste numret inte ska lånas ut och att när nästa nummer anländer ska näst sista numret automatiskt tilldelas en exemplartyp för utlån. Exemplartyperna skapas under Metadata och exemplar på sidan Inställningar, och sen används regler för att kontrollera de olika exemplartyperna. Du kan också ställa in om exemplar ska skapas när ett nummer tas emot genom kryssrutan Registrera exemplar.

I fliken Prenumerationer på sidan Samlingar kan du få en översikt över prenumerationer och perioder. Du kan söka efter prenumerationer och begränsa sökresultatet genom att filtrera på organisation, avdelning, leverantör, budget och budgetperiod. Du kan ladda ner sökresultatet genom att klicka på Ladda ner som csv-fil.

Se även: Inköp och tidskrifter och Sökguide

Ta emot nummer

Efter att du har skapat en utgivningsplan och en prenumeration kan du börja ta emot och registrera nummer. För att ta emot nummer krävs behörighet, men även användare utan behörighet kan öppna vyn och se informationen.

Klicka på Visa och ta emot nummer under Om tidskriften på sidan med verket.
I rullgardinsmenyn föreslås det nummer som ligger närmast dagens datum, men genom att öppna rullgardinsmenyn kan du välja ett annat nummer. I rullgardinsmenyn ser du även det förväntade leveransdatumet för varje nummer.
Välj rätt enhet/prenumeration i listan och klicka på Registrera. Du har möjlighet att filtrera prenumerationerna på organisation.
Om exemplar ska registreras öppnas fönstret Lägga till exemplar. Läs in en streckkod och kontrollera att resten av informationen stämmer.
Klicka på Spara.

Du ser nu exemplaret i listan på verkets sida.

I listan över prenumerationer kan du även lägga till eller redigera interna anmärkningar samt skicka manuella påminnelser till en leverantör. Se Påminnelser om tidskrifter.

Användare med behörigheten Visa och ta emot nummer kan söka fram och hantera nummer i mängd i Samlingar, fliken prenumerationer.

Avregistrera ett mottaget exemplar

Om du råkat registrera ett exemplar på fel nummer kan du avregistrera det.

Öppna exemplarvyn och radera exemplaret som hamnat fel.
Gå till Visa och ta emot nummer och välj tidskriftsnummer i rullgardinsmenyn. Vänta en liten stund tills att kontextmenyn blir aktiverad och välj Avregistrera.
Nu kan du registrera exemplaret på nytt.

Lägga till, ändra och radera tidskriftsnummer

Om du inte har skapat en utgivningsplan, kan du lägga till nummer med hjälp av knappen Lägg till nummer som finns på sidan för verket. När du skapat ett tidskriftsnummer lägger du till exemplar via kontextmenyn på det numret.

Ibland behöver man göra manuella förändringar av en utgivningsplan. Det kan till exempel röra sig om dubbelnummer eller extranummer. Du använder dig av Lägg till nummer manuellt respektive kontextmenyerna på numren för att hantera sådana förändringar.

Manuellt gjorda ändringar av utgivningsplanen kommer inte att följa med när nästa årsskifteskörning för tidskrifter görs.

Du kan redigera respektive radera ett tidskriftsnummer genom kontextmenyn, antingen i utgivningsplanen eller i vyn för verket. För att kunna radera ett tidskriftsnummer måste du först radera alla dess exemplar och reservationer.

Radera en tidskrift

Om du vill radera en tidskrift behöver du radera utgivningsplaner och prenumerationer samt eventuella exemplar.

Från verkets sida, klicka på Detaljerad information om tidskriften.
Radera prenumerationerna. Detta gör att knappen Radera tidskrift blir aktiv.
Gå tillbaka till sidan för verket. Radera exemplaren manuellt eller sök fram dem i fliken Exemplar och radera i mängd. När du raderar sista exemplaret på ett tidskriftsnummer kommer det numret raderas automatiskt. Om så inte sker kan du använda Radera nummer i kontextmenyn på det numret. Om det finns reservationer behöver du hantera dem innan du kan radera tidskriftsnumret.
Avsluta med att radera verket.

Påminnelser om tidskrifter

Du kan sätta upp påminnelser för den händelse att tidskriftsnummer inte har levererats enligt utgivningsplanen. Då kommer meddelande skickas till tidsskriftsleverantören gällande det uteblivna tidskriftsnumret.

Påminnelser kan även hanteras manuellt av användare med behörighet att ta emot och hantera nummer.

I vyn Visa och ta emot nummer finns en lista över prenumerationer. Där visas information om när senaste påminnelse skickats, avsändare samt antalet skickade påminnelser. Detta kan även hanteras i mängd i Samlingar, Prenumerationer.

Påminnelser som schemalagt jobb

Under leverantörsinformationen för tidskriften, som du hittar under Prenumerationer på sidan Detaljer om tidskrift, anger du hur många dagar efter utebliven leverans av ett förväntat nummer som det ska dröja innan en påminnelse skickas ut. Kontrollera också att det finns en e-postadress angiven för leverantören under Inköp och Tidskrifter på sidan Inställningar.
Skapa en kontakt för notifieringar om inköp och tidskrifter under Cirkulation och notifieringar på sidan Inställningar. Det är här du lägger till E-post avsändare - adressen till någon på biblioteket som har hand om tidskrifter. Om du inte anger en särskild adress för kontakt för notifieringar om inköp och tidskrifter, kommer standardkontakten att användas.
Kontrollera att det finns en lämplig meddelandetext för Påminnelse - tidskrift under Cirkulation och notifieringar på sidan Inställningar. Om inte, klicka på Lägg till anpassad text och lägg till en.
Kontrollera att det schemalagda jobbet Generera påminnelser för tidskrifter, som du hittar under Admin-fliken på sidan Inställningar, är aktiverat.

Skicka påminnelser manuellt

1. I Visa och ta emot nummer, välj ett nummer i rullgardinsmenyn.

2. Använd kontextmenyn på aktuell prenumeration för att skicka en manuell påminnelse. I den här vyn ser man om, och i så fall hur många, påminnelser som skickats samt datum för påminnelsen.

Leta efter prenumerationer

Användare med behörighet att hantera prenumerationer och nummer i mängd kan söka efter prenumerationer och tidskriftsnummer i fliken Prenumerationer på sidan Samlingar. För att kunna hantera påminnelser och interna anmärkningar i mängd behövs dessutom behörigheten Hantera och ta emot nummer.

Prenumerationer kan filtreras på följande:

Aktiv under
Startdatum
Slutdatum
Slutdatum för testprenumeration

Nummer kan filtreras på följande:

Status: ej levererad, påmind, registrerad
Organisation
Datumintervall: förväntat leveransdatum, påminnelsedatum, registreringsdatum.
Intern anmärkning: ja/nej

Träfflistan visar varje nummer per prenumeration. Via kontextmenyerna på respektive nummer kan man skicka påminnelser och lägga till/ändra interna anmärkningar. Träfflistan kan laddas ner i CSV-format.