Fakturor

Fakturor kan läggas in i Quria automatiskt under förutsättning att det finns en integration mot en leverantör som erbjuder denna tjänst, eller manuellt. Du kan arbeta med fakturorna under fliken Fakturor på sidan Inköp. Det är här som du lägger till fakturor manuellt, knyter exemplar till fakturor samt godkänner och låser fakturor.

Lägga till en faktura manuellt

Leverantörer skapas under Konfiguration/Inköp och tidskrifter/Leverantörer.

Klicka på Lägg till faktura uppe till höger på fliken Fakturor.
Fyll i information om fakturan.

Söka efter fakturor

Du använder sökfältet på fliken Fakturor för att söka efter befintliga fakturor med hjälp av leverantörens namn eller fakturanumret. Du kan förfina sökningen genom att fälla ner verktyget precis under sökfältet och välja en fakturastatus, en organisatorisk nivå, en fakturaperiod, senaste betalningsdag samt datum för statusändring. Vänster- och högertrunkering (*) kan också användas.

När du klickar på en faktura i sökresultatet visas detaljerad information om fakturan. Du kan ändra uppgifterna genom att klicka på pennan.

Du kan radera fakturor och öppna låsta fakturor på nytt genom valen i kontextmenyn för respektive faktura.

Hantera fakturor

När du har sökt upp och valt en faktura kan du godkänna eller låsa den med hjälp av knapparna uppe till höger. Du kan även lägga på ytterligare summor på fakuran, exempelvis fraktkostnader. De tillagda summorna kan vara användbara vid budgetuppföljning.

Skillnaden mellan att godkänna och låsa en faktura är att om du sätter fakturan till godkänd signalerar du att du har godkänt den för betalning men du kan fortsätta arbeta med den. Om du låser fakturan kan du inte längre ändra den utan att först låsa upp den.

Koppla exemplar till en faktura

Du kan koppla befintliga exemplar i samlingen till en faktura.

Sök upp fakturan under fliken Fakturor på sidan Inköp.
Klicka på fakturan för att visa detaljerad information om den.
Sök efter exemplar att koppla i dialogrutan Sök efter exemplar att koppla. Fakturans leverantör är förvald men du kan även söka efter fakturor utan leverantör.
Förfina sökningen ytterligare om det behövs, till exempel genom att ange information om titeln eller perioden då exemplaren togs emot eller skapades.
Bocka i rutan för de exemplar som du vill koppa till fakturan och klicka på Koppla exemplar till faktura.

Fakturanumret kommer nu att ingå i exemplardetaljerna. Även om du tar bort exemplar kommer exemplarinformationen för exemplaren som kopplats till fakturan att finnas kvar för spårning.

Koppla prenumerationer till en faktura

Du kan koppla befintliga prenumerationer i samlingen till en faktura.

Sök upp fakturan under fliken Fakturor på sidan Inköp.
Klicka på fakturan för att visa detaljerad information om den.
Sök efter prenumerationer att koppla i dialogrutan Sök efter prenumerationer att koppla. Fakturans leverantör är förvald men du kan även söka efter fakturor utan leverantör.
Förfina sökningen ytterligare om det behövs, till exempel genom att ange information om perioden då prenumerationen skapades.
Bocka i rutan för de prenumerationer som du vill koppa till fakturan och klicka på Koppla prenumerationer till faktura.

Fakturanumret kommer nu att ingå i exemplardetaljerna. Även om du tar bort exemplar kommer exemplarinformationen för exemplaren som kopplats till fakturan att finnas kvar för spårning.

Lägga till summa på fakturor

Det är möjligt att lägga till summor till fakturor på två sätt. Via knappen Lägg till summa på faktura överst på sidan eller i listan över kopplade prenumerationer via kontextmenyn. När det senare används får du automatiskt med värden från den kopplade prenumerationen.

Tillagda summor kommer att inkluderas i Inköp | Budgetar i kolumnen Manuellt tillagt eller Tidskrifter beroende på om checkboxen Tidskrift varit ibockad eller ej när summan lades till.