Håndtere flere lånere samtidig

Noen ganger ønsker du å sende samme melding til flere lånere, redigere samme informasjon for flere lånere eller slette flere lånere. Dette er mulig ved hjelp av mengdehåndteringsoperasjoner for lånere. Du kan også velge flere lånere og eksportere lånerdata til en CSV-fil, for å dele med andre eller for å jobbe videre med dataene alene.

Bare brukere med tilgang til mengdehåndtering av lånere har tilgang til mengdehåndteringsfunksjoner:

Mengdehåndtering/Lånere: Mengdemenytillatelse: Tilgang til seksjonen hvor flere lånere kan håndteres i en operasjon

Mengdehåndtering/Lånere: Massemeldingstilgang: Tilgang til Send meldinger-knappen på fanen Lånere

Mengdehåndtering/Lånere: Mengdeendringstillatelse: Tilgang til Endre data-knappen på fanen Lånere

Mengdehåndtering/Lånere: Mengdeslettingstilgang: Tilgang til Slett lånere-knappen på fanen Lånere

Valg av lånere for mengdehåndtering

Du kan velge lånere for mengdehåndtering ved å søke eller filtrere. Filtreringen inkluderer flere typer låneropplysninger, for eksempel personopplysninger, låneraktivitet, gjeld og avtalestatus.

  1. Velg Låner i hovedmenyen.
  2. Klikk på Lånere-fanen.
  3. Angi enten et søk, som navn eller adresse, og trykk på Enter, eller bruk filtreringsalternativene under Fasetter og klikk på Søk.

    Du kan også kombinere søk og filtrering for å snevre inn søketreffene. Se også: Avansert søk ved hjelp av prefikser
  4. I listen over samsvarende lånere klikker du på den øverste avmerkingsboksen for å velge alle lånerne i listen, eller velger noen av lånerne du vil håndtere.
Merknad:
Postkoder kan lagres i Quria med eller uten mellomrom i postkoden. Når du foretar et avgrenset søk etter lånere med postkode, må du sette inn et jokertegn (*) i posisjonen for det mulige mellomrommet for å finne lånere med postkode med og uten mellomrom på én gang.

Fellesmeldinger til lånere

  1. Når du har valgt lånerne du vil kontakte, klikker du på Send meldinger.
  2. Velg e-post or SMS.
  3. Skriv emne og meldingstekst hvis du valgte e-post, og meldingstekst hvis du valgte SMS. Du kan bruke variabler i teksten hvis du vil tilpasse meldingene, f.eks. sette inn lånerens fornavn i meldingen.
  4. Klikk på Send og bekreft handlingen.

Du vil se en bekreftelse på sendte meldinger og informasjon hvis det er meldinger som ikke kunne sendes.

Endre data for flere lånere samtidig

Du kan mengdehåndtere følgende innstillinger:

  • Lånerkategori
  • Hentested
  • Rute/stopp
  • Får bruke meråpent bibliotek (Merk at tilgang til meråpent bibliotek for en filial bare kan gis samlet til lånere som allerede har en generell eller minst én tillatelse for meråpent bibliotek)
  • Egendefinerte felter (hvis brukt)
  • Skole og Klasse (hvis Skole er aktivert for den nåværende filialen)
  1. Når du har valgt lånerne du vil håndtere, klikker du på Endre data.
  2. Velg innstillingen du ønsker å endre og klikk på Endre.
  3. Bekreft handlingen din.

Legg til utlån

I søkeresultatene tar Legg til lån deg direkte til Utlån. Dette kan være nyttig når du for eksempel håndterer lån til en skoleklasse.

Eksportere lånerdata til en CSV-fil

  1. Når du har valgt lånerne du vil eksportere lånerdata for, klikker du på Last ned som CSV.

En CSV-fil er opprettet i Nedlastinger-mappen.

Merknad:
Nedlasting som CVS-funksjonen aktiveres hvis søkeresultatet er større enn 10 000 poster for å unngå ytelsesproblemer.

Slette flere lånere samtidig

Du kan ikke slette lånere som har eksemplarer til låns, reservasjoner, gebyrer eller ubetalte regninger, eller lånere som er foresatte for andre lånere. Hvis du sletter lånere som har avtaler tilkoblet, slettes også avtalene.

  1. Når du har valgt lånerne du vil håndtere, klikker du på Slett lånere.
  2. Bekreft handlingen din.

Du får bekreftelse på hvor mange lånere som ble slettet og hvor mange lånere som ikke kunne slettes.

Tips:
Kanskje du må overholde lovgivning som krever at inaktive lånere må slettes etter 3 år, og at du samtidig må beholde informasjon om regninger i 7 år. I slike tilfeller kan du bruke kombinasjonen av Inaktiv etter (og angi en dato for 3 år siden) og Ingen regninger sendt etter (dato) (7 år siden) for å finne alle lånere som har vært inaktive i 3 år og som ikke har mottatt noen regninger på 7 år. Deretter kan du enkelt slette disse lånerne fra systemet.