Innkjøp og tidsskrifter

I Oppsett-seksjonen under Innkjøp og tidsskrifter kan du vise og gjøre innstillinger knyttet til disse områdene.

Budsjetter

Listen viser budsjettene som er opprettet. Du kan også legge til nye budsjetter, redigere budsjetter og slette dem som ikke lenger er aktuelle.

Legge til et budsjett

Legg til budsjettet på organisasjonsnivået hvor det skal være mulig å bruke det. Budsjetter kan brukes av alle nivåer under dette, noe som kan være nyttig for eksempel når du skal opprette et budsjett for prosjektstipend.

  1. Klikk på Legg til budsjett.
  2. Fyll ut feltene. Obligatoriske felt er markert med en asterisk.
  3. Legg til en eller flere budsjettperioder, og et varslingsnivå hvis du ønsker det. Varslingsnivået brukes i budsjettoppfølgingen for å indikere når du har nådd det fastsatte nivået for budsjettperioden.
  4. Klikk på Lagre.

Valutaer

Du kan legge til valutaer for å få et kostnadsoverslag når du skal gjøre innkjøp fra internasjonale leverandører. Det er ingen kobling til valutakursene som benyttes av finansinstitusjoner og du må oppdatere valutakursene selv.

Hvis du vil bruke valutafunksjonaliteten i Quria, bør du legge til standardvalutaen (valutaen som brukes der du befinner deg) med valutakursen 1. Deretter legger du til de andre valutaene med valutakursene i forhold til standardvalutaen. En valuta med valutakurs 0 vil bli ignorert.

Eksempel

I en svensk installasjon der du ønsker å kunne foreta kjøp i euro, er den svenske SEK-valutaen satt til Vekselkurs 1. I samme installasjon er euro EUR satt til Vekselkurs 10,34 siden 1 euro for tiden koster 10,34 SEK.

Leverandører

Her kan du behandle leverandører; leverandører av manuelle eksemplarbestillinger og også leverandører av bestillinger som automatisk går inn i Quria. En leverandør er også obligatorisk når du oppretter et tidsskriftabonnement.

Det finnes et stort antall innstillinger, og bare noen av disse er obligatoriske. Du kan for eksempel legge til et kommunikasjonsspråk og en valuta hvis disse er forskjellige fra systemets standardinnstillinger (dette er nyttig ved bestillinger fra utlandet). Du kan legge til en rabatt hvis den er avtalt på forhånd. Merk at Nettsted-innstillingen til kontaktinformasjonen må begynne med http:// (eller https://) for at man skal kunne klikke på den.

Kontaktpersonene som du legger til er bare en måte å holde rede på disse – de benyttes ikke i systemet.

Kundenumre må legges til hvis bestillinger importeres fra leverandører. For EKZ er både brukernavn og passord obligatorisk. Det samme gjelder organisasjonsnummer ekz. For å kunne få stående bestillinger må det krysses av i avmerkingsboksen Hent stående bestillinger som ligger under Legg til/Rediger kundenummer.

Hvis det ikke tas med informasjon om organisasjon, avdeling og budsjett i de importerte dataene, benyttes verdiene som er registrert via kundenummer som standardverdier.

Bestillingsservice

Quria Bestillingsservice håndterer alle innkommende bestillinger fra ulike leverandører.

Hos noen leverandører er det mulig å angi detaljert informasjon som filial/avdeling, seksjon og eksemplartype. Hvis informasjonen sendes riktig og det er et treff i Quria for kodene som er lagt inn, vil informasjonen bli satt på bestillingseksemplarene i Quria.

Hvis det ikke er treff mot kodene i Quria, vil informasjonen bli satt i merknadsfeltet på ordrelinjen.

Hvis informasjonen ikke er å se i det hele tatt, kan det hende at leverandøren ikke sender den i det hele tatt, ikke sender den riktig eller at bestillingstjenesten ikke kan håndtere den av en eller annen grunn. Ta kontakt med kundestøtte hos Axiell hvis du mistenker at det mangler noe i Quria Bestillingsservice.

Qurias online-hjelp inneholder ikke informasjon om hvilke data de ulike leverandørene kan håndtere og hvordan disse legges inn i leverandørenes online-grensesnitt. Ta kontakt med leverandøren hvis du trenger hjelp.

Adresser for leveranse og faktura

Du kan angi adresser for levering og fakturering, for eksempel for å få leveranser til biblioteket og fakturaer til økonomiavdelingen på en annen adresser. Leverings- og fakturaadressene som du legger til her, kan velges på forskjellige nivåer under Organisasjoner/Organisasjonsinnstillinger.

Momsnivåer

Du kan angi ulike momsnivåer som skal benyttes til ulike typer innkjøp. Alle disse tas med i budsjett-transaksjonene for fremtidig bruk, det foreligger ingen oppfølging for øyeblikket.