Fakturaer

Fakturaer kan legges til Quria automatisk, forutsatt at du har en integrasjon med en leverandør som tilbyr denne tjenesten, eller manuelt. Du kan arbeide med fakturaer fra fanen Fakturaer på siden Innkjøp. Det er her du legger til fakturaer manuelt, kobler eksemplarer til fakturaer og godkjenner og låser fakturaer.

Legge til en faktura manuelt

Leverandører er definert under Oppsett/Innkjøp og tidsskrifter/Leverandører.

Klikk på Legg til faktura øverst til høyre i Fakturaer-fanen.
Fyll ut opplysningene om fakturaen.

Søke etter fakturaer

Du bruker søkefeltet på Fakturaer-fanen til å søke etter eksisterende fakturaer ved hjelp av leverandørnavnet eller fakturanummeret. Du kan begrense søket ved å utvide verktøyet rett under søkefeltet, og velge fakturastatus, organisasjonsnivå, periode for fakturaen, siste betalingsdato eller en dato for statusendring. Venstre og høyre trunkering (*) kan også brukes.

Når du klikker på en faktura i søkeresultatene, vises fakturadetaljene. Du kan redigere detaljene ved å klikke på pennen.

Du kan (basert på brukertillatelsene dine) slette fakturaer og åpne låste fakturaer på nytt ved hjelp av kontekstmenyen for hver faktura.

Håndtere fakturaer

Når du har søkt etter og valgt en faktura, kan du godkjenne eller låse fakturaen ved hjelp av knappene øverst til høyre. Du kan også inkludere tilleggsbeløp på fakturaen, for eksempel fraktgebyrer. De ekstra beløpene er nyttige for budsjettoppfølging.

Forskjellen mellom å godkjenne og låse en faktura, er at hvis du setter fakturaen til godkjent, signaliserer du at du har godkjent fakturaen for betaling, men du kan fortsette å arbeide med den. Hvis du låser fakturaen, kan du ikke lenger gjøre endringer med mindre du først gjenåpner den.

Koble eksemplarer til en faktura

Du kan koble eksisterende eksemplarer i samlingen til en faktura.

Søk etter fakturaen på Fakturaer-fanen på Innkjøp-siden.
Klikk på fakturaen for å vise fakturadetaljene.
Søk etter eksemplarer å koble til i kortet Søk etter eksemplarer som kan tilknyttes. Leverandøren av fakturaen velges som standard, men du kan også søke etter eksemplarer uten leverandør.
Begrens søket ytterligere om nødvendig, for eksempel ved å skrive inn informasjon om tittelen eller perioden eksemplarene ble mottatt eller opprettet.
Merk av for eksemplarene du vil koble til fakturaen, og klikk på Koble eksemplarer til faktura.

Fakturanummeret vil nå være en del av eksemplardetaljene. Selv om du fjerner eksemplarer, beholdes eksemplarinformasjonen for de tilkoblede eksemplarene i fakturaene av revisjonsårsaker.

Koble abonnementer til en faktura

Du kan koble eksisterende abonnementer i samlingen til en faktura.

Søk etter fakturaen på Fakturaer-fanen på Innkjøp-siden.
Klikk på fakturaen for å vise fakturadetaljene.
Søk etter abonnementer å koble til i Søk etter abonnementer å koble til-kortet. Leverandøren av fakturaen brukes automatisk når et søk foretas.
Begrens søket om nødvendig ved å velge organisasjon og skrive inn informasjon om tittelen.
Merk av i boksen for abonnementene du vil knytte til fakturaen, og klikk på Koble abonnementer til faktura.

Fakturanummeret vil nå være en del av abonnementinformasjonen. Selv om du fjerner abonnementer, beholdes abonnementsinformasjonen for de tilkoblede abonnementene i fakturaene av revisjonsårsaker.

Legg beløp til fakturaer

Det er mulig å legge beløp til fakturaer på to måter. Enten via knappen Legg beløp til faktura øverst på siden, eller i listen over tilkoblede abonnementer via kontekstmenyen. Når sistnevnte brukes, får du automatisk verdier hentet fra det tilkoblede abonnementet.

Tillagte beløp vil bli inkludert i Innkjøp | Budsjetter i kolonnene Lagt til manuelt eller Periodikum, avhengig av om det er merket av for Periodikum eller ikke når beløpene legges til.