Traiter de nombreux usagers à la fois

À un moment donné, vous voudrez peut-être envoyer le même message à un certain nombre d’usagers, modifier la même information pour de nombreux usagers, ou supprimer plusieurs usagers. Cela est possible grâce aux opérations de Traitement en bloc de l’usager. Vous pouvez également sélectionner plusieurs usagers et exporter leurs données dans un fichier CSV, pour les partager avec d’autres ou pour travailler vous-même avec les données.

Seuls les usagers possédant les autorisations de travail en bloc peuvent utiliser la fonctionnalité des opérations en bloc :

Permission Traitement en bloc/Usagers : menu sélections : Accéder à la section où plusieurs usagers peuvent être traités en une seule opération

Permission Traitement en bloc/Usagers : messages groupés : accès au bouton Envoyer des messages dans l’onglet Usagers

Permission Traitement en bloc/Usagers : modification en bloc : accès au bouton Modifier les données dans l’onglet Usagers

Permission Traitement en bloc/Usagers : effacer une sélection : accès au bouton Effacer les usagers dans l’onglet Usagers

Sélection des usagers pour le traitement en bloc

Vous pouvez sélectionner des usagers pour le traitement en bloc en les recherchant ou en les filtrant. Le filtrage comprend plusieurs types de données sur les usagers, par exemple leurs données personnelles, leur activité, leurs dettes et le statut de leurs accords.

  1. Sélectionnez Usager dans le menu principal.
  2. Cliquez sur l’onglet Usagers.
  3. Vous pouvez soit faire une requête de recherche avec un nom ou une adresse et appuyer sur Entrée, soit utiliser les options de filtrage sous Affiner la recherche et cliquer sur Rechercher.

    Vous pouvez également combiner la recherche et le filtrage pour affiner les résultats. Voir aussi : Recherche avancée à l’aide de préfixes
  4. Dans la liste de tous les usagers correspondants, cochez la case en haut pour sélectionner tous les usagers de la liste, ou sélectionner certains des usagers que vous souhaitez traiter.
Remarque :
les codes postaux peuvent être stockés dans Quria avec ou sans caractères blancs (espaces blancs) à l’intérieur du code postal. Lorsque vous effectuez une recherche affinée d’usagers à l’aide d’un code postal, vous devez insérer un caractère générique (*) à la place de l’éventuel caractère blanc pour trouver en une seule fois les usagers avec des codes postaux avec et sans caractères blancs.

Messages en bloc aux usagers

  1. Après avoir sélectionné les usagers que vous souhaitez contacter, cliquez sur Envoyer des messages.
  2. Sélectionnez courriel ou SMS.
  3. Remplissez l’objet et le texte du message si vous avez sélectionné courriel, et le texte du message si vous avez sélectionné SMS. Vous pouvez utiliser des variables dans le texte si vous souhaitez personnaliser vos messages. Vous pouvez par exemple insérer le prénom de l’usager dans le message.
  4. Cliquez sur Envoyer et confirmez votre action.

Vous obtiendrez une confirmation des messages envoyés et des informations si des messages ne sont pas envoyés.

Modification des données pour de nombreux usagers en même temps

Vous pouvez modifier les paramètres suivants par lot :

  • Catégorie d’usager
  • Bibliothèque de retrait
  • Trajet/Stop
  • L’usager est autorisé à utiliser la bibliothèque libre-service (l’accès à la bibliothèque libre-service d’une bibliothèque ne peut être accordé en bloc qu’à des usagers disposant déjà d’une autorisation générale ou au moins d’une autorisation d’accès à la bibliothèque libre-service)
  • Champs personnalisés (s’ils sont utilisés)
  • Scolaire et Catégorie (si Scolaire a été activé pour la branche actuelle)
  1. Après avoir sélectionné les usagers que vous souhaitez gérer, cliquez sur Modifier les données.
  2. Sélectionnez les paramètres que vous souhaitez modifier et cliquez sur Modifier.
  3. Confirmez votre action.

Ajouter des prêts

Dans les résultats de la recherche, l’option Ajouter prêt permet de passer directement à l’écran Prêt. Cela peut notamment s’avérer utile pour le traitement de prêts à une classe d’école.

Exporter des données d’usagers vers un fichier CSV

  1. Après avoir sélectionné les usagers pour lesquels vous souhaitez exporter des données d’usagers, cliquez sur Télécharger au format CSV.

Un fichier CSV est créé dans votre dossier Téléchargements.

Remarque :
La fonction Télécharger au format CVS est activée si les résultats de la recherche comptent plus de 10 000 enregistrements afin d’éviter les problèmes de performances.

Supprimer de nombreux usagers en même temps

Vous ne pouvez pas supprimer les usagers qui ont des exemplaires prêtés, des réservations, des dettes ou des factures impayées, ou des usagers qui sont garants pour d’autres. Si vous supprimez des usagers auxquels sont liés des accords, ces derniers seront également supprimés.

  1. Après avoir sélectionné les usagers que vous souhaitez gérer, cliquez sur Effacer les usagers.
  2. Confirmez votre action.

Vous obtenez une confirmation du nombre d’usagers supprimés et du nombre de ceux qui n’ont pas pu l’être.

Astuce :
Peut-être devez-vous vous conformer à une législation qui stipule que les usagers inactifs doivent être supprimés au bout de 3 ans et que, dans le même temps, vous devez conserver les informations relatives aux factures pendant 7 ans ? Dans ce cas, vous pouvez utiliser la combinaison Inactif après (et saisir une date d’il y a 3 ans) et Aucune facture envoyée depuis (date) (il y a 7 ans) pour trouver tous les usagers qui sont inactifs depuis 3 ans et qui n’ont reçu aucune facture depuis 7 ans. Ensuite, vous pouvez facilement supprimer ces usagers du système.