Gleichzeitiges Verwalten von vielen Bibliothekskunden

Irgendwann werden Sie dieselbe Mitteilung an mehrere Bibliothekskunden senden, dieselbe Teilinformation für viele Bibliothekskunden bearbeiten oder mehrere Bibliothekskunden löschen wollen. Dies wird durch Funktionen der Massenverwaltung von Bibliothekskunden ermöglicht. Sie können auch mehrere Bibliothekskunden auswählen und Kundendaten in eine CSV-Datei exportieren, um diese mit anderen zu teilen oder selbst mit den Daten weiterzuarbeiten.

Nur Benutzer mit der Berechtigung zur Massenverwaltung von Bibliothekskunden haben Zugang zum Funktionsumfang für Massenverwaltung:

Massenverwaltung/Bibliothekskunden: Massenverwaltung Berechtigung: Zugang zu dem Bereich, in dem mehrere Bibliothekskunden gleichzeitig verwaltet werden können

Massenverwaltung/Bibliothekskunden: Massenmitteilungen Berechtigung: Zugang zur Schaltfläche Nachrichten senden in der Registerkarte Bibliothekskunden

Massenverwaltung/Bibliothekskunden: Massenänderung Berechtigung: Zugang zur Schaltfläche Daten ändern in der Registerkarte Bibliothekskunden

Massenverwaltung/Bibliothekskunden: Massenlöschung Berechtigung: Zugang zur Schaltfläche Bibliothekskunden löschen in der Registerkarte Bibliothekskunden

Auswahl von Bibliothekskunden zur Massenverwaltung

Sie können Bibliothekskunden zur Massenverwaltung entweder durch Suchen oder durch Filtern auswählen. Das Filtern umfasst mehrere Arten von Bibliothekskundendaten, zum Beispiel personenbezogene Daten, Aktivitäten des Bibliothekskunden, Gebühren und Vereinbarungsstatus.

  1. Wählen Sie Bibliothekskunde im Hauptmenü.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Bibliothekskunden.
  3. Geben Sie entweder eine Suchanfrage wie Name oder Adresse ein und drücken Sie Eingabe oder verwenden Sie die Filteroptionen unter Suche verfeinern und klicken Sie auf Suchen.

    Sie können den Such- und Filtervorgang auch kombinieren, um die Ergebnisse einzugrenzen. Siehe auch: Erweiterte Suche mit Präfixen
  4. In der Liste der entsprechenden Bibliothekskunden klicken Sie auf das obere Auswahlkästchen, um alle Bibliothekskunden in der Liste auszuwählen, oder Sie wählen nur einige Bibliothekskunden aus, die Sie verwalten wollen.
Anmerkung:
Postleitzahlen können in Quria mit oder ohne Leerzeichen innerhalb der Postleitzahl gespeichert werden. Wenn Sie eine verfeinerte Suche nach Bibliothekskunden mit Postleitzahl durchführen, müssen Sie einen Platzhalter (*) an der Stelle für das mögliche Leerzeichen einfügen, um Benutzer mit Postleitzahlen mit und ohne Leerzeichen auf einmal zu finden.

Massenmitteilungen Bibliothekskunden

  1. Nach der Auswahl der Bibliothekskunden, die Sie kontaktieren möchten, klicken Sie auf Nachrichten senden.
  2. Wählen Sie „E-Mail“ oder „SMS“.
  3. Tragen Sie das Thema und den Nachrichtentext ein, wenn Sie „E-Mail“ ausgewählt haben, und den Nachrichtentext, wenn Sie „SMS“ ausgewählt haben. Sie können im Text Variablen verwenden, wenn Sie Ihre Nachrichten personalisieren möchten, z. B. den Vornamen des Bibliothekskunden in die Nachricht einfügen.
  4. Klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie anschließend Ihre Aktion.

Sie sehen dann eine Bestätigung der gesendeten Nachrichten und die Information, ob es Nachrichten gab, die nicht gesendet werden konnten.

Gleichzeitige Datenänderung von vielen Bibliothekskunden

Sie können eine Massenänderung folgender Einstellungen vornehmen:

  • Bibliothekskundenkategorie
  • Abholungsort
  • Route/Stopp
  • Hat Berechtigung für den Zugang zur Open Library (beachten Sie, dass der Zugang zur Open Library in Masse für eine Bibliothek nur an Bibliothekskunden vergeben werden kann, die bereits eine allgemeine oder mindestens eine Berechtigung für die Open Library haben)
  • Benutzerdefinierte Felder (falls verwendet)
  • Schule und Klasse (falls Schule für die aktuelle Zweigstelle aktiviert wurde)
  1. Nach der Auswahl der Bibliothekskunden, die Sie verwalten möchten, klicken Sie auf Daten ändern.
  2. Wählen Sie die zu ändernden Einstellungen aus und klicken Sie auf Ändern.
  3. Bestätigen Sie Ihre Aktion.

Ausleihen hinzufügen

In den Suchergebnissen führt Ausleihe hinzufügen Sie direkt zur Ausleihe. Dies kann z. B. bei der Vergabe von Ausleihen an eine Schulklasse hilfreich sein.

Export von Bibliothekskundendaten in eine CSV-Datei

  1. Nach der Auswahl der Bibliothekskunden, für die Sie Kundendaten exportieren möchten, klicken Sie auf Als CSV herunterladen.

Eine CSV-Datei wird in Ihrem Download-Ordner erstellt.

Anmerkung:
Um Leistungsprobleme zu vermeiden, wird die Funktion Als CVS herunterladen aktiviert, wenn das Suchergebnis größer als 10.000 Datensätze ist.

Gleichzeitiges Löschen von vielen Bibliothekskunden

Sie können weder Bibliothekskunden löschen, die ausgeliehene Medien, Reservierungen, ausstehende Gebühren oder unbezahlte Rechnungen haben, noch Bibliothekskunden, die gesetzlichen Vertreter für andere Bibliothekskunden sind. Wenn Sie Bibliothekskunden löschen, mit denen Vereinbarungen verbunden sind, werden auch die Vereinbarungen gelöscht.

  1. Nach der Auswahl der Bibliothekskunden, die Sie verwalten möchten, klicken Sie auf Bibliothekskunden löschen.
  2. Bestätigen Sie Ihre Aktion.

Sie erhalten eine Bestätigung, wie viele Bibliothekskunden gelöscht wurden und wie viele nicht gelöscht werden konnten.

Tipp:
Vielleicht müssen Sie Gesetze befolgen, die besagen, dass inaktive Bibliothekskunden nach 3 Jahren gelöscht werden müssen und dass Sie gleichzeitig Informationen zu Rechnungen 7 Jahre lang aufheben müssen? In diesem Fall können Sie die Kombination aus Inaktiv seit (und ein Datum von vor 3 Jahren eingeben) und Keine Rechnung gesendet seit (Datum) (vor 7 Jahren) verwenden, um alle Bibliothekskunden zu finden, die seit 3 Jahren inaktiv sind und seit 7 Jahren keine Rechnungen mehr erhalten haben. Dann können Sie diese Bibliothekskunden problemlos aus dem System löschen.