Leitfäden

Vorübergehende Schließung einer Zweigstelle

Im Folgenden werden die Einstellungen und Verfahren beschrieben, an denen Sie sich bei der vorübergehenden Schließung einer Zweigstelle sowie bei ihrer Wiedereröffnung orientieren können. Hierbei kann es um die Schließung einer Zweigstelle im Sommer oder eine vorübergehende Schließung aufgrund einer Renovierung oder eines Umzugs gehen. Betroffen ist vor allem das Management von Reservierungen.

Konfiguration/Benutzer: Suchen Sie den Benutzer für das betreffende Webportal und deaktivieren Sie die geschlossene Zweigstelle in der Einstellung Verfügbare Abholungsorte.

Anmerkung:
Die Ein-Klick-Reservierung in Arenamuss deaktiviert werden, sonst werden die Reservierungen der Bibliothekskunden, die diese Zweigstelle als bevorzugten Abholungsort angegeben haben, trotzdem dorthin geschickt.

Sollten die Bestände im Webportal nicht sichtbar sein, entfernen Sie die Zweigstelle auch aus Verfügbare Organisationen.

Konfiguration/Reservierungskooperation: Entfernen Sie die Zweigstelle aus der Reservierungskooperation.

Sammlungen/Reservierungen

Wenn Sie den Bibliothekskunden ermöglichen möchten, ihre Reservierungen während der Schließung in einer anderen Zweigstelle abzuholen:

Verschieben Sie aktive, aber nicht eingefangene Reservierungen mit der geschlossenen Zweigstelle als Abholungsort in eine vorläufige Zweigstelle.

• Suche nach der geschlossenen Zweigstelle am Abholungsort

• Markieren Sie das erste Kontrollkästchen, um alle Reservierungen auszuwählen

• Wählen Sie Daten ändern – Vorübergehenden Abholungsort festlegen aus

• Wählen Sie die vorläufige Zweigstelle aus.

  Anmerkung:
  Nur Reservierungen mit dem Status Reservierung erstellt undEingefangen, in Transit können in eine vorläufige Zweigstelle verschoben werden. Eingefangene Reservierungen müssen manuell bearbeitet werden.

• Klicken Sie auf Ändern und bestätigen Sie.

Wenn Sie das Einfangen von Reservierungen für Reservierungen mit geschlossenen Abholungsorten stattdessen unterbrechen möchten:

• Suche nach der geschlossenen Zweigstelle am Abholungsort

• Markieren Sie das erste Kontrollkästchen, um alle Reservierungen auszuwählen

• Wählen Sie Daten ändern – Reservierungsdaten festlegen aus

• Fügen Sie ein Gültig-ab-Datum für das Datum hinzu, an dem die Bibliothek wieder geöffnet wird, sowie ein Gültig-bis-Datum (verpflichtend)

• Klicken Sie auf Ändern und bestätigen Sie.

Informieren Sie die Bibliothekskunden über die Schließung

Bibliothekskunde/Bibliothekskunden

• Wählen Sie die geschlossene Zweigstelle als Abholungsort aus

• Wählen Sie Hat eine SMS-Nummer/Ja oder Hat registrierte E-Mail-Adresse/Ja aus, je nachdem, welche Versandart Sie für Benachrichtigungen verwenden möchten/können.

• Klicken Sie auf das erste Kontrollkästchen, um alle Bibliothekskunden auszuwählen.

• Klicken Sie auf Nachrichten senden

• Schreiben Sie eine Nachricht mit den erforderlichen Informationen und klicken Sie auf Senden.

Wenn die Zweigstelle öffnet

Konfiguration/Benutzer: Suchen Sie den Benutzer für das aktuelle Webportal und fügen Sie die geschlossene Zweigstelle in der Einstellung Verfügbare Abholungsorte hinzu.

Sind die Bestände im Webportal ausgeblendet, fügen Sie die Zweigstelle unter Verfügbare Organisationen hinzu.

Konfiguration/Reservierungskooperation: Fügen Sie die Zweigstelle zur Reservierungskooperation hinzu.

Sammlungen/Reservierungen

Wenn Sie einen vorübergehenden Abholungsort genutzt haben:

• Suchen Sie in Ursprünglicher Abholungsort nach der geschlossenen Zweigstelle

• Markieren Sie das erste Kontrollkästchen, um alle Reservierungen auszuwählen

• Wählen Sie Daten ändern – Vorübergehenden Abholungsort wiederherstellen aus

• Klicken Sie auf Ändern und bestätigen Sie.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, das Einfangen von Reservierungen mit geschlossenem Abholungsort zu unterbrechen, und die Bibliothek wie geplant öffnet, müssen Sie nichts tun. Wenn die Bibliothek früher öffnet, können Sie die Reservierungen aktivieren, indem Sie das Gültig-ab-Datum ändern.

Informieren Sie die Besucher über die Öffnung

Bibliothekskunde/Bibliothekskunden

• Wählen Sie die geschlossene Zweigstelle als Abholungsort aus

• Wählen Sie Hat eine SMS-Nummer/Ja oder Hat registrierte E-Mail-Adresse/Ja aus, je nachdem, welche Versandart Sie für Benachrichtigungen verwenden möchten/können.

• Klicken Sie auf das erste Kontrollkästchen, um alle Bibliothekskunden auszuwählen.

• Klicken Sie auf Nachrichten senden

• Schreiben Sie eine Nachricht mit den erforderlichen Informationen und klicken Sie auf Senden.

Tipps:

Der Arena-Benutzer und der verfügbare Abholungsort sollten mit einem Spielraum für den Transport aus anderen Bibliotheken geändert werden.

Sie können die Nachrichtentexte für Benachrichtigung über Reservierungen und Erinnerungen verwenden, um Ihre Bibliothekskunden über die Schließung und Öffnung der Bibliothek zu informieren. Fügen Sie die Informationen in Verwaltung/Einstellungen/Organisationseinstellungen Zweigstelleninfo 1 oder 2 hinzu. Verwenden Sie die Variablen {{BranchInfo1}} oder {{BranchInfo2}} in den Nachrichtentexten, um die Informationen anzuzeigen.

QuriaModul Open Library

Über das Modul QuriaOpen Library können Bibliotheken den Besucherzugang in unbemannten Öffnungszeiten verwalten, indem sie das Bibliothekskundenregister der Bibliothek mit einem Zugangskontrollsystem verbinden. Die Bibliothekskunden können die Bibliothek mit ihrer Bibliothekskarte und ihrer PIN betreten.

Einstellungen und Präferenzen

Um die Funktion Open Library zu aktivieren, wird die Zweigstelle unter Einstellungen/Organisationseinstellungen als Open Library gekennzeichnet. Dieser Vorgang wird vom Axiell-Support gegen eine Gebühr gemanagt.

Legen Sie unter Einstellungen/Arbeitsplätze einen eigenen Arbeitsplatz für die Zugriffskontrolle für Open Library an und markieren Sie ihn mit der Option Dieser Arbeitsplatz wird als Zugriffskontrolle für Open Library verwendet.

Bibliothekskunden-Management

Aktivieren Sie auf der Registerkarte Bibliothekskunden, Bibliothekskundendaten im Bereich „Allgemeine Informationen“ die Option Open Library-Zugang für den Bibliothekskunden erlauben. Damit erhalten die Bibliothekskunden Zugang zu allen geöffneten Zweigstellen, sofern nicht bestimmte Zweigstellen ausgewählt wurden.

Um viele Bibliothekskunden mit Open Library-Zugang zu suchen und zu verwalten, verwenden Sie das Kriterium Hat die Berechtigung für Open Library-Zugang: ja unter Bibliothekskunde/Bibliothekskunden. Sie können dann den Zugang ändern, indem Sie Bibliothekskunden und Daten ändern auswählen und Zweigstellen angeben, die Sie hinzufügen oder entfernen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im folgenden Schritt.

Die Massenverwaltung ist für Bibliothekskunden ohne Open Library-Zugang nicht verfügbar.

Alternativ zur manuellen Zuweisung können Sie die Regel Open Library-Zugang aktivieren unter Einstellungen/Regeln/Bibliothekskundenkontrolle aktivieren. Mit dieser Regel können Sie Kriterien wie beispielsweise Bibliothekskundenkategorien oder Altersgruppen festlegen, um den Zugang zu offenen Zweigstellen automatisch zu gewähren.

Beachten Sie, dass dieser regelbasierte Ansatz nicht im Rahmen der Zuweisung individueller Berechtigungen verwendet werden sollte.

Rechtlicher Rahmen

Bibliothekskunden mit Zugang zu offenen Zweigstellen können sich mit ihrer Bibliothekskarte (oder ihrer Sozialversicherungsnummer, sofern mit dem System kompatibel) und ihrer PIN anmelden. PIN und Bibliothekskartendaten werden von Quria abgerufen. Die Open-Library-Berechtigung umgeht weiche Sperren (z. B. aufgrund von hohen Gebühren oder überfälligen Medien). Die manuelle Sperrung eines Bibliothekskundenkontos blockiert auch den Open Library-Zugang.

Statistik

Zur Verfolgung der Open Library-Nutzung verwenden Sie den Analysetyp Transaktionszählung und wählen einen Datumsbereich, eine Zweigstelle und den Arbeitsplatz „Open Library“ zusammen mit beliebigen Gruppierungsoptionen aus. Bei der Gruppierung nach Gesamter Zeitraum wird jeder Bibliothekskunde einmal pro Zeitraum gezählt, während bei der Gruppierung nach Täglich jeder einzelne Besuch pro Tag gezählt wird. Die Gruppierung nach Durchschnitt pro Wochentag oder Durchschnitt pro Wochentag/Stunde bietet Einblicke in die Besuchshäufigkeit nach Wochentag oder Stunde. Um demografische Daten zu erhalten, fügen Sie unter Datenquellen Unterebenen hinzu, um Einzelheiten zu Geschlecht, Alter, Postleitzahl usw. der Besucher anzuzeigen und auf diese Weise die Merkmale der Benutzer von Open Library zu analysieren.