Rechnungen

Rechnungen können automatisch zu Quria hinzugefügt werden, sofern Sie eine Anbieterintegration haben, die diesen Service bietet, andernfalls werden sie manuell hinzugefügt. Sie können Rechnungen in der Registerkarte Rechnungen auf der Seite Erwerbungen bearbeiten. Hier können Sie Rechnungen manuell hinzufügen, Medien mit Rechnungen verbinden und Rechnungen genehmigen und sperren.

Manuelles Hinzufügen einer Rechnung

Anbieter werden unter Konfiguration/Erwerbungen und Zeitschriften/Anbieter festgelegt.

Klicken Sie oben rechts in der Registerkarte Rechnungen auf Rechnung hinzufügen.
Geben Sie die Informationen über die Rechnung ein.

Suche nach Rechnungen

Über das Suchfeld in der Registerkarte Rechnungen können Sie anhand des Anbieternamens oder der Rechnungsnummer nach vorhandenen Rechnungen suchen. Sie können die Suche verfeinern, indem Sie das Werkzeug direkt unter dem Suchfeld erweitern und einen Rechnungsstatus, eine Organisationsebene, einen Zeitraum für die Rechnung, ein letztes Zahlungsdatum oder ein Datum für die Statusänderung auswählen. Links- und Rechtstrunkierung (*) ist ebenfalls möglich.

Wenn Sie in den Suchergebnissen auf eine Rechnung klicken, werden die Rechnungsdetails angezeigt. Sie können die Details bearbeiten, indem Sie auf den Stift klicken.

Sie können Rechnungen (je nach Benutzerrechten) löschen und gesperrte Rechnungen wieder öffnen, indem Sie das Kontextmenü für jede Rechnung verwenden.

Umgang mit Rechnungen

Wenn Sie eine Rechnung gesucht und ausgewählt haben, können Sie die Rechnung über die Schaltflächen oben rechts genehmigen oder sperren. Sie können auch zusätzliche Beträge in die Rechnung aufnehmen, z. B. Versandgebühren. Die hinzugefügten Beträge sind für die Haushaltskontrolle nützlich.

Der Unterschied zwischen der Genehmigung und der Sperrung einer Rechnung besteht darin, dass Sie mit der Genehmigung der Rechnung signalisieren, dass Sie die Rechnung zur Zahlung freigegeben haben, aber weiterhin mit ihr arbeiten können. Wenn Sie die Rechnung sperren, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen, ohne sie vorher zu entsperren.

Medien mit einer Rechnung verbinden

Sie können vorhandene Medien in der Sammlung mit einer Rechnung verbinden.

Suchen Sie die Rechnung in der Registerkarte Rechnungen auf der Seite Erwerbungen.
Klicken Sie auf die Rechnung, um die Rechnungsdetails anzuzeigen.
Suchen Sie nach zu verbindenden Elementen auf der KarteNach zu verbindenden Medien suchen. Der Anbieter der Rechnung ist standardmäßig ausgewählt, aber Sie können auch nach Medien ohne Anbieter suchen.
Verfeinern Sie die Suche bei Bedarf weiter, indem Sie z. B. Informationen über den Titel oder den Zeitraum eingeben, in dem die Medien eingegangen sind oder erstellt wurden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Medien, die Sie mit der Rechnung verbinden möchten, und klicken Sie auf Medien mit der Rechnung verbinden.

Die Rechnungsnummer ist nun Teil der Mediendetails. Auch wenn Sie Medien entfernen, bleiben die Medieninformationen für die damit verbundenen Medien in den Rechnungen zu Prüfzwecken erhalten.

Verbinden von Abonnements mit einer Rechnung

Sie können bestehende Abonnements in der Sammlung mit einer Rechnung verbinden.

Suchen Sie die Rechnung in der Registerkarte Rechnungen auf der Seite Erwerbungen.
Klicken Sie auf die Rechnung, um die Rechnungsdetails anzuzeigen.
Suche nach zu verbindenden Abonnements in der Karte Nach zu verbindenden Abonnements suchen. Der Anbieter der Rechnung wird bei der Suche automatisch verwendet.
Verfeinern Sie die Suche bei Bedarf, indem Sie eine Organisation auswählen und Informationen über den Titel eingeben.
Markieren Sie das Kästchen für die Abonnements, die Sie mit der Rechnung verbinden möchten, und klicken Sie auf Abonnements mit Rechnung verbinden.

Die Rechnungsnummer ist nun Teil der Einzelheiten zum Abonnement. Auch wenn Sie Abonnements entfernen, bleiben die Abonnementdaten für die mit den Rechnungen verbundenen Abonnements zu Prüfzwecken erhalten.

Beträge zu Rechnungen hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Beträge zu Rechnungen hinzuzufügen. Entweder über die Schaltfläche Betrag zur Rechnung hinzufügen oben auf der Seite oder in der Liste der verbundenen Abonnements über das Kontextmenü. Bei letzterem werden die Werte automatisch aus dem verbundenen Abonnement übernommen.

Hinzugefügte Beträge werden unter Erwerbungen | Budgets in den Spalten Manuell hinzugefügt oder Zeitschriften angezeigt, je nachdem, ob das Kontrollkästchen „Zeitschriften“ beim Hinzufügen der Beträge aktiviert wurde oder nicht.